Читать книгу Триединство проекта: Стейкхолдеры, Команда, Коммуникации - Сергей Барамба - Страница 16

Каждый из вас сталкивался с ситуациями, где пустые обсуждения мешали работе и забирали на это драгоценные ресурсы. И по итогу инвестиции в такое взаимодействие понимаешь, что ROI14 от него имеет серьёзное отрицательное значение и вы сработали в убыток.

В проектной среде внимание и умственная энергия команды – её главный невозобновляемый ресурс. "Пустые" коммуникации – это действия, которые потребляют этот ресурс, не производя значимого прогресса, ясности или решений. Это не просто шум, это прямая утечка эффективности. Это не обязательно совещания, это могут быть группы в мессенджеры, в которые вас добавили зачем-то, пустая переписка в почте, и не эффективные собрания. В целом, ваш коллега, втягивающий вас в пустые коммуникации поленился вложиться в работу – спланировать, декомпозировать, задать конкретные вопросы заранее. И таким ненавязчивым способом перекладывает работу на других, заставляя тратить энергию в пустую, не приносящей пользу проекту, команде, продукту.

Иногда, некоторая инвестиция в коммуникации, в самом начале может видится очень прибыльной для проекта, например нести ускорения согласования или оплат, возможность выдачи без сложной «бюрократии» дополнительных человеческих ресурсов. Я такие инвестиции по аналогии с финансами называю венчурными15. И в самом начале РП приходится оперировать вероятностью и объёмом вкладываемой энергии, и возможно расплатой, я её называю «корпоративной благотворительностью», например в поддержание коммуникаций в зелёной зоне – отдать на выставку для смежного подразделения несколько дней своих лучших специалистов для развёртывания их стенда и их продукта, и на это время заморозить движение своего проекта.

Я специально в данной разделе использовал финансовые термины – Обменный курс, ROI, инвестиции, чтобы показать, что руководитель проекта в процессе управления коммуникациями выступает как инвестор, а доходность измеряется эффективностью сфокусированной работы членов команды.

Поэтому РП должен оценивать по какому обменному курсу «Энергия» будет поменяна на «Результат» в области коммуникаций, и стараться избегать пустых взаимодействий.

Вот несколько простых правил, которые помогут не вкладываться в то, что не принесёт прибыли:

– Четко обозначайте свою цель в начале любого взаимодействия: "

Что я хочу получить от этого, должен ли я быть в этой группе и весь этот поток информации читать. Проще действовать по принципу – если я понадоблюсь – позвоните или добавьте в группу задайте конкретный вопрос, после ответа покиньте её.

– Не принимайте участие во встречах и избегайте отправлять ценных сотрудников на собраниях типа "просто обсудить", "высказать мнение". Вместо внедряйте "правило -, задайте до встречи конкретные вопросы или позовите на собрание для решения конкретных вопросов". Задавайте вопрос: "Какой конкретный результат мы хотим получить из этого разговора?".

– Разделяйте "обмен мнениями" и "принятие решения". Обсуждения можно сделать онлайн (в чате, документе). Второе требует встречи с участием ЛПР16 и лучше избегать совещаний, которые превращаются в мозговой штурм.

– Не стыдитесь просить сразу взамен за свою инвестицию что-либо для своего проекта. Помните, что уже оказанная услуга ничего не стоит. Все потому, что после получения желаемого другая сторона переключает внимание на новые задачи, забывая о значимости, проделанной вами работы (потраченного времени или выданных ресурсов).

– Вместо @All только тем, кому это нужно. Прежде чем отправить массовый email или созвать встречу, спросите себя: "Точно ли нужно обсуждение через почту? Кто действительно сможет это выполнить? Кому действительно нужна эта информация, чтобы сделать свою работу?". Вместо этого используйте точечные, адресные каналы.

Философия эффективного общения проста: если коммуникация не приближает проект к цели, не снижает риски, не устраняет неясность и не ведёт к конкретному действию или решению – это кандидат на сокращение. Задача РП – не просто общаться, а очищать коммуникационное пространство от шума, оставляя только значимые сигналы. Умение говорить "стоп" бессмысленной дискуссии – не грубость, а профессиональная забота о своей энергии и команды.