Читать книгу Lexikon für das Lohnbüro 2022 (E-Book EPUB) - Wolfgang Schönfeld - Страница 778

BetriebsprüfungNeues und Wichtiges auf einen Blick:

Ab 1.1.2023 wird die elektronische Betriebsprüfung für alle Arbeitgeber verpflichtend. Aus diesem Grund ist daher bereits ab 1.1.2022 die elektronische Führung von Entgeltunterlagen erforderlich und vorgeschrieben. In Ausnahmen gibt es eine Befreiung von diesen Verpflichtungen bis max. 31.12.2026.

Die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer wird vom Betriebsstättenfinanzamt durch turnusmäßige Lohnsteuer-Außenprüfungen überwacht. Einzelheiten hierzu sind beim Stichwort „Lohnsteuer-Außenprüfung“ erläutert. Außerdem besteht die Möglichkeit einer „Lohnsteuer-Nachschau“ (vgl. dieses Stichwort).

Ob die Sozialversicherungsbeiträge richtig errechnet und abgeführt wurden und ob der Arbeitgeber seine Meldepflichten ordnungsgemäß erfüllt hat, prüfen die Rentenversicherungsträger.

Die Richtigkeit der Beitragszahlungen ist nach § 28p Abs. 1 SGB IV mindestens alle 4 Jahre zu überprüfen. Auf Verlangen des Arbeitgebers kann auch eine Prüfung in kürzeren Zeitabständen stattfinden. Für die Durchführung der Beitragsprüfungen gelten im Wesentlichen die gleichen Grundsätze wie bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung (vgl. dieses Stichwort).

Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Beitragsverfahrensordnung (BVV). Denn nach § 10 Abs. 2 BVV ist der Arbeitgeber verpflichtet, Bescheide und Prüfungsberichte der Finanzbehörden vorzulegen. Die Prüfer sind verpflichtet, diese Unterlagen einzusehen und eine versicherungs- und beitragsrechtliche Auswertung vorzunehmen. Das Ergebnis ist im Prüfbericht festzuhalten; im Prüfbericht sind die Gründe festzuhalten, wenn von einer Auswertung abgesehen wurde. Kommt der Arbeitgeber seinen Vorlagepflichten nicht nach, kann nach § 31 Abs. 2 der Abgabenordnung der Prüfungsbericht über die Lohnsteueraußenprüfung direkt beim Betriebsstättenfinanzamt angefordert werden.

Weiterhin sind die Sozialversicherungsprüfer berechtigt, beim Arbeitgeber über den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus auch das Rechnungswesen, insbesondere also die Aufwandskonten zu prüfen, ohne dass hierfür besondere Gründe vorliegen müssen. Früher war eine solche Prüfung davon abhängig, dass es Gründe für die Annahme gab, die für eine Versicherungs- oder Beitragspflicht relevanten Unterlagen würden sich außerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung befinden. Heutzutage können verstärkt die Aufwendungen für sog. Aushilfskräfte oder für Werkverträge überprüft werden, die häufig außerhalb der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung verbucht werden, obwohl eigentlich sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse vorliegen.

Durch das Gesetz zur Modernisierung der gesetzlichen Unfallversicherung wurde die Betriebsprüfungskompetenz für den Bereich der Unfallversicherungsbeiträge auf die Träger der Rentenversicherung übertragen. Das bedeutet, dass die Deutsche Rentenversicherung seit 1.1.2010 auch für den Bereich der Unfallversicherung die Betriebsprüfung durchführt. Bereits seit 2007 prüfen die Rentenversicherungsträger auch die korrekte Abführung der Künstlersozialabgabe (vgl. das Stichwort „Künstlersozialabgabe“).

Darüber hinaus ist in § 42f EStG vorgesehen, auf Antrag des Arbeitgebers die Prüfungen für die Lohnsteuer und die Sozialversicherung zeitgleich durchführen zu können (vgl. auch die Erläuterungen beim Stichwort „Lohnsteuer-Außenprüfung“).

Seit 1.1.2012 besteht die optionale Möglichkeit, auch sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfungen auf elektronischem Weg durchzuführen. Für die Sozialversicherung sind dabei die elektronisch gespeicherten Daten gemäß der Beitragsverfahrensordnung (Entgeltunterlagen) den Rentenversicherungsträgern auf Anforderung in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Zum 1.1.2023 wird die elektronische Betriebsprüfung für Arbeitgeber verpflichtend. Bis zum 31.12.2026 können Arbeitgeber in begründeten Einzelfällen auf Antrag von der Verpflichtung vom Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers entbunden werden.

Die Elektronische Betriebsprüfung findet im Rahmen einer Übermittlung der Daten aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung statt. Voraussetzung ist, dass die Daten aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen stammen. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung für die Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) in der jeweils geltenden Fassung (vgl. z. B.: www.gkv-datenaustausch.de/arbeitgeber/entgeltabrechnung/entgeltabrechnung.jsp). Es ist erforderlich, dass das vom Arbeitgeber eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm eine Schnittstelle für die elektronische Betriebsprüfung besitzt.

Es erfolgt eine Übermittlung folgender Daten an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung:

Stammdaten der Arbeitnehmer, Höhe des Arbeitsentgelts, Buchungsdaten der Finanzbuchhaltung, sonstige Zahlungen an den Arbeitnehmer, Meldungen, Beitragsgruppen sowie Beitragsnachweisdaten.

Die übermittelten Daten werden elektronisch auf Plausibilität und Richtigkeit der beitragsrechtlichen Behandlung (Berechnung und Abrechnung) geprüft. Die Prüfung auf elektronischem Wege erfolgt als Vorab-Prüfung zur Feststellung von Auffälligkeiten, die dann ggf. wie bisher vor Ort anhand der Belege und Unterlagen genauer geprüft werden.

Ab 1.1.2022 sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. In begründeten Ausnahmefällen kann hier durch den zuständigen prüfenden Rentenversicherungsträger eine Befreiung von dieser Verpflichtung ausgesprochen werden. Diese kann bis längstens 31.12.2026 eingeräumt werden.

Grundlage für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung sind die Grundsätze für die Übermittlung der Daten in der ab 1.7.2021 geltenden Fassung vom 27.4.2021 (vgl. www-gkv-datenaustausch.de – Arbeitgeberverfahren – Betriebsprüfungsverfahren). Diese wurden vom BMAS entsprechend genehmigt.