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Um Tax Compliance im Umfeld der oben bereits beschriebenen Rahmenbedingungen im Konzern überhaupt sicher zu stellen und die steuerlichen Risiken zu minimieren, muss die interne steuerliche Organisation und Kommunikation so ausgestaltet werden, dass alle wesentlichen steuerlich relevanten Sachverhalte im Konzern von der Konzernsteuerabteilung gewürdigt, sowie unter Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften der Konzerngesellschaften die zu zahlenden Steuern, Abgaben und Zölle vollständig und termingerecht erklärt, im Rechnungswesen erfasst und an die zuständigen Behörden gezahlt werden können. Nur wenn die für die steuerliche Würdigung zuständigen Mitarbeiter Kenntnis von den steuerlich relevanten Sachverhalten bekommen, kann das Risiko der Abgabe fehlerhafter steuerlicher Erklärungen und ein Verstoß gegen die steuerlichen Pflichten des Konzerns vermieden werden. Dazu bedarf es grundsätzlich eines systematischen Ansatzes durch die Implementierung eines Tax CMS.

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Im IDW Praxishinweis 01/2016 wird unter Tz. 35 ausgeführt, dass das Management eines Konzerns (also grundsätzlich der Vorstand bzw. die Geschäftsführung) die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Ablauforganisation für die Einhaltung der steuerlichen Pflichten regeln und unter Berücksichtigung der Verhältnisse der Gesamtorganisation des Unternehmens die für ein funktionierendes Tax CMS notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen sollen.

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Diese erst einmal simple Feststellung ist bei Konzernen, die in aller Regel komplexe und gerade bei zunehmender Internationalisierung dezentrale Strukturen aufweisen sowie häufig abweichend zu den gesellschaftsrechtlichen Strukturen in eigenen Management-Reporting-Strukturen aufgestellt sind, eine große Herausforderung.

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Wie stellt man sicher, dass die mit den steuerlichen Aufgaben betrauten Personen, also die Konzernsteuerfunktion, alle steuerlich relevanten Informationen erhält? Wie organisiert man die Steuerabteilung, dass zum einen innerhalb der Steuerorganisation die Aufgaben klar verteilt sind und zum anderen die operativen Einheiten und die weiteren Zentralabteilungen eines Konzerns (z.B. Personal, Controlling etc.) ihre Ansprechpartner in der Steuerorganisation kennen und regelmäßig bei der Bearbeitung der Projekte und Aufgaben einbinden.

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Für den Aufbau einer Tax Compliance-Organisation, also die Frage, wie die Steuerfunktion in sich organisiert sein soll und in welcher hierarchischen Ebene die Steuerabteilung in das Unternehmen eingeordnet wird, gibt es allerdings keine idealtypische Lösung. Das wird bei jedem Unternehmen unterschiedlich sein. Die Größe des Unternehmens, die Art und der Umfang der Geschäftstätigkeit, die Branche, der Grad der Automation der Unternehmensabläufe, die Größe des Auslandsgeschäftes und viele andere Faktoren sind entscheidend für die Wahl der Organisation der Steuerabteilung und die Sicherstellung der Tax Compliance im Unternehmen.

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Grundsätzlich kann man sich bei der Gestaltung der Aufbauorganisation für eine zentrale Steuerabteilung aber unter Berücksichtigung folgenden Kriterien annähern:[26]

–	Dezentraler Aufbau Die Steuerfunktion der Konzernholding beinhaltet lediglich die Definition der grundsätzlichen Haltung des Konzerns zu Tax Compliance und die Vorgabe der steuerlichen Prozesse, die durch die Konzerngesellschaften überprüft und eingehalten werden müssen. Die steuerlichen Pflichten der Konzerngesellschaften werden durch die lokalen Geschäftsführungen selber wahrgenommen.
–	Funktionaler Aufbau Bei einem funktionalen Ansatz trennt man die Aufgaben der Steuerabteilung nach den verschiedenen Funktionen, zum Beispiel nach Compliance, Beratung, Reporting und Risikomanagement.
–	Divisionaler Aufbau Bei einem divisionalen Ansatz folgt die organisatorische Zuordnung innerhalb der Steuerabteilung den unterschiedlichen Geschäftsfeldern. Sind die Geschäftsfelder sehr dezentral organisiert, kann es dabei sinnvoll sein, die Steuerfunktion selbst dezentral zu organisieren
–	Geographischer Aufbau Bei einem geographischen Aufbau wird die Steuerabteilung nach Regionen und Ländern aufgeteilt, wo das Unternehmen tätig ist zum Beispiel in National (deutsch), Europa, Amerika und Asien. Je nach Gewichtung einzelner Länder kann man hier noch die Verästelung in einzelne Kernländer vornehmen, wenn sie von großer Bedeutung für das Unternehmen sind
–	Aufbau nach Steuerarten Bei dieser Form der Organisation wird die Steuerabteilung zum Beispiel in die Bereiche Ertragsteuern, Umsatzsteuern, Lohnsteuer, Quellensteuer nach § 43 und/oder § 50a EStG (Inland) sowie Quellensteuer im Ausland und bei internationalen Verflechtungen Transfer Pricing aufgeteilt.

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In der Praxis wird es aber in aller Regel nicht zu einer „reinrassigen“ Aufbauorganisation nach den oben genannten Gestaltungsformen kommen. Vielmehr wird es beim Aufbau der Steuerabteilung sinnvoll sein, eine Mischform aus zwei oder mehreren Grundformen zu wählen.

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Bei komplexeren Konzernstrukturen mit dezentralen Verantwortlichkeiten und insbesondere bei Konzernen mit erheblichen internationalen Geschäften ist zudem die Herausforderung gegeben, dass die Konzernsteuerabteilung neben den nationalen Lösungs- und Prozessansätzen auch Prozesse für die Einhaltung steuerlichen Pflichten der ausländischen Konzerneinheiten definieren muss. Hier kann es dann auch wieder verschiedene Ansätze geben:[27]

–	Die Steuerabteilung der Konzernholding nimmt zentral alle steuerlichen Aufgaben wahr, was aber zwingend einen Aufbau von internationalem Steuerwissen in der Steuerabteilung bedarf. Die ausländischen Konzerngesellschaften sind in die zentralen steuerlichen Prozesse integriert.
–	Die Steuerabteilung definiert für die Auslandsgesellschaften eigene steuerliche Prozesse, die die Konzerngesellschaften „vor Ort“ mit eigenem steuerlich geschulten Personal oder mit externen Beratern umsetzen müssen. Die Prozesse werden durch ein regelmäßiges Monitoring der zentralen Konzernsteuerabteilung überwacht.
–	Die Auslandsgesellschaften sind unter Berücksichtigung der von der Konzernsteuerabteilung festgelegten Mindeststandards selber für Tax Compliance zuständig. Es erfolgt lediglich eine regelmäßige Bestätigung, dass die Vorgaben eingehalten werden.

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Unabhängig davon, welchen Ansatz man für die Steuerorganisation im Konzern wählt, muss aber sichergestellt werden, dass zum einen als „Tone from the top“ die Grundhaltung des Konzerns zu den steuerlichen Pflichten bei allen relevanten Stellen im Konzern ankommt und zum anderen die Steuerungsprozesse so gestaltet sind, dass alle Sachverhalte im Konzern auf steuerliche Folgen analysiert und die daraus entstehenden notwendigen steuerlichen Maßnahmen vorgenommen werden.[28]

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Ausgehend von der Analyse der Tax Compliance-Risiken, also insbesondere Verstöße gegen einzuhaltende Regeln im Konzern, sind Grundsätze und Maßnahmen einzuführen, die die diesen Risiken entgegenwirken.

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Dabei soll das Tax Compliance-Programm sowohl präventive als auch detektive Maßnahmen vorsehen.[29] Das Tax Compliance-Programm ist dabei in geeigneter Form zu dokumentieren.

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Bei Bertelsmann ist der Aufbau der Steuerabteilung analog der komplexen Konzernstruktur mit acht Divisionen und unterschiedlichen Geschäften und Strukturen als Mischform aus mehreren Grundformen gestaltet. Dabei folgt Bertelsmann in seiner Konzernsteuerrichtlinie den oben bereits dargestellten Grundsätzen der Tax Compliance. Die Konzernsteuerrichtlinie definiert dabei als „Grundgesetz“ die Details der steuerlichen Verhaltensregeln und Prozesse im Konzern.

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Die Konzernsteuerabteilung bei Bertelsmann verantwortet die globale Steuerfunktion des Konzerns, der Leiter der Steuerabteilung hat dabei eine direkte Berichtslinie zum Finanzvorstand.

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Die Konzernsteuerabteilung koordiniert und berät bei steuer- und zollrechtlichen Sachverhalten länder- wie divisionsübergreifend. Ihr obliegt die finale Entscheidungshoheit in steuer- und zollrechtlichen Fragestellungen. Die Vertreter der Konzerngesellschaften haben daher Sorge dafür zu tragen, dass die Konzernsteuerabteilung in sämtliche steuer- und zollrechtlichen Fragen eingebunden wird, die wesentlich, von grundsätzlicher Bedeutung oder strittig sind.

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Die zentrale Steuerung, Koordination und Überwachung der steuerlichen und zollrechtlichen Themen hat die Konzernsteuerabteilung durch eine entsprechende funktional-regionale Aufbauorganisation sichergestellt:

• Tax National

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Im Inland erfolgt die ertragsteuerliche Betreuung der beherrschten Konzerngesellschaften durch den Bereich Tax National. Dieser Bereich übernimmt die ertragsteuerliche Betreuung und die deklaratorischen Verpflichtungen der beherrschten Konzerngesellschaften im Inland. Dies umfasst insbesondere die fristgerechte Erstellung und Abgabe der relevanten Ertragsteuer-Erklärungen sowie die Kommunikation mit den Finanzbehörden. Der Bereich ist Ansprechpartner für die verschiedenen inländischen Konzern-Betriebsprüfungen und führt die Rechtsbehelfs- und Klageverfahren. Darüber hinaus werden die Steuerberechnungen im Rahmen der Quartalsberichterstattung erstellt und die Ergebnisse an den Bereich Group Tax Reporting übermittelt.

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Organisatorisch erfolgt die Betreuung im Inland grundsätzlich nach divisionalen Strukturen. Daneben erfolgt über eine Grundsatzabteilung innerhalb Tax National die Analyse und ggf. die Umsetzung in Maßnahmen von Gesetzesinitiativen, Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen.

• Tax International

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Der Bereich Tax International ist verantwortlich für die ertragsteuerliche Betreuung, Koordination und Überwachung der beherrschten ausländischen Konzerngesellschaften.

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Organisatorisch erfolgt die steuerliche Betreuung der Auslandsgesellschaften nach geographischen, zum Teil regionalen Gesichtspunkten.

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Die Konzernsteuerabteilung hat in einzelnen Ländern dezentral bestehende Organisationseinheiten (Auslandsbüros). Dort übernimmt sie analog der Betreuung der Konzerngesellschaften im Inland die umfassende ertragsteuerliche Betreuung und die deklaratorischen Verpflichtungen der beherrschten Konzerngesellschaften, also im Wesentlichen die fristgerechte Erstellung der relevanten Ertragsteuer-Erklärungen, die Kommunikation mit den Finanzbehörden sowie das Führen von Rechtsbehelfsverfahren. Darüber hinaus werden die Steuerberechnungen im Rahmen der Quartalsberichterstattung erstellt und die Ergebnisse an den Bereich Group Tax Reporting übermittelt.

Die Mitarbeiter der Auslandsbüros im Zentralbereich Steuern berichten fachlich an den Leiter des Bereiches Tax International und in letzter Instanz an den Leiter der Konzernsteuerabteilung, welcher regelmäßig in Personalunion auch der Geschäftsführer der ausländischen Gesellschaften ist, bei denen die Mitarbeiter der Auslandsbüros angestellt sind. Dadurch ist ein Auskunfts- und Weisungsrecht des Leiters der Konzernsteuerabteilung gegenüber den Mitarbeitern der Auslandsbüros gegeben.

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In den Ländern, wo eine eigene Organisationseinheit der Konzernsteuerabteilung vor Ort nicht besteht, wird die ertragsteuerliche Betreuung der hier ansässigen beherrschten Konzerngesellschaften über Länderverantwortliche der Konzernsteuerabteilung sichergestellt, die die lokalen Vertreter der Landesgesellschaften in allen steuerlichen Belangen unterstützen. Die Länderverantwortlichen sind insbesondere auch für die Überwachung der zutreffenden und fristgerechten Erstellung der relevanten Ertragsteuer-Erklärungen verantwortlich. Sie sind von den Vertretern der Landesgesellschaften zwingend in die Kommunikation mit den lokalen Finanzbehörden einzubinden und haben Entscheidungshoheit über die zu führenden Rechtsbehelfsverfahren.

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Außerdem erfolgt durch die Länderverantwortlichen quartalsweise die Analyse der von den Auslandsgesellschaften gemeldeten Steuerberechnungen und die Information an den Bereich Group Tax Reporting.

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Als eigenständiger Teilbereich von Tax International ist darüber hinaus der Bereich „Transfer Pricing“ eingegliedert. Dieser Unterbereich ist bei allen Fragestellungen in Zusammenhang mit konzerninternen Verrechnungen und der entsprechenden Preisgestaltungen von den Divisionen und den Konzerngesellschaften einzubinden. Außerdem ist dieser Bereich für die neuen Anforderungen und Dokumentationspflichten nach der BEPS-Initiative von OECD und G20 (Aktionspunkt 13) zuständig und erstellt entsprechend dem dreistufigen Dokumentationsansatz der OECD das CbCR sowie in enger Zusammenarbeit mit den Divisionen und den Konzerngesellschaften die Verrechnungspreisdokumentation bestehend aus Master- und Localfiles.

• Indirect Taxes

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Der Bereich Indirect Taxes verantwortet die konzernweite Betreuung der umsatz-steuerlichen und zollrechtlichen Fragestellungen. Im Inland übernimmt er die umsatzsteuerliche Betreuung und die deklaratorischen Verpflichtungen der beherrschten Konzerngesellschaften. Dies umfasst insbesondere die fristgerechte Erstellung der relevanten Umsatzsteuererklärungen und -voranmeldungen, die Kommunikation mit den Finanzbehörden zu umsatzsteuerlichen und zollrechtlichen Fragestellungen sowie das Führen von Rechtsbehelfsverfahren in diesen Themenfeldern.

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Im Ausland ist der Bereich Indirect Taxes analog der Betreuung durch Tax International für Ertragsteuern in den Ländern mit Auslandsbüros und eigenen Mitarbeitern im Bereich Umsatzsteuer und Zoll für die umsatzsteuerliche Betreuung und die deklaratorischen Verpflichtungen der beherrschten Konzerngesellschaften zuständig. Dies umfasst im Wesentlichen vergleichbar der Zuständigkeit im Inland die fristgerechte Erstellung der relevanten Umsatzsteuererklärungen, die Kommunikation mit den Finanzbehörden sowie das Führen von Rechtsbehelfsverfahren.

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In den Ländern ohne eigene Auslandsbüros ist der Bereich Indirect Taxes verantwortlich für die Koordination und Überwachung der beherrschten ausländischen Konzerngesellschaften in umsatzsteuerlichen und zollrechtlichen Fragestellungen. Dies umfasst insbesondere die Überwachung der zutreffenden und fristgerechten Erstellung der relevanten Umsatzsteuererklärungen sowie die Überprüfung (Monitoring) der zentral vorgegebenen Anweisungen. Der Bereich ist von den Vertretern der Landesgesellschaften zwingend in die Kommunikation mit den lokalen Finanzbehörden zu umsatzsteuerlichen und zollrechtlichen Fragestellungen einzubinden und hat Entscheidungshoheit über die zu führenden Rechtsbehelfsverfahren.

• Group Tax Reporting

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Der Bereich Group Tax Reporting ist innerhalb der Steuerabteilung als eigenständiger Teilbereich organisiert und übernimmt umfassend die steuerliche Konzernberichterstattung sowie die Erstellung des steuerlichen Budgets. Um die wachsenden Anforderungen im Konzern an Transparenz bei der Steuerposition und das Informationsbedürfnis verschiedenster Abteilungen im Konzern und bei den Divisionen sicher zu stellen, ist innerhalb der Steuerabteilung ein eigenständiger Bereich für das Reporting aufgebaut worden, der die Reporting-Verpflichtungen bis hin zum Vorstand übernimmt, aber auch als Serviceabteilung innerhalb der Konzernholding und zu den Divisionen tätig wird. Dieser Bereich arbeitet eng mit den Fachbereichen innerhalb der Steuerabteilung zusammen und erhält von dort die notwendigen Informationen für die Erfüllung der genannten Aufgaben.

• Sonstige Steuerfunktion außerhalb der zentralen Steuerabteilung

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Darüber hinaus gibt es in der steuerlichen Aufbauorganisation neben der Konzernsteuerabteilung die in- und ausländischen Ansprechpartner bei den Konzerngesellschaften, die sich lokal um die steuerlichen Angelegenheiten der einzelnen Konzerngesellschaften kümmern sowie mit steuerlichen Aufgaben und Pflichten betraut sind. Das sind zum einen die Shares Service Center im Konzern und auch die Leiter der Buchhaltungen, soweit die Buchhaltung der Konzerngesellschaften noch nicht in Shared Service Center erstellt wird. Diese sind verpflichtet, gem. den Vorgaben der Konzernsteuerabteilung zu agieren und in Zweifelsfragen die relevanten Ansprechpartner innerhalb der Konzernsteuerabteilung anzusprechen.

Darüber hinaus sind steuerliche Pflichten, wie zum Beispiel der Quellensteuereinbehalt nach § 50a EStG, die eng mit den operativen Geschäften verzahnt sind, aus operativen Gesichtspunkten in den Geschäften angesiedelt. Hier erfolgt durch die Konzernsteuerabteilung die fachliche Betreuung und Koordination zwischen den verschiedenen Divisionen, um eine einheitliche Rechtsauffassung sicher zu stellen.

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Um den Tax Compliance-Risiken des Konzerns entgegenzuwirken, hat Bertelsmann unter anderem die folgenden präventiven Maßnahmen eingeführt und definiert:

–	Konzernsteuerrichtlinie (Tax Policy) Der Vorstand von Bertelsmann hat in einer umfassenden Konzernsteuerrichtlinie die grundsätzlichen Rahmenbedingungen für die Behandlung der steuerlichen Fragestellungen im Konzern gelegt. Diese Richtlinie regelt insbesondere: 1. die Organisation der Steuerfunktion im Konzern sowie die Aufbauorganisation der Steuerabteilung 2. die steuerpolitischen Ziele des Konzerns mit dem Grundsatz, jederzeit und unbedingt die Tax Compliance einzuhalten 3. die Aufgabenstellung der Konzernsteuerabteilung und definiert die Sachverhalte, wo die Konzerngesellschaften die Konzernsteuerabteilung verpflichtend einzubinden haben 4. die Beauftragung von externen Steuerberatern
–	Steuerhandbücher Die Konzernsteuerabteilung erstellt Steuerhandbücher für die bilanzielle Behandlung steuerlich relevanter Sachverhalte und gibt entsprechende Vorgaben und Weisungen an das Rechnungswesen
–	Schulungen Die Konzernsteuerabteilung organisiert regelmäßig Schulungen z.B. in den Themenfeldern Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Zoll. Damit soll sichergestellt werden, dass die steuerlichen Sachverhalte in den relevanten Abteilungen der Konzernholding, in den Shared Service Centern aber auch in den Konzerngesellschaften erkannt und gewürdigt werden.
–	Unterschriftenregelung für steuerliche Erklärungen im Inland Für die Kommunikation mit der deutschen Finanzverwaltung sowie hinsichtlich der Abgabe der Steuererklärungen ist eine Unterschriftenregelung erlassen worden, die definiert und eindeutig regelt, das grundsätzlich nur die Mitarbeiter der Konzernsteuerabteilung gegenüber der deutschen Finanzverwaltung steuerliche Angaben machen und Erklärungen abgeben dürfen. Dieses erfolgt grundsätzlich im 4-Augen-Prinzip.
–	Prozessbeschreibungen/Checklisten Im Rahmen der Definition von Prozessen innerhalb der Steuerabteilung erfolgt eine standardisierte Bearbeitung der Aufgaben mit Unterstützung von Checklisten und Handlungsanweisungen.
–	IT-Systeme Die steuerliche Compliance wird auch durch den Einsatz von IT-Systemen unterstützt. Es werden entsprechende IT-Tools zur Überwachung der steuerlichen Pflichten, zum länderübergreifenden Austausch von Arbeitsanweisungen, Informationen und steuerrelevanten Dokumenten innerhalb der Steuerfunktion sowie zur Abbildung von Prozessen und Kontrollen genutzt.

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Darüber hinaus sind detektive Maßnahmen vorgesehen, hier sind unter anderem zu nennen:

–	Vier-Augen-Prinzip Grundsätzlich folgt Bertelsmann bei rechtlich relevanten Erklärungen dem Vier-Augen-Prinzip. Mit Ausnahme von routinemäßigen Angelegenheiten (soweit sie keine grundsätzliche Bedeutung für den Konzern haben) sind immer zwei Unterschriften notwendig. Dieser Grundsatz gilt insoweit auch für steuerliche Angelegenheiten. Darüber hinaus gibt es aber weitere prozessintegrierte Kontrollen innerhalb der Konzernsteuerabteilung, die zwingend das Vier-Augen-Prinzip vorsehen.
–	Confirmation-Letter Soweit die Konzernsteuerabteilung die Steuererklärungen im Ausland nicht selber erstellt, sondern die Erstellung durch externe Berater erfolgt, sind entsprechende „Confirmation-letter“ durch die Berater zu erstellen, die bei diesen Gesellschaften die Einhaltung der Tax Compliance schriftlich bestätigen.
–	Systemunterstützte Auswertung von Daten Insbesondere bei den Umsatzsteuerprozessen ist eine systembasierte Kontrolle sinnvoll und hilfreich. Bei der Erstellung der monatlichen USt-Voranmeldungen erfolgt daher regelmäßig eine Plausibilitäts- und Abweichungsanalyse der gebuchten Daten. Darüber hinaus ist die Einführung von einem VAT-Analyse Tool in Vorbereitung, das eine systematische Plausibilitätsanalyse der Buchhaltungsdaten der europäischen Konzerngesellschaften erlaubt.
–	Einbindung der internen Revision In der Konzernsteuerrichtlinie ist vorgesehen, dass die Konzernsteuerabteilung die interne Revision beauftragen kann, die Vorgaben der Konzernrichtlinie, die Kontrollen und Prozesse zu überprüfen. Darüber hinaus erfolgt im Rahmen der regelmäßigen Prüfungen der internen Revision bei den Konzerngesellschaften grundsätzlich auch eine Überprüfung der Einhaltung der Tax Compliance sowie der Verpflichtungen aus der Konzernsteuerrichtlinie zur Einbindung der Konzernsteuerabteilung in die operativen Prozesse.

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Ein weiterer wesentlicher Baustein im Tax CMS bei Bertelsmann ist die Einbindung der Steuerabteilung in die Entscheidungsprozesse und Gremien bei M&A-Projekten. So ist die Steuerabteilung bei Investitionsentscheidungen von Beginn an durch die Divisionen und Konzerngesellschaften einzuschalten. Sie führt die steuerliche Due Diligence selbst durch oder beauftragt externe Berater dafür, die dann die Prüfung in enger Abstimmung mit der Steuerabteilung durchführen und gibt die daraus resultierenden Erkenntnisse und Empfehlungen direkt an den Vorstand (Investment Committee).