Читать книгу Триединство проекта: Стейкхолдеры, Команда, Коммуникации - Сергей Барамба - Страница 21

Порой мы тратим кучу времени, не понимая, как лучше донести мысль: написать в чат или собрать всех на встречу. В проектном управлении это особенно заметно – один неверный выбор канала съедает время и нервы: часовой созвон из-за мелочи или трёхдневная переписка вместо получасового обсуждения.

Основное правило простое: чат – для обмена информацией, совещание – для ведения диалога.

Чат всегда под рукой и создаёт ощущение подключённости к команде, что особенно важно для «удалёнщиков». Но у него есть минусы: он постоянно отвлекает уведомлениями, длинные обсуждения превращаются в нечитаемую простыню текста, а тон сообщений иногда понимается неправильно, порождая конфликты.

Сила совещаний в живом диалоге, который помогает решать сложные вопросы: провести оперативное планирование, срочно разобраться с критической проблемой в продукте, или проработать архитектуру нового модуля. Совещания помогают команде чувствовать общую цель и "держать руку на пульсе". Но их главный минус – цена. Они отрывают людей от глубокой работы, требуют времени на организацию (подготовка, повестка, сама встреча, протокол если его наличие требует устав проекта) и часто превращаются в пустую болтовню. Созвать совещание, чтобы просто пообмениваться мнениями без чётких решений, – почти преступление против продуктивности команды.

Когда хватит чата

– когда вы напишете одному человеку, получите ответ за пару минут, и ваше и его работа продолжается. При этом вы готовы подождать с ответом от 15 минут до одного часа.

– нужен быстрый ответ на конкретный вопрос и ответ знает кто-то из членов команды, но точный источник информации не известен ("Кто заблокировал на редактирование Exсel файл?");

– надо проинформировать команду о малом изменении ("начало работ на продуктовом сервере сдвинулись на час");

– требуется собрать мнения в виде голосования по узкому вопросу ("Какой формат отчёта удобнее?") с предложенными примерами.

Помните о 3х основных минусах чатов

– легко пропустить важное сообщение среди потока, поэтому если надо «апните18» сообщение которое «похоронилось» под грудой других сообщений.

– сложные темы превращаются в долгие переписки без результата;

– невербальные сигналы отсутствуют – тон сообщения может быть истолкован неверно, и смайлики и эмодзи внесут ещё больше недопонимания.

Собрания пригодятся

Когда РП чётко фиксирует ситуацию, что мнения расходятся, аргументы рассыпаются по чатам, а решение не рождается длительное время. Здесь чат уже не поможет – нужно живое обсуждение.

Совещание необходимо, когда:

– требуется согласовать видение («Как будем решать проблему производительности продукта?»);

– нужно принять коллективное решение («Какой формат обучения работе с продуктом выбрать?»);

– возникает конфликт интересов с другими подразделениями («Чьи задачи сейчас важнее – отдела продаж или финансового отдела?»);

– предстоит обсудить сложный процесс («Как подключить продукт к системе мониторинга компании?»)

Из минусов совещаний можно отметить две основных особенности, тратится время всех участников и есть риск уйти в долгие дискуссии без результата;

Поэтому, прежде чем создавать встречу в календаре, спросите себя: "Мне нужно, чтобы люди обсудили что-то и приняли решение, или просто узнали новую информацию?" Если второе – смело пишите в чат.

И ещё один ориентир: если переписка в чате тянется дольше 5–7 сообщений и не приближается к решению – пора сказать: "Давайте созвонимся, так будет быстрее".

Это сэкономит время всем.