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Der mit dem Begriff der Hauptniederlassung eng verknüpfte Begriff der Niederlassung hat keine ausdrückliche Definition in der DS-GVO erfahren.[616] Gleichwohl wird dieser Begriff in Art. 4 Nr. 16 zugrunde gelegt, so dass zunächst Inhalt und Reichweite des Niederlassungsbegriffs zu klären sind, bevor auf den Begriff der Hauptniederlassung Bezug genommen wird.

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Insofern legen ErwG 22 S. 2 und 3 fest, dass es sich dabei um eine feste Einrichtung handelt, wo die effektive und tatsächliche Ausübung der Tätigkeit stattfindet: Dabei ist unerheblich, welche Rechtsform diese Einrichtung aufweist oder ob es sich um eine Tochtergesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit oder eine Zweigstelle ohne eigene Rechtspersönlichkeit handelt. Die DS-GVO übernimmt mit ErwG 22 somit die bereits im Rahmen der DSRL maßgebliche Definition des Art. 4 Abs. 1 lit. a DSRL.

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Der Begriff der Niederlassung folgt damit einer flexiblen kontextbezogenen Betrachtungsweise und erfolgt nicht formalistisch.[617] Insofern befindet sich die Niederlassung eines Unternehmens[618] nicht dort, wo es eingetragen ist. Um festzustellen, ob ein Unternehmen, das für eine Datenverarbeitung verantwortlich ist, über eine Niederlassung verfügt, ist vielmehr der Grad an Beständigkeit der Einrichtung sowie die effektive Ausübung der wirtschaftlichen Tätigkeiten unter Beachtung des besonderen Charakters der Tätigkeit und der in Rede stehenden Dienstleistungen auszulegen.[619] Insofern ist auch eine Datenverarbeitung, die durch eine Niederlassung im Rahmen von Werbemaßnahmen gefördert wird, in diese Abwägung miteinzubeziehen.[620] Eine Niederlassung kann dabei auch unter Umständen in einer effektiven und tatsächlichen Tätigkeit, die nur geringer Natur ist, gesehen werden. Dies gilt etwa dann, wenn die Zweitniederlassung nur in Person eines Vertreters besteht.[621] Diese flexible Betrachtungsweise ist somit einer Prüfung des Begriffs der Hauptniederlassung voranzustellen. Hat der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter indes nur eine Niederlassung in der Union, stellt sich die Frage nach einer bestehenden Hauptniederlassung nicht.[622]