Читать книгу Organizacion y prestacion del servicio de recepcion en alojamientos. HOTA0308 - Raúl Villanueva López - Страница 10

Las principales tareas de los departamentos de caja y facturación se resumen en:

1 Apertura y cierre de cuentas. A la llegada del cliente se le debe abrir una cuenta donde se le irán cargando todos los servicios y extras y así a la hora de la salida del cliente, el departamento de recepción sabrá exactamente lo que debe cargarle al huésped.

Recepción recibe ayuda de departamentos que no están cara al público en el proceso contable.

1 Realizar cargos. Algunos cargos, como por ejemplo el servicio de parking, envío de faxes, uso de Internet, etc., deberán realizarlos el departamento de recepción.

2 Cierre diario y cuadre de cuentas. Se debe comprobar que todo el proceso contable realizado a lo largo del día sea correcto. Por la noche se hace el cierre administrativo del hotel y es cuando se contabilizan todos los ingresos y consumos de todos los departamentos.

3 Calcular comisiones. Ciertas ventas de habitaciones están sujetas a comisiones de agencias de viajes o tour-operadores, que deben ser calculadas para abonarlas.

4 Aplicar deducciones. Algunos clientes tienen deducciones en la factura, bien por ser cliente habitual, por ser un grupo o por promociones. Dichas deducciones deben aplicarse para restarlas del importe total de la factura.

5 Controlar las cuentas. Revisar las cuentas, comprobar que no haya ningún cargo extraño y caso de ser así, revisarlo.

6 Cerrar y emitir facturas. Una vez cerrada la cuenta del cliente, se debe emitir la oportuna factura para entregársela al cliente.

Recepción recibe ayuda de departamentos que no están cara al público en el proceso contable.

1 Cobrar facturas. Es tarea del departamento de recepción el cobro de las facturas, ya sea en efectivo, con tarjeta, bono de hotel o por crédito.

2 Cambiar moneda extranjera. Ciertos clientes extranjeros utilizan el hotel para cambiar su moneda local por la del país al que visita.

El departamento de recepción es el encargado de cambiar monedas extranjeras si algún cliente lo precisa.

Sabía que...

Desde 1861, la Ley de Estados Unidos prohíbe que se impriman retratos de personas vivas en los billetes.

1 Cuadrar la caja de facturas cobradas y de moneda extranjera. Al finalizar el día, debe cuadrarse la caja, comprobar que el efectivo que hay en caja se corresponde con lo facturado y cobrado en efectivo. También debe cuadrarse la caja de moneda extranjera.

2 Controlar las cajas de seguridad. Los hoteles suelen disponer de varias cajas individuales o una caja grande para el uso de los clientes. Diariamente, debe comprobarse que lo que se encuentra en caja coincide con el listado de las entregas para guardar en caja.