Читать книгу Lexikon für das Lohnbüro 2022 (E-Book EPUB) - Wolfgang Schönfeld - Страница 478

1.Allgemeines

LS- SV-

Nach § 3 Nr. 50 EStG sind Auslagenersatz und durchlaufende Gelder steuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Die Begriffe „durchlaufende Gelder“ und „Auslagenersatz“ lassen sich zwar theoretisch voneinander trennen, werden aber praktisch häufig ineinander übergehen. Es handelt sich um Beträge, die ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält,

 um sie für den Arbeitgeber auszugeben (= durchlaufende Gelder) oder

 weil er sie für den Arbeitgeber ausgegeben hat (= Auslagenersatz).

Der Auslagenersatz gilt also solche Aufwendungen des Arbeitnehmers ab, die dieser in der Vergangenheit für den Arbeitgeber gemacht hat, während durchlaufende Gelder für zukünftige Aufwendungen verwendet werden sollen. Sowohl beim Auslagenersatz als auch bei den durchlaufenden Geldern müssen die Zwecke des Arbeitgebers im Vordergrund stehen. Der Arbeitnehmer muss als Bote oder Vertreter des Arbeitgebers handeln und die durchlaufenden Gelder als fremde Gelder (Vorschüsse) im Sinne der §§ 669, 667 BGB behandeln. Der Auslagenersatz muss für den Arbeitnehmer ein Ersatz bereits verauslagter Gelder im Sinne von §§ 670, 675 BGB sein. Besteht auch ein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den mit den Aufwendungen bezogenen Waren oder Dienstleistungen, liegt kein steuerfreier Auslagenersatz (oder steuerfreie durchlaufende Gelder) vor. Von einem eigenen Interesse des Arbeitnehmers an den bezogenen Waren oder Dienstleistungen ist auszugehen, wenn sie für den privaten Gebrauch des Arbeitnehmers bestimmt sind.

Beispiel A

Arbeitnehmer B erhält von seinem Arbeitgeber A die Erlaubnis, sich anlässlich seines Geburtstags in einer Buchhandlung Bücher im Wert von bis zu 50 € selbst auszusuchen. Den Betrag erhält B anschließend von A gegen Vorlage der Quittung erstattet.

Es handelt sich nicht um einen steuerfreien Auslagenersatz, da die Bücher für den privaten Gebrauch des A bestimmt sind und er somit ein eigenes Interesse an den bezogenen Waren hat. Es liegt auch keine steuerfreie Aufmerksamkeit vor, da eine nachträgliche Kostenerstattung des Arbeitgebers zu Barlohn und nicht zu Sachlohn führt. Die Erstattung des Betrags von 50 € durch B an A ist daher steuer- und beitragspflichtig.

Beispiel B

Arbeitgeber A räumt dem Abteilungsleiter B für seine Mitarbeiter schriftlich ein sog. „Sozialbudget“ in Höhe von 2000 € jährlich ein. B hat die Kosten vorzustrecken und bekommt sie anschließend von A erstattet. Aufgrund des Budgets erwirbt B im Mai 2022 anlässlich des Geburtstags seiner Mitarbeiter C und D zunächst auf eigene Kosten Buchgeschenke im Wert von jeweils 55 €. Den Betrag von 110 € erhält B anschließend von der Personalabteilung erstattet.

Bei den Mitarbeitern B und C liegen steuer- und sozialversicherungsfreie Aufmerksamkeiten anlässlich des besonderen persönlichen Ereignisses „Geburtstag“ in Höhe von jeweils 55 € vor.

Bei der Erstattung des Betrags von 110 € vom Arbeitgeber A an den Arbeitnehmer B handelt es sich um steuer- und sozialversicherungsfreien Auslagenersatz, da B für den Arbeitgeber A gehandelt und die Bücher nicht für seinen eigenen privaten Gebrauch erworben hat.

Durchlaufende Gelder und Auslagenersatz müssen immer zusätzlich gezahlt werden, da sie ihrem Wesen nach keinen Arbeitslohn darstellen und daher auch keinen anderen Arbeitslohn ersetzen können. Eine Gehaltsumwandlung (vgl. dieses Stichwort) kommt daher bei diesem einzeln abgerechneten Auslagenersatz nicht in Betracht (R 3.50 Abs. 1 Sätze 4 und 5 LStR). Zur Gehaltsumwandlung beim pauschalen Auslagenersatz vgl. nachfolgende Nr. 3.