Читать книгу Триединство проекта: Стейкхолдеры, Команда, Коммуникации - Сергей Барамба - Страница 20

В рамках управления проектами принято выделять три основные этапа коммуникаций: первичные, вторичные и последующие. Каждый из них выполняет свою функцию, имеет свои особенности и важность.

Первичные коммуникации – это начальные взаимодействия между командой проекта и стейкхолдерами, которые закладывают основу для дальнейшего сотрудничества. На этом этапе закладывается фундамент для дальнейшего сотрудничества и определяется общий вектор развития проекта.

Базовая цель для руководителя проекта в первичных коммуникациях – не только встретиться и понять потребности и ожидания сторон, а установить контакт, определить основные инструменты коммуникаций и согласовать правила взаимодействия, почувствовать атмосферу и настоящее, а не декларативное, отношение к проекту и продукту.

Цена ошибки тут максимально высока, ведь неудачное первичное общение может существенно повлиять на дальнейшее взаимодействие и даже испортить отношения между РП или командой проекта и стейкхолдерами.

Цель: Ознакомление сторон с проектом, выявление требований и ожиданий, установление доверия.

Преобладающие каналы связи: Личная встреча, собрание, вводные брифинги, интервью, представление команды заинтересованным сторонам. Поддерживающие каналы связи – обсуждения по электронной почте, в чате, сбор данных через формы и опросы.

В период первичных коммуникацию, создается общее понимание целей проекта, определяются рамки ответственности каждого участника и закладываются основы для дальнейшей работы. Они помогают устранить недоразумения на ранних этапах и снизить риски возникновения конфликтов в будущем.

Вторичные коммуникации – это постоянное взаимодействия после установления первоначальных контактов и выстраивания системы обмена информацией. Внутри происходит уточнение деталей, обмен дополнительной информацией, согласование промежуточных решений или отчетность по выполненной работе.

Эти коммуникации помогают поддерживать связь между участниками проекта на протяжении всего его жизненного цикла.

Преобладающие каналы связи: электронная почта, мессенджеры, дашбоарды с показателями, заполненные отчёты. Поддерживающие каналы связи: личная встреча, собрание в формате мозговой штурм, собрание в формате отчёта за период.

Во время вторичных коммуникаций руководитель проекта направляет энергию на поддержание определённого «образа» команды и самого себя в глазах внешних участников. Термины «Точно», «В срок», «Как я обещал» – становятся основными помощниками на этом пути. Таким образом будет формироваться и укрепляться в глазах стейкхолдеров и окружения впечатление профессионализма, надёжности и компетентности как у РП, так и у всей команды.

Вторичные коммуникации на протяжении всего проекта превращаются в инструмент формирования и укрепления положительного имиджа команды и её руководителя, что должно обеспечить положительную оценку критериев успеха проекта на стадии «Завершения» проекта.

Последующие коммуникации подразумевает взаимодействие после завершения всего проекта в целом. Они включают подведение итогов, анализ достигнутых результатов и обсуждение следующих шагов по развитию продукта или старте нового проекта с той же командой.

Эти коммуникации важны для оценки эффективности работы команды и удовлетворенности стейкхолдеров результатами проекта, определения следующих шагов.

Эффективное управление каждым из этих видов взаимодействий способствует повышению шансов успешной реализации проектов при минимизации рисков конфликтов или недоразумений. Важно помнить: правильная организация коммуникативных процессов требует системного подхода с учетом специфики каждого этапа работы и особенностей участников процесса.