Читать книгу Триединство проекта: Стейкхолдеры, Команда, Коммуникации - Сергей Барамба - Страница 19

Управление коммуникациями должно начинаться не с плана рассылок, а с глубокого понимания людей, которые оказались вовлечены в проект. Анализ состава команды – это фундамент, на котором выстраиваются все дальнейшие взаимодействия. Это диагностика, которая отвечает на вопросы: кто эти люди, как они предпочитают общаться, какую информацию воспринимают лучше всего и какие неявные связи между ними уже существуют? На основе этого анализа выстраиваются векторы коммуникации – целенаправленные потоки информации.

Можно выделить Внутренние и Внешние векторы.

Внутренние – направления потоков информации внутри команды, между её членами. Для РП главная цель – создать среду психологической безопасности и эффективного обмена.

О чем стоит задуматься:

– Как лучше разделить формальные и неформальные каналы. Что бы не получалось что в важной задаче в информационной системе, где наблюдают стейкхолдеры начинают обсуждать побочные вопросы и «спамить» смайликами и эмодзи.

– Где и как зафиксировать «Явные договоренности», доступные любому члену команды, обязательные для исполнения всеми, включая РП.

– Каким образом обеспечить обмен опытом и передачу умений и компетенций между коллегами.

– Как лучше член команды может запросить улучшение или изменение в работе команды

– Куда складировать информацию и когда и при каких обстоятельствах её извлекать её оттуда и использовать при работе.

Внешние векторы – описывает направления взаимодействий РП – другие участники или команда – другие участники. Тут преследуется другая цель и другие вопросы: управлять ожиданиями, обеспечивать прозрачность и получать обратную связь. Первым шагом необходимо определить субъектов окружения и их потребности в информации.

На начальном этапе, важную роль играют первичная встреча и установление контакта между командой проекта и заинтересованными сторонами. Именно на этой встрече формируется фундамент будущих коммуникаций, задаётся тон взаимодействия и выстраивается доверие между командой и стейкхолдерами.

Желательно такую встречу воспринимать не как формальность, а как очень важную инвестицию в эффективность всего проекта. Чем лучше пройдёт первая встреча, тем меньше ресурсов будет потрачено на устранение коммуникационных сбоев в будущем.