Читать книгу Organizacion y prestacion del servicio de recepcion en alojamientos. HOTA0308 - Raúl Villanueva López - Страница 13

Según su grado de centralización

Centralizada

Las decisiones suele tomarlas el director del hotel. Este tipo de organización es propia de hoteles pequeños en los que no existen puestos intermedios y prácticamente toda la gestión del hotel pasa por el director. En hoteles grandes, donde el número de clientes y servicios es mayor, el delegar todas las decisiones en el director no haría más que ralentizar la toma de decisiones y, por tanto, el funcionamiento del hotel.

Descentralizada

En las organizaciones descentralizadas, la toma de decisiones se delega en la medida de lo posible, en los responsables de departamentos. La organización descentralizada es propia de hoteles grandes con un cierto volumen operacional que implica una mayor departamentalización y a la que se le asignan unos responsables con unos objetivos individuales.

Según su formalidad

Formal

En este tipo de organización, el personal colabora entre sí para la consecución de unos objetivos comunes y ya determinados con anterioridad por el responsable. Cada componente del departamento conoce los objetivos del departamento y trabaja en colaboración con sus compañeros para el logro de los mismos. Es una organización ya planeada, con sus objetivos, responsabilidades, su estructura organizativa totalmente definidos.

Informal

Este tipo de organización no está previamente estructurada, sino que surge básicamente a partir de las relaciones entre los empleados. Dentro de la relación formal y definida, por motivos básicamente de amistad y afinidad, se establecen otro tipo de relaciones que hace que surjan grupos organizativos adicionales.

Según su estructura

Lineal o jerárquica

Es un tipo de organización muy simple y de estructura piramidal, donde hay líneas directas de autoridad entre superior y subordinados. En este tipo de organización, el personal está estructurado por categorías donde cada responsable está encargado de organizar a su grupo e informar al superior más directo. Este tipo de organización lineal o jerárquica es propia de hoteles pequeños.

Funcional

Este tipo de organización se basa principalmente en dividir el trabajo en distintos grupos de funciones o actividades y encomendarle cada uno de esos grupos a un mismo departamento. Este tipo de organización no se considera la más apropiada para el hotel, ya que la toma de decisiones es lenta y al no haber un claro líder o jefe, ocasiona confusión dentro del departamento.

Lineal-funcional

Combina las dos anteriores, minimizando las desventajas individuales de las mismas. Consiste básicamente en la especialización de cada departamento pero sin dejar de tener un jefe o responsable que tome las decisiones y organice el departamento. La organización lineal-funcional es la más adecuada en hoteles grandes donde la organización funcional permite la especialización de los distintos departamentos a fin de ofrecer mejores servicios, pero sin la desventaja que toda ausencia de una cadena de mando conlleva.

En la organización de una empresa, una de las primeras tareas es la creación de departamentos, la designación de unas determinadas actividades al departamento y el nombramiento de un responsable o supervisor. El proceso de dividir el trabajo y repartir las funciones es lo que denominamos departamentalización y los departamentos son el resultado de dichas unidades organizativas.

Definición

Departamento

Viene del francés departement y hace referencia a cada una de las partes en las que se divide un territorio, una empresa o cualquier tipo de edificio.

Al formar los distintos departamentos en una empresa, se deben nombrar tantos niveles organizacionales como sean necesarios.

Cada departamento tendrá un número determinado de componentes que varían principalmente según las siguientes circunstancias:

1 Los servicios que se ofrecen.

2 El mercado al que va dirigido.

3 El nivel de tecnología de la empresa.

4 La capacidad de las personas involucradas.

Al igual que no existe un sistema organizativo generalizado, tampoco existe una forma de departamentalización similar a todas las empresa. Dentro de los distintos sistemas de departamentalización, se encuentran los siguientes:

1 Por zonas geográficas. Consiste en dividir las funciones de la empresa por situaciones geográficas. Nota:La división por zonas geográficas es frecuente en una cadena hotelera.

2 Por función. Consiste en evaluar las distintas funciones y asignar a cada grupo una o varias funciones.

3 Por tiempo. Consiste en dividir las tareas por turnos. No todos los turnos tendrán las mismas funciones, pero sí trabajarán en un mismo departamento y podrán conocer las tareas del otro turno y ejecutarlas en caso de que sea necesario. Ejemplo:Una departamentalización por tiempo sería el caso de la recepción, la cual tiene tres turnos bastante diferenciados en relación a las tareas asignadas.

4 Por número. Consiste en asignar a cada supervisor un número exacto de personas a su cargo.

5 Por líneas de producción. Consiste en asignar tareas a un grupo dentro de una cadena. El trabajo empieza cuando termina el del anterior y termina cuando empieza el del siguiente.

6 Por productos. Consiste en evaluar los distintos productos que se pueden ofrecer y asignar un grupo a cada uno de ellos. De manera que cada grupo se encargue de un único producto o de un conjunto delimitado de ellos. Ejemplo:Por productos. En el departamento de reseras de un hotel, sería si se designa a un grupo responsable de las reservas por agencia de viajes, por convenciones, etc.

7 Por consumidores. Consiste en agrupar las funciones según el tipo de cliente y asignar cada grupo de actividades comunes a un conjunto de clientes.

Sea cual sea la forma de departamentalización, ésta debe encontrarse dentro de una de las estructuras organizativas vistas anteriormente, en la cual, además de la departamentalización que tenga, tendrá tantos niveles inferiores como sea necesario hasta repartir todas las tareas entre los distintos departamentos y subdepartamentos.

El departamento de recepción tiene unas funciones concretas y desempeña un papel importante dentro de la organización del hotel. La gestión de alojamiento es quizás la más productiva y, por tanto, debe ser a la que se dedique mayores inversiones, a fin de conseguir una máxima ocupación. Como toda organización de un departamento, se basa fundamentalmente en:

1 Dividir las actividades propias del departamento en grupos a fin de alcanzar los objetivos marcados. Las actividades deben ser claras y estar delimitadas y los objetivos deben cumplir todas las características de los objetivos, es decir, deben ser coherentes, medibles, alcanzables, flexibles a los cambios del entorno, fáciles de comprender, aceptados por todos los integrantes y jerarquizados.

2 Asignar a cada grupo de actividad un responsable que supervise el trabajo de cada uno de los empleados.

3 Coordinar, horizontal y verticalmente, toda la estructura.