Читать книгу Lexikon für das Lohnbüro 2022 (E-Book EPUB) - Wolfgang Schönfeld - Страница 788

a)Ermittlung der Gesamtkosten

Nach der geltenden gesetzlichen Regelung in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 2 EStG sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer in die Gesamtkosten einzubeziehen (vgl. zur Bewertung der Sachzuwendungen auch nachfolgende Nr. 5). Dies gilt unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Dabei kommt es auf das Bestehen einer rechtlichen Verpflichtung des Arbeitgebers nicht an. Die vorstehenden Ausführungen gelten auch dann, wenn die Aufwendungen des Arbeitgebers nur zu einer abstrakten Bereicherung der Arbeitnehmer führen (z. B. Durchführen einer Lasershow im Rahmen einer Betriebsveranstaltung). Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere

 Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder einen Eventmanager, sowie Kosten zur Erfüllung behördlicher Auflagen (z. B. zur Einhaltung von Sicherheitsvorschriften oder für anwesende Sanitäter);

 die Gewährung von Speisen und Getränken, von Tabakwaren und Süßigkeiten. Die Aufwendungen für Speisen und Getränke gehören auch dann in voller Höhe zu den Gesamtkosten, wenn die Zahl der anwesenden Teilnehmer deutlich von der Zahl der angemeldeten Teilnehmer abweicht; auf die Gründe der Abweichung kommt es nicht an. Eine Sonderregelung kommt auch für Cateringkosten nicht in Betracht (zur Einbeziehung sog. „frustrierter Aufwendungen“ siehe auch BFH-Urteil vom 29.4.2021, BStBl. II S. 606);

 die Übernahme der Beförderungskosten (Bahn, Omnibus, Seilbahnen, Vergnügungsdampfer); es spielt keine Rolle, ob die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat (z. B. Schiffsfahrt auf einem Vergnügungsdampfer oder Busfahrt in einer landschaftlich reizvollen Gegend);

 die Übernahme der Übernachtungskosten bei mehrtägigen Betriebsveranstaltungen;

 Aufwendungen für die Ausgestaltung, wie z. B. für Musik, Kegelbahn, für künstlerische und artistische Darbietungen;

 die Überlassung von Eintrittskarten für Theater, Museen, Sportstätten, Sehenswürdigkeiten usw., die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung als ein Programmbestandteil besucht werden;[183]

 vom Arbeitgeber gezahlte Trinkgelder (z. B. für das Bedienungspersonal);

 Barzuwendungen, die z. B. statt Verpflegung, Fahrt- und Übernachtungsgestellung oder Eintrittskarten gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.

Unerheblich ist, ob die Zuwendungen den Arbeitnehmern selbst oder etwaigen Begleitpersonen zugute kommen.

Es kommt für eine Einbeziehung der Aufwendungen des Arbeitgebers in die Gesamtkosten nicht darauf an, ob es sich um übliche Zuwendungen handelt. Auch unübliche Zuwendungen, wie z. B. Geschenke und Verlosungsgewinne, deren Gesamtwert 60 Euro übersteigt oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung sind daher in die Gesamtkosten einzubeziehen (vgl. hierzu auch die Erläuterungen unter den nachfolgenden Nrn. 7 und 8).

Die im Zusammenhang mit einer durchgeführten Betriebsveranstaltung anfallenden Stornokosten gehören ebenfalls zu den maßgebenden Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung. Fallen die Stornokosten hingegen an, weil die gesamte Betriebsveranstaltung ausfällt, liegt keine (durchgeführte) Betriebsveranstaltung vor und die Frage des Vorliegens von Arbeitslohn stellt sich von vornherein nicht.

Beispiel A

Der Arbeitgeber hatte für das betriebliche Sommerfest ein Freigelände sowie Räumlichkeiten reserviert. Angesichts des guten Wetters werden die Räumlichkeiten nicht benötigt. Für die Stornierung der Räumlichkeiten zwei Tage vor dem Sommerfest hat der Arbeitgeber 500 € zu zahlen.

Die Stornierungskosten gehören zu den Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung.

Beispiel B

Das auf einem Freigelände geplante Sommerfest wird zwei Tage vor Durchführung wegen einer Unwetterwarnung abgesagt. Dem Arbeitgeber entstehen hierdurch insgesamt 1000 € Stornierungskosten.

Da die Betriebsveranstaltung nicht durchgeführt worden ist, kann kein Arbeitslohn vorliegen. Sollte die Betriebsveranstaltung zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden, gehören die Stornierungskosten nicht zu den Gesamtkosten dieser Veranstaltung.

Nicht zu den Aufwendungen für den äußeren Rahmen gehören rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z. B. die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung sowie die anteilige Absetzung für Abnutzung und die Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsfeier in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.

Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dieser Anreise dem Arbeitnehmer obliegt. Unter diesen Voraussetzungen können die Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 3 Nrn. 13 oder 16 EStG) und gehören in diesem Fall nicht zu den Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung. Die vorgenannten Voraussetzungen sind aber nicht erfüllt, wenn die im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung stehende Anreise und ggf. Übernachtung direkt vom Arbeitgeber über betriebsinterne Reisemanagementsysteme für die Arbeitnehmer organisiert und abgewickelt werden. In solch einem Fall sind die Aufwendungen des Arbeitgebers in die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung einzubeziehen.

Beispiel C

Arbeitgeber A veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Die Anreise wird von den Arbeitnehmern selbst und nicht vom Arbeitgeber organisiert.

Diese Fahrtkosten – sowie ggf. im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Übernachtungskosten und die Verpflegungspauschalen (§ 9 Abs. 4a EStG) – gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können vom Arbeitgeber als Reisekosten steuerfrei erstattet werden.

Die Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sind stets in die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltungen einzubeziehen, wenn sie im Rahmen der Betriebsveranstaltung anfallen, also die Maßnahme selbst Teil der Betriebsveranstaltung ist. Dabei kommt es nicht darauf an, ob z. B. die Fahrt einen besonderen Erlebniswert hat oder nicht.

Beispiel D

Arbeitgeber A veranstaltet einen Betriebsausflug. Für die Fahrt vom Unternehmen zum Ausflugsziel organisiert er ein Busunternehmen.

Die Kosten hierfür zählen zu den Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung.

Beispiel E

Der Betriebsausflug beginnt mit einer ganztägigen Fahrt auf einem Fahrgastschiff. Am nächsten Tag wird die Betriebsveranstaltung am Zielort fortgesetzt.

Sowohl die vom Arbeitgeber getragenen Fahrtkosten als auch die weiteren Aufwendungen (Verpflegung, Übernachtung) gehören zu den Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung.

Geschenke, die vom Zuwendenden nach § 37b Abs. 1 EStG mit 30 % pauschal besteuert werden (insbesondere Geschenke an Geschäftsfreunde), sind bei der Ermittlung der Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung nicht zu berücksichtigen.

Beispiel F

An einer Betriebsveranstaltung nehmen 100 Personen teil (80 Arbeitnehmer und 20 Geschäftsfreunde). Die Aufwendungen des Arbeitgebers betragen insgesamt 12000 €. In diesen Kosten enthalten ist auch der Hauptgewinn der anlässlich der Betriebsveranstaltung durchgeführten Verlosung, nämlich ein Elektro-Bike von 2000 €, das von einem Geschäftsfreund des Arbeitgebers gewonnen wird.

Der Arbeitgeber kann das Geschenk an den Geschäftsfreund in Höhe von 2000 € nicht als Betriebsausgaben abziehen, da es die maßgebende Grenze von 35 € übersteigt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 EStG). Unabhängig hiervon kann dieses Geschenk vom Arbeitgeber mit 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer nach § 37b Abs. 1 EStG pauschal besteuert werden und gehört in diesem Fall nicht zu den Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung.

Die verbleibenden Gesamtkosten von 10000 € (12000 € abzüglich 2000 €) sind auf die Teilnehmer (= 100 Personen) zu verteilen und es ergibt sich ein Pro-Kopf-Anteil von 100 €. Dieser Betrag liegt unterhalb des für Arbeitnehmer geltenden Freibetrags für Betriebsveranstaltungen von 110 €, sodass sich für die Arbeitnehmer kein steuerpflichtiger Arbeitslohn ergibt.

LS- SV-

Betragen die Aufwendungen des Arbeitgebers nach Aufteilung der maßgebenden Gesamtkosten nicht mehr als 110 € je Arbeitnehmer, sind sie steuer- und beitragsfrei.

LS+ SV+

Wird der Betrag von 110 € überschritten, ist nur der über 110 € hinausgehende Betrag steuer- und beitragspflichtig (und nicht wie bei einer Freigrenze der gesamte Betrag).

LS+ SV-

Die Lohnsteuer kann jedoch mit 25 % pauschaliert werden; in diesem Fall sind die Zuwendungen beitragsfrei in der Sozialversicherung (vgl. Nr. 6).

Bei der Prüfung der 110-Euro-Grenze ist auch die Umsatzsteuer zu berücksichtigen.