Читать книгу Триединство проекта: Стейкхолдеры, Команда, Коммуникации - Сергей Барамба - Страница 24

В целом можно затронуть несколько дополнительных типов направлений коммуникаций внутри и вне команды:

– Постановка задачи для исполнителя – как правило, это хорошо регламентированный процесс объяснения «что надо сделать», в том числе я уже писал про это в книге про управление командой20. На что стоит обратить внимание – для обычных штатных обязанностей человека, лучше постановку задач делать через штатные тикетные системы. При этом РП должен выбирать что-то одно – или личная встреча или только создана задача в систему.

Плохой практикой работы РП является создавать задачу в информационной системе, все детально в ней расписать, а потом позвать исполнителя на встречу и все что написано в задаче рассказать ещё раз, уже голосом. Получается, что РП дважды выполняет работу, сначала через клавиатуру, потом через Face-To-Face встречу, повышая себестоимость управления. Для фиксации в виде задачи в системе, можно использовать такой подход – РП устно даёт распоряжение, а последней фразой просит зафиксировать что было сказано устно в задаче. Таким образом появляется доп. контроль, что задача понята, получается такой разнесённый во времени BackBrief.

Создание положительного образа подразделения – очень важное направление коммуникаций, помогающее за счёт хорошего отношения к проекту получать преференции и легче сглаживать недостатки и недоработки в проекте. Как правила такие коммуникации не несут прямой демонстрации ценности продукта, а скорее показывают с каким интересом и ответственностью члены команды работают над проектом, какой объём энергии они вкладывают чтобы преодолеть трудности.

Какие способы и инструменты помогут:

– Проведение управляемых «открытых» дверей, чтобы показать, как построен процесс, кто и в чем вовлечён в него, у кого какая роль, и самое главное чтобы не создавалась впечатление что все даётся легко и просто. Таким образом создаётся осознание «ценности» труда, который вкладывают члены команды проекта.

Создание положительного микроклимата и мотивации в команде за счёт оценки стейкхолдерами их работы.

Можно использовать следующий инструмент – неожиданный (но управляемый РП) визит высокопоставленного стейкхолдера просто в гости. Чем выше его должность, тем лучше. Задача РП заранее с ним договориться, чтобы визит был в положительном ключе. Он должен просто поблагодарить членов команды за работу, тем самым стимулировать дополнительную мотивацию, таким образом показать, что «наверху» в курсе того, что происходит в проекте, внимательно следят и понимают ценность продукта проекта. Можно даже заранее подготовить информацию про достижения членов команды, их рассадку в кабинете, и в виде карточек передать стейкхолдеру.