Читать книгу Триединство проекта: Стейкхолдеры, Команда, Коммуникации - Сергей Барамба - Страница 17

На любом тренинге по проектному управлению стоит мне спросить слушателей, чего бы они хотели унести после обучения, то через одного я слышу – более эффективно или продуктивно работать. В целом если попробовать дать определение слову "Продуктивность" – то получается, что это соединение усилий, коммуникации и времени.

Рис. 1.5 Треугольник «Коммуникации-Время-Усилия»

И в этом треугольнике основанием является «Коммуникации», а боковые стороны – две другие составляющие (см рис. 1.5). От того, насколько качественно и основательно построены коммуникации будет зависит сколько времени потребуется что бы передать информацию, обработать ее и приложив усилия выдать результат. Поэтому, чем меньше можно потратить времени на коммуникации без потери качества (объём коммуникаций), тем меньше придётся тратить усилия на достижения результата, ведь «площадь нашего образного треугольника уменьшается». И конечно механизм работает наоборот. Чем больше времени тратится на коммуникации, тем больше грани нашего треугольника, тем больше становится грань «Усилия». Руководитель проекта должен выстраивать коммуникации, пошагово, словно круга за кругом, отшлифовывать правила, термины, каналы связи и таким образом достигать максимальной продуктивности через сокращение количества и объёма коммуникаций, чтобы на них не тратить слишком много времени. В любой организации и команде проекта формируется своя иерархия и разноуровневые взгляды на продукт проекта и деятельность команды.

Осознавая законы работы такого треугольника, руководитель может провести эксперименты, «поиграться», местами упростить или наоборот усложнить механику передачи информации. Можно даже сознательно выбрать неправильный канал связи, чтобы усложнить процесс и заставить прикладывать больше усилий.

Главная цель "азбуки" – создать в первую очередь единое понятийное пространство, когда каждый из членов команды или стейкхолдеров будет понимать, что скрывается под каждым из терминов. При этом чем проще будет речь и меньше сложных, специфических терминов, тем проще всем будет обработать в голове информацию.

При правильно сформированном словарном запасе вы можете на 56% тратить меньше времени при коммуникации по постановке задачи. Чем меньше слов приходится произносить или писать, тем больше энергии сохраняется, и ее можно использовать для стоящего дела.

При этом хотел бы обратить внимание, на то, что не в полном объёме «словарик» должен быть доступен всем участникам. Из детства мне запомнилось выражение, которое произносит Аббат Фариа, в фильме 1988 года "Узник замка Иф" – "Иногда надо понижать уровень изложения, учитывая аудиторию". А значит, перед РП возникает серьёзная задача, обеспечить взаимодействие таким образом, чтобы каждом из слоёв иерархии формировался свой собственный понятийный аппарат о продукте в целом и целях и показателях проекта. Важно придерживаться формулы: Технические детали – с разработчиками, бизнес-выгоды – со спонсором, простые инструкции – с исполнителями. Например, для топ-менеджеров, стараться общаться таким языком, убирая сложные технические термины, и порой заменяя сложные интеграции на упрощённые рисунки и схемы, без особенно тяжёлых для восприятия подробностей.

Рис. 1.6. Общее эмоционально-когнитивное поле

Чем больше на начальном этапе происходит в процессе общения расширение общего поля интересов – ощущений, эмоций, тем скорее наступит ощущение «синергии» и эффективного взаимодействия с пониманием друг друга на «полуслове».

Это происходит потому, что на ранней стадии формируется общая эмоциональная и контекстная база. Когда люди делятся не только фактами, но и личными ощущениями, ассоциациями или даже сомнениями, они строят единое ментальное пространство. В этом пространстве гораздо меньше места для недопонимания, так как каждый начинает интуитивно чувствовать логику и ценности другого.

Постепенно общение становится экономичнее: уже не нужно долго объяснять контекст или подбирать слова – достаточно намёка, жеста или короткой фразы.

Чтобы ускорить этот процесс, полезно:

– задавать открытые вопросы о личном опыте и ценностях, и отмечать совпадения ("О, я тоже …. ");

– делиться собственными примерами из жизни;

– придумывать совместные формулы, где слово или фраза заменяет собой череду предложений;

Так формируется общий язык – не только слов, но и смыслов, который делает взаимодействие лёгким и продуктивным.