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Wichtigster Gegenstand der Betriebsprüfung ist jedoch regelmäßig die Buchführung des Steuerpflichtigen sowie die vom Steuerpflichtigen aufgrund der verschiedenen Aufzeichnungspflichten erstellten Unterlagen, soweit sie eine steuerliche Relevanz haben. Das geht über die eigentliche Buchführung zum Zwecke der Gewinnermittlung hinaus und betrifft alle nach den Steuergesetzen und nach anderen Gesetzen zu führenden Aufzeichnungen und Unterlagen (§ 140 AO). Während sich die allgemeinen Anforderungen an die Aufzeichnungen aus §§ 145, 146 AO ergeben, regelt § 147 die Aufbewahrung dieser Unterlagen. Der Betriebsprüfer kann Einsicht und Vorlage aller aufzeichnungspflichtigen Unterlagen verlangen, die steuerliche Relevanz haben. Der Regelungskreis beginnt mit der gesetzlich vorgegebenen Aufzeichnungspflicht, aus der eine Aufbewahrungspflicht folgt. Was aufzubewahren ist, ist dem Finanzamt auch vorzulegen (Vorlagepflicht). Daher besteht grundsätzlich keine Vorlagepflicht für freiwillig geführte Aufzeichnungen.[9] Dies gilt aber dann nicht, wenn die freiwillig geführten Bücher und Aufzeichnungen zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen (im Falle eines Gewinnermittlers nach § 4 Abs. 3 EStG) im Einzelfall von Bedeutung sein können. Der Begriff der „sonstigen Unterlagen“ in § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO ist nach dieser Maßgabe einschränkend auszulegen. Vorzulegen sind neben der eigentlichen Buchführung (bei Gewinnermittlern nach § 4 Abs. 1 EStG) durch alle Steuerpflichtigen u.a.

–	Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 EStG über bestimmte nicht oder nur beschränkt abziehbare Betriebsausgaben;
–	Aufzeichnungen über erhöhte und Sonder-Abschreibungen, § 7a Abs. 8 EStG;
–	Wareneingangsbuch im Einzelhandel, § 143 AO;
–	Warenausgangsbuch im Großhandel, § 144 AO;
–	Anbauverzeichnis bei Land- und Forstwirten, § 142 AO;
–	umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach § 22 UStG für alle Regel-Unternehmer;
–	Weitere nach den Einzelsteuergesetzen.

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Der immer mehr zunehmenden Praxis der Führung der Bücher und Aufzeichnungen in elektronischer Form trägt § 147 Abs. 6 AO Rechnung, nach dem der Betriebsprüfer Zugriff auf diese elektronischen Dateien hat, soweit sie steuerlich von Belang sind. Das Gesetz sieht drei Möglichkeiten des Datenzugriffs vor:

a)	Zugriff auf die elektronischen Daten im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen durch den Betriebsprüfer (Z1 – Zugriff), der jedoch wegen des damit verbundenen Risikos kaum praktische Bedeutung erlangt.
b)	Auswertungsverlangen nach Vorgaben des Betriebsprüfers durch Nutzung des Datenverarbeitungssystems des Steuerpflichtigen (Z2 – Zugriff), bedient durch dessen eigenes oder beauftragtes Personal. Bedingt durch den damit verbundenen Aufwand hat dieser Zugriff ebenfalls kaum praktische Bedeutung.
c)	In der Praxis wird der Datenzugriff weit überwiegend durch Übergabe der Daten des Steuerpflichtigen auf einem Datenträger (Z3 – Zugriff) ausgeübt, so dass danach die Daten des Steuerpflichtigen auf Rechnern der Finanzverwaltung mit Auswertungsprogrammen der Finanzverwaltung geprüft werden können.

Weitere Regelungen zum Datenzugriff:

d)

Alles was elektronisch beim Steuerpflichtigen erstellt wird, ist auch elektronisch aufzubewahren und elektronisch in auswertbarer Form vorzulegen. Die Regelungen im Einzelnen finden sich in den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“[10].

e)

Besonders streitanfällig ist der Umfang der vorzulegenden Dateien. Unstreitig ist alles vorzulegen, was unmittelbare steuerliche Relevanz hat. Zunehmend verlangt jedoch die Finanzverwaltung nach den „DAVOS“ – Grundsätzen[11] Zugriff auf weitere Dateien, die mittelbar eine steuerliche Auswirkung haben. Darunter fallen Warenwirtschaftssysteme[12] und Kassendaten,[13] aber auch die Lohnkonten und weitere Konten und elektronische Aufzeichnungen je nach des Verhältnissen des Einzelfalls.