Читать книгу Трансформация ВЭД. От хаоса – к центру прибыли. 30 лет практики, сконцентрированные в решебнике для топ-менеджеров - - Страница 13

KPI – всегда палка о двух концах. Они действительно могут отражать динамику и результаты работы. Но четко ли вы сформулировали KPI? Может ли на них влиять сам менеджер? Не связано ли выполнение одного KPI со снижением другого? Нет ли формальных лазеек для быстрого достижения показателя?

В идеале показатели KPI для специалиста ВЭД должны отражать эффективность в управлении закупками, поставками, таможенным оформлением и взаимодействием с международными партнерами. Они также могут быть связаны и с финансовыми показателями, за которые отвечает менеджер ВЭД и на которые он может влиять.

Оптимальный KPI-отчет для менеджера ВЭД – это пять-семь ключевых метрик, которые зависят:

а) от специфики бизнеса,

б) от компетенции самого специалиста.

Давайте разберем несколько ключевых показателей – на что нужно обратить внимание:

1. Снижение цены закупки – самый лакомый для бизнеса показатель. Сокращение затрат на импорт за счет оптимизации условий контрактов – это прекрасно. Но не забудьте: выдушивая цену, можно сильно просесть в качестве если не самого товара, то экспортной упаковки, что неизбежно повлияет на входное качество.

2. Снижение таможенных и налоговых платежей. Стремиться к этому надо, но предельно внимательно – чтобы менеджер для снижения пошлины не захотел сменить код товара. За это компания будет наказана за недостоверное декларирование и неуплату.

3. Маржинальность импортных сделок – процент валовой прибыли от импортных операций. Проанализируйте, а влияет ли вообще менеджер на цену реализации?

4. Оптимизация валютных операций. Показатель направлен на сокращение курсовых потерь при расчетах с иностранными контрагентами. Но часто банк для расчетов выбирает не менеджер, а руководящие лица компании. Чтобы специалист мог влиять на этот показатель, вы должны предоставить ему право выбирать банк самостоятельно.

Вводя KPI для менеджеров ВЭД, не забудем о следующих важнейших правилах. Без их соблюдения система ключевых показателей либо не будет работать вовсе, либо будет, но не с тем результатом.

1. KPI ВЭД нужно связывать с заранее поставленными стратегическими целями компании, иначе выполнение KPI не будет работать на их достижение.

2. Менеджер ВЭД должен иметь возможность напрямую влиять на показатели KPI.

3. При постановке KPI нужно учитывать роль менеджера в отделе (например, она может быть вспомогательной или, наоборот, это ведущий специалист), его навыки и опыт.

4. Большое количество KPI демотивирует и делает подсчет результатов слишком сложным. Оптимальный отчет – пять показателей.

5. Каждый показатель KPI должен четко измеряться – в процентах, рублях, штуках, баллах, днях и т. д. – и легко считываться каждым менеджером.

6. Перечень KPI должен периодически пересматриваться – в зависимости от состояния рынка или изменений в работе фирмы.

Теперь – к самим KPI. К чему они могут быть привязаны?

KPI по эффективности управления:

• Оборот по ВЭД: считается как объем закупок/продаж в рамках ВЭД за период.

• Соблюдение сроков: процент завершенных в срок задач, среднее отклонение от запланированного графика.

• Соблюдение бюджета: процент отклонения фактических затрат от бюджета.

• Среднее время доставки груза: считается как время, затраченное от момента оформления заказа до прибытия на склад.

• Процент своевременных поставок: доля грузов, доставленных без задержек.

• Оптимальность транспортных затрат: сравнивает стоимость логистики с планом и рыночными ставками.

KPI по управлению рисками и соблюдению регуляторных норм:

• Количество дел об административных правонарушениях.

• Количество штрафов.

• Количество корректировок таможенной стоимости (КТС).

KPI по взаимодействию с контрагентами:

• Средний срок заключения контракта: время от начала переговоров до подписания соглашения.

• Процент надежных поставщиков: доля партнеров, выполняющих обязательства в срок.

• Количество жалоб от клиентов и партнеров: количество рекламаций по проектам ВЭД.

KPI руководителя отдела ВЭД – по развитию и обучению персонала:

• Количество проведенных обучений по ВЭД: тренинги по изменениям законодательства, таможенному оформлению.

• Количество улучшений бизнес-процессов: число внедренных предложений по оптимизации работы.

• Средний уровень удовлетворенности команды: вовлеченность сотрудников, работающих в проектах ВЭД.

Итак, мы прошли от общего к частному – путем, которым, по моему опыту, следует идти, чтобы сделать ВЭД источником прибыли, а не генератором проблем. На каждом шагу точно будут неожиданности, сложности и спецэффекты. Но если смогла я, то вы тоже сможете.