Читать книгу Триединство проекта: Стейкхолдеры, Команда, Коммуникации - Сергей Барамба - Страница 15

Формирование устойчивого и единого словаря – это важный шаг на пути к успешному выполнению проекта. Это помогает создать чёткую и эффективную систему коммуникации, что в свою очередь способствует достижению поставленных целей и повышению общей эффективности проекта, за счёт избегания недоразумений, снижения вероятности ошибок и снижения стоимости взаимодействия.

Причины почему РП должен задумать над материализацией для команды и стейкхолдеров единого справочника могут быть следующими:

Избежание недоразумений: Единый словарь помогает устранить разночтения и неоднозначность в понимании терминов, что снижает риск неверного толкования задач и требований.

Повышение эффективности: Чёткое понимание терминов способствует более быстрому и точному обмену информацией, что ускоряет процесс принятия решений.

Снижение рисков: Единая терминология уменьшает вероятность ошибок и недопонимания, что помогает избежать непредвиденных проблем и задержек в проекте.

Улучшение координации: Когда все участники используют одни и те же термины, это облегчает координацию действий и взаимодействие между различными отделами и командами.

Данный словарь мог бы иметь следующие разделы:

Общепринятые термины – описание основных терминов, описание прав и обязанностей ролей

Только внутри команды – закрытая от остальных часть словаря, содержит в себе термины, формулы и «жаргонизмы» используемые и понятные только внутри команды. Например, специальные формулы, которые сокращённо описывают алгоритм действий – «Поиграй в больную графиню…» или «Быстрые свидания». 13

Руководителю проекта для создания словаря лучше всего начать с «идентификации ключевых терминов». Пусть их будет немного, но их обязательно надо материализовать в документ или статью в базе знаний. После создания проведите Обучение или информирование, они знали и понимали значение каждого термина и знали куда обратиться в случае сложных моментов. Регулярно, по моему опыту раз в 3 месяца, напоминайте о существовании данного артефакта. РП важно не забывать проводить мониторинг и корректировку. Проект постоянно меняется и появляются новые слова и определения, которые надо внести в документ.

Однажды написав основные определения, в дальнейшем Руководитель проекта может многократно их использовать внутри документов, тем самым повысив качество, счёт того, что все документы и отчёты будут содержать точные и согласованные термины.

Рис.1.4. Пример единого словаря проекта

Какие плюсы это принесет для работы над проектом в долгосрочной перспективе:

Улучшение коммуникаций: Все участники проекта будут говорить на одном языке, что облегчит взаимодействие и снизит вероятность недопонимания.

Ускорение принятия решений: благодаря чёткому пониманию терминов, процесс принятия решений станет более быстрым и эффективным.

Снижение затрат: Единая терминология помогает избежать ошибок и переделок, что в конечном итоге снижает затраты на проект.