Читать книгу Спершу найважливіше! Жити, любити, вчитися, залишити слід - Стівен Р. Кові - Страница 17

Усі ми розуміємо, що життя не таке просте, зрозуміле й логічне, щоб легко вписати його в чотири сектори. Є певні речі всередині кожного сектору й поза ним, у якихось моментах сектори перетинаються. Категорії справ із кожного сектору мають різний ступінь вираженості й різну природу.

Ось кілька питань про матрицю, що їх нам ставлять найчастіше:

• Як вибирати, що потрібно робити найперше, серед важливих і термінових справ? Це одна з найактуальніших дилем у нашому житті. Це вона змушує нас думати, що нам потрібно засукати рукави і працювати більше та швидше. Але майже завжди серед усіх справ усе-таки знаходиться одна, яку треба зробити найпершою. Можна сказати так: у секторі І є свій сектор І, а у секторі ІІ є свій сектор ІІ. Як вирішити, що найважливіше в кожен конкретний момент, – про це ми поговоримо в дальших розділах цієї книжки.

• Чи це погано – перебувати в секторі І? Ні, не погано. Доволі багато людей чимало часу проводять саме там. Найголовніше питання – чому ви перебуваєте саме в цьому секторі? Як ви туди потрапляєте – через терміновість чи через важливість? Якщо домінує терміновість, а важливість відступає в тінь, ви можете легко скотитися в сектор ІІІ – у залежність від терміновості. Але якщо ви потрапили в сектор І через важливі справи, то, коли терміновість відпаде, ви опинитеся в секторі ІІ. І сектор І і сектор ІІ містять важливі справи, відмінність між ними тільки в часовому чиннику. Справжня проблема виникає тільки тоді, коли ви потрапляєте в сектори ІІІ або IV.

• Де взяти час на справи з сектору ІІ? Якщо ви шукаєте час для справ із сектору ІІ, найкраще місце, де його можна знайти, – це сектор ІІІ. Справи з сектору І і термінові, і важливі, і ми вже знаємо, що потрібно певний час приділяти їм. Знаємо також, що нам не варто потрапляти в сектор IV. А от сектор ІІІ може обманути нас. Дуже важливо навчитися оцінювати всі справи за шкалою важливості. Тоді ми зможемо повернути собі час, витрачений на залагодження непотрібних термінових питань, і віддати цей час сектору ІІ.

• Що робити, якщо я перебуваю в середовищі сектору І? Є такі професії, які через власні особливості опиняються винятково в секторі І. Це, наприклад, професії пожежника, багатьох лікарів і медсестер, поліціянтів, репортерів, головних редакторів великих медій тощо. Вони мусять негайно реагувати на термінові й важливі речі. Для таких людей виділяти час на справи з сектору ІІ особливо важливо з тієї простої причини, що завдяки цьому вони не втратять здатності робити справи з сектору І. Час, проведений у секторі ІІ, сповнює нас силами діяти.

• Чи є такі справи в секторі І, які не вимагають нашої уваги негайно і не диктують нам порядок дій? Деякі справи спричинять проблеми або кризи, якщо не відреагувати на них негайно. Такі справи можуть перетворитися на термінові за нашим вибором. Крім того, справи, що мають перебувати в секторі ІІ для працівників організації, як, наприклад, окреслення довгострокових перспектив, планування, налагодження і підтримання зв’язків, можуть опинитися в секторі І для керівника. Це для нього (чи для неї) найголовніше питання, потреба робити ці справи надзвичайно висока, і наслідки від їх виконання або невиконання дуже вагомі. Тому для керівника такі справи переходять у категорію термінових і диктують йому порядок дій.

Цінність нашої матриці в тому, що вона допомагає нам побачити, як саме терміновість і важливість впливають на наш вибір, на що витрачати час. Завдяки матриці ми бачимо, де проводимо найбільше часу і чому. А ще розуміємо: що більшої ваги для нас набуває терміновість, то менше уваги ми приділяємо важливому.