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Nach Art. 27 kann als Vertreter eine natürliche oder juristische Person benannt werden, die in einem Mitgliedstaat der Union niedergelassen sein muss, in dem sich die von der Datenverarbeitung betroffenen Personen befinden.[651]

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Der Begriff des Vertreters ist dabei von dem Vertreter des Betroffenen nach Art. 35 Abs. 9[652], der Aufsichtsbehörden eines Mitgliedstaates oder der Kommission nach Art. 68 Abs. 3 bis 5[653] sowie von den Begriffen des Verantwortlichen nach Art. 4 Nr. 7[654] und des Auftragsverarbeiters nach Art. 4 Nr. 8[655] zu unterscheiden.

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Nach ErwG 80 S. 1 soll jeder Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter ohne Niederlassung in der Union einen Vertreter benennen müssen, es sei denn, dass die Datenverarbeitungen nur gelegentlich erfolgen. Nicht eingeschlossen ist die Verarbeitung sensibler Daten und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten. Nach ErwG 80 S. 1 a.E. bringt diese Verarbeitung unter Berücksichtigung ihrer Art, ihrer Umstände, ihres Umfangs, ihrer Zwecke wahrscheinlich kein Risiko für die Rechte und Freiheit natürlicher Personen mit sich oder bei dem Verantwortlichen handelt es sich um eine Behörde oder öffentliche Stelle.

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Ausweislich ErwG 80 S. 2 soll der Vertreter im Namen des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters tätig werden und den Aufsichtsbehörden als Anlaufstelle dienen.

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Davon abgesehen, dass der Vertreter eine Niederlassung in einem Mitgliedstaat haben muss, werden keine speziellen Anforderungen an den Vertreter gestellt. Gleichwohl ist zu beachten, dass Art. 4 Nr. 17 ausdrücklich auf Art. 27 Bezug nimmt, so dass dessen Voraussetzungen vorliegen müssen. Insofern muss die Bestellung des Vertreters schriftlich und ausdrücklich erfolgen und sie soll sicherstellen, dass der Vertreter Behörden und betroffenen Personen als Anlaufstelle und Ansprechpartner zur Verfügung steht.[656] In der Praxis wird dies eine Erklärungsvollmacht sowie die Bestellung des Vertreters zum Empfangsvertreter erfordern.[657] Denn wegen des Erfordernisses der ausdrücklichen Bestellung scheiden Rechtsscheintatbestände wie Anscheins- und Duldungsvollmachten als taugliche Rechtsgrundlagen zur Bestellung eines Vertreters aus.

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Darüber hinaus soll der Vertreter nach ErwG 80 S. 5 seine Aufgaben entsprechend dem Mandat des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters ausführen und insbesondere mit den zuständigen Aufsichtsbehörden zusammenarbeiten.

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Bei Verstößen des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters wird der Vertreter Durchsetzungsmaßnahmen unterworfen.[658] Diese Regelung ist deshalb in der Praxis wichtig, weil ein Verantwortlicher oder ein Auftragsverarbeiter, der keine Niederlassung in einem Mitgliedstaat hat, nicht den Durchsetzungsmaßnahmen der Union unterliegt. Insofern wird die Rechtsdurchsetzung erleichtert bzw. ermöglicht.[659]

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Art. 4 Nr. 17 stellt eine abschließende Regelung dar. Für nationale Regelungen und Umsetzungsmaßnahmen bleibt daher kein Raum.[660]