Читать книгу Основы теории управления рестораном - И. Каравашкин - Страница 19

Ресторан – это не просто место, где подают еду. Это сложный, динамичный объект управления, требующий детального и продуманного подхода к каждому аспекту своей деятельности. Фундаментом успешного функционирования любого ресторана, независимо от его размера, концепции и ценового сегмента, является планирование. Планирование – это не одноразовое действие, а непрерывный, многогранный процесс, пронизывающий все уровни управления и охватывающий все сферы ресторанного бизнеса. В данной главе мы погрузимся в сущность планирования в ресторане, рассматривая его как ключевой элемент управления, определяющий жизнеспособность, прибыльность и долгосрочную перспективу заведения.

Ресторан как Объект Управления и Роль Планирования

Прежде чем перейти к деталям, необходимо чётко определить, что мы подразумеваем под «рестораном как объектом управления». Ресторан – это система, состоящая из взаимосвязанных элементов: люди (персонал, гости), процессы (приготовление пищи, обслуживание, маркетинг), ресурсы (финансовые, материальные, информационные), и внешняя среда (рынок, конкуренты, законодательство). Управление этими элементами направлено на достижение поставленных целей, таких как получение прибыли, удовлетворение потребностей клиентов, повышение узнаваемости бренда, и обеспечение устойчивого развития.

Планирование выступает в роли «дорожной карты» для достижения этих целей. Это процесс определения того, что должно быть сделано, как, когда, кем и с помощью каких ресурсов. Эффективное планирование позволяет:

Снизить риски: Заблаговременное выявление потенциальных проблем и разработка мер по их предотвращению.

Оптимизировать использование ресурсов: Более разумное распределение финансов, времени, человеческих и материальных ресурсов.

Повысить эффективность: Чёткая постановка задач и определение последовательности действий.

Улучшить координацию: Синхронизация действий различных отделов и сотрудников.

Обеспечить гибкость: Способность быстро адаптироваться к изменениям внешней среды.

Достичь стратегических целей: Связать операционную деятельность с долгосрочными амбициями ресторана.

Без планирования ресторан превращается в хаотичное и непредсказуемое предприятие, подверженное случайностям и неэффективности.

Уровни Планирования в Ресторане

Планирование в ресторане осуществляется на нескольких уровнях, каждый из которых имеет свою специфику и временной горизонт:

A. Стратегическое Планирование:

Это высший уровень планирования, определяющий общее направление развития ресторана на длительный период (3-5 лет и более). Стратегическое планирование отвечает на вопросы: «Кем мы хотим быть?», «Какие рынки мы хотим охватить?», «Какие конкурентные преимущества мы хотим развивать?».

Определение видения и миссии: Чёткое формулирование долгосрочных амбиций и основных принципов деятельности ресторана.

Пример видения: «Стать ведущим гастрономическим рестораном города, известным своей инновационной кухней и безупречным сервисом.»

Пример миссии: «Предоставлять нашим гостям незабываемый кулинарный опыт, используя свежие, сезонные продукты и создавая атмосферу уюта и гостеприимства.»

Анализ внешней среды (PESTLE-анализ): Изучение политических, экономических, социальных, технологических, правовых и экологических факторов, влияющих на ресторанный бизнес.

Политические: Изменения в законодательстве (например, касательно алкоголя, санитарных норм).

Экономические: Уровень инфляции, покупательная способность населения, процентные ставки.

Социальные: Изменение потребительских предпочтений (например, тренд на здоровое питание), демографические сдвиги.

Технологические: Развитие систем онлайн-бронирования, доставки, автоматизации кухни.

Правовые: Трудовое законодательство, санитарные нормы, правила торговли.

Экологические: Требования к утилизации отходов, использование экологически чистых материалов.

Анализ внутренней среды (SWOT-анализ): Оценка сильных и слабых сторон ресторана, а также возможностей и угроз, исходящих из внешней среды.

Сильные стороны (Strengths): Опытный шеф-повар, уникальная концепция, лояльная клиентская база.

Слабые стороны (Weaknesses): Высокая текучесть кадров, устаревшее оборудование, низкая узнаваемость бренда.

Возможности (Opportunities): Развитие района, появление новых поставщиков, рост спроса на определённую кухню.

Угрозы (Threats): Открытие нового конкурента, экономический спад, негативные отзывы в интернете.

Постановка долгосрочных целей: Конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени (SMART) цели.

Пример: «Увеличить выручку на 15% в течение 3 лет за счёт расширения меню и привлечения новых сегментов клиентов.»

Разработка стратегий: Определение основных путей достижения поставленных целей (например, стратегия дифференциации, стратегия лидерства по издержкам, стратегия фокусирования).

B. Тактическое Планирование:

Этот уровень детализирует стратегические планы, определяя, как будут реализованы основные направления развития в среднесрочной перспективе (1-3 года). Тактическое планирование фокусируется на более конкретных действиях и распределении ресурсов.

Разработка маркетинговых планов: Планирование рекламных кампаний, акций, мероприятий для привлечения и удержания гостей.

Планирование меню: Разработка новых блюд, оптимизация существующего меню с учётом сезонности, рентабельности и предпочтений гостей.

Планирование операционной деятельности: Определение стандартов обслуживания, процессов на кухне, графика работы персонала.

Финансовое планирование: Составление бюджетов, прогнозирование доходов и расходов, анализ рентабельности.

Планирование развития персонала: Обучение, найм, мотивация сотрудников.

C. Оперативное Планирование:

Это самый низкий уровень планирования, касающийся ежедневных, еженедельных и ежемесячных операций. Оперативное планирование обеспечивает бесперебойную работу ресторана.

Составление рабочих графиков персонала: Распределение сотрудников по сменам, учёт выходных и отпусков.

Планирование закупок: Определение необходимых объёмов продуктов и напитков, формирование заказов поставщикам.

Планирование производства: Распределение задач на кухне, определение очерёдности приготовления блюд.

Планирование обслуживания: Организация рассадки гостей, распределение столиков между официантами.

Планирование уборки и поддержания чистоты: Составление графиков уборки различных зон ресторана.

Ключевые Аспекты Планирования в Ресторанном Бизнесе

Планирование в ресторане охватывает множество взаимосвязанных областей. Рассмотрим наиболее важные из них:

A. Планирование Меню:

Меню – это сердце ресторана, его визитная карточка. Эффективное планирование меню должно учитывать:

Концепцию ресторана: Меню должно соответствовать стилю и направлению заведения (например, итальянская кухня, азиатская, вегетарианская).

Целевую аудиторию: Предпочтения, уровень дохода и ожидания гостей.

Сезонность продуктов: Использование свежих, доступных и качественных ингредиентов.

Рентабельность блюд: Анализ себестоимости, определение оптимальных цен.

Сложность приготовления: Возможность быстро и качественно готовить блюда с учётом загружённости кухни.

Баланс и разнообразие: Наличие как классических, так и авторских блюд, учёт аллергенов и диетических ограничений.

Формат подачи: Эстетика блюд, размер порций.

Оптимизация запасов: Минимизация списаний за счёт эффективного использования продуктов.

Постоянное обновление: Регулярное внесение изменений в меню, введение сезонных предложений, специальных акций.

B. Финансовое Планирование:

Финансовое планирование является критически важным для выживания и процветания ресторана. Оно включает:

Бюджетирование: Составление детальных бюджетов доходов и расходов на различные периоды (месяц, квартал, год).

Бюджет доходов: Прогнозирование выручки от продажи блюд, напитков, возможные дополнительные источники дохода.

Бюджет расходов: Планирование затрат на продукты, оплату труда, аренду, коммунальные услуги, маркетинг, налоги, амортизацию.

Прогнозирование: Оценка будущих финансовых показателей на основе исторических данных и рыночных тенденций.

Анализ точки безубыточности: Определение объёма продаж, необходимого для покрытия всех расходов.

Контроль затрат: Постоянный мониторинг и анализ всех видов затрат, поиск путей их оптимизации.

Ценообразование: Разработка ценовой политики, учитывающей себестоимость, рыночные цены, позиционирование ресторана.

Управление денежными потоками: Планирование поступления и расходования денежных средств для обеспечения ликвидности.

Инвестиционное планирование: Определение потребностей в инвестициях для модернизации, расширения, маркетинговых кампаний.

C. Планирование Персонала:

Люди – главный актив ресторана. Эффективное планирование персонала обеспечивает высокое качество обслуживания и эффективную работу.

Планирование численности персонала: Определение необходимого количества сотрудников на каждую позицию с учётом графика работы, загружённости и специфики ресторана.

Составление рабочих графиков: Оптимальное распределение сотрудников по сменам, учёт пожеланий, минимизация переработок.

Планирование обучения и развития: Определение потребностей в обучении, разработка программ тренингов (например, по стандартам обслуживания, техникам продаж, работе с возражениями).

Планирование найма: Процесс поиска, отбора и найма квалифицированных сотрудников.

Планирование мотивации: Разработка систем поощрения, бонусов, премий для повышения лояльности и производительности.

Оценка эффективности работы: Регулярный анализ результатов работы сотрудников, предоставление обратной связи.

D. Планирование Маркетинга и Продаж:

Привлечение и удержание гостей – ключ к успеху. Планирование маркетинга и продаж включает:

Исследование рынка: Анализ конкурентов, целевой аудитории, рыночных тенденций.

Разработка маркетинговой стратегии: Определение каналов продвижения, основных сообщений, бюджета.

Планирование рекламных кампаний: Запуск рекламы в интернете, социальных сетях, печатных СМИ, наружной рекламы.

Планирование PR-акций: Организация мероприятий, пресс-конференций, работа с блогерами и СМИ.

Планирование программ лояльности: Разработка систем скидок, бонусов, карт постоянных клиентов.

Планирование управления репутацией: Мониторинг отзывов в интернете, оперативное реагирование на негатив.

Планирование техник продаж: Обучение персонала техникам активных продаж, кросс-продаж, upsell.

Планирование онлайн-присутствия: Ведение сайта, аккаунтов в социальных сетях, работа с онлайн-картами и сервисами бронирования.

E. Планирование Операционной Деятельности:

Это планирование всех ежедневных процессов, обеспечивающих функционирование ресторана.

Планирование закупок и управления запасами: Определение потребностей в продуктах, напитках, расходных материалах, контроль сроков годности, минимизация списаний.

Планирование работы кухни: Разработка технологических карт, стандартов приготовления блюд, контроль качества, управление производственным процессом.

Планирование обслуживания гостей: Разработка стандартов обслуживания, организация рассадки, управление очередями, контроль качества сервиса.

Планирование работы бара: Управление ассортиментом напитков, контроль качества, обслуживание гостей.

Планирование уборки и санитарных норм: Разработка графиков уборки, контроль за соблюдением гигиенических требований.

Планирование технического обслуживания: Регулярный осмотр и ремонт оборудования, поддержание его в рабочем состоянии.

F. Планирование Безопасности:

Безопасность гостей и персонала – первостепенная задача.

Планирование пожарной безопасности: Разработка инструкций, проведение тренировок, наличие средств пожаротушения.

Планирование санитарной безопасности: Соблюдение санитарных норм, контроль качества продуктов, профилактика пищевых отравлений.

Планирование физической безопасности: Предотвращение краж, конфликтов, обеспечение безопасности в экстренных ситуациях.

Планирование финансовой безопасности: Защита от мошенничества, контроль кассовых операций.

Процесс Планирования: От Идеи до Реализации

Планирование – это не статичный документ, а динамичный процесс, включающий следующие этапы:

Идентификация проблемы или возможности: Осознание необходимости внести изменения, поставить новую цель или использовать новую возможность.

Сбор информации: Анализ данных, исследование рынка, оценка текущей ситуации.

Разработка альтернативных планов: Создание нескольких вариантов действий для достижения цели.

Оценка альтернатив: Анализ преимуществ, недостатков, рисков и затрат каждого плана.

Выбор оптимального плана: Принятие решения о наиболее эффективном способе действий.

Разработка детального плана действий: Определение конкретных шагов, сроков, ответственных, ресурсов.

Реализация плана: Претворение плана в жизнь.

Мониторинг и контроль: Отслеживание хода выполнения плана, сравнение фактических результатов с запланированными.

Корректировка плана: Внесение изменений в план в случае отклонений от ожидаемых результатов или изменения внешних условий.

Инструменты и Методы Планирования в Ресторане

Для эффективного планирования используются различные инструменты и методы:

SWOT-анализ: Для оценки сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.

PESTLE-анализ: Для анализа внешней среды.

SMART-критерии: Для постановки конкретных и измеримых целей.

Бюджетирование: Для финансового планирования.

Прогнозирование: Для оценки будущих показателей.

Диаграммы Ганта: Для визуализации сроков выполнения задач и проектов.

Карты процессов: Для описания и оптимизации операционных процедур.

Анализ ABC: Для классификации продуктов или клиентов по их значимости.

Системы управления рестораном (POS-системы): Для сбора данных об продажах, запасах, клиентах, которые используются для планирования.

CRM-системы: Для управления взаимоотношениями с клиентами, анализа их предпочтений.

Программы для управления персоналом: Для составления графиков, учёта рабочего времени.

Мозговой штурм: Для генерации идей и решений.

Кейс-стади: Для анализа реальных ситуаций и выработки стратегий.

Препятствия и Типичные Ошибки в Планировании

Несмотря на важность планирования, рестораторы часто сталкиваются с трудностями:

Отсутствие чёткой стратегии: Непонимание долгосрочных целей и направлений развития.

Недостаток информации: Принятие решений на основе догадок, а не на данных.

Игнорирование внешней среды: Отсутствие анализа конкурентов, рыночных тенденций.

Завышенные или заниженные ожидания: Нереалистичные прогнозы доходов или расходов.

Слабая коммуникация: Отсутствие вовлеченности персонала в процесс планирования.

Сопротивление изменениям: Нежелание адаптировать планы к новым условиям.

Чрезмерная детализация или, наоборот, недостаточная проработка: Планы должны быть достаточно подробными, но не настолько, чтобы стать негибкими.

Отсутствие контроля и обратной связи: Невозможность оценить эффективность плана и внести коррективы.

Игнорирование человеческого фактора: Неучет мотивации, навыков и потребностей персонала.

Быстрая смена приоритетов: Постоянное переключение между задачами без достижения целей.

Планирование как Непрерывный Процесс и Ключ к Успеху

Сущность планирования в ресторане заключается в его системности, комплексности и непрерывности. Это не разовое мероприятие, а постоянный цикл: планирование, реализация, контроль, корректировка.

Системность: Планирование должно охватывать все аспекты деятельности ресторана, взаимосвязывая их между собой.

Комплексность: Учёт всех уровней (стратегическое, тактическое, оперативное) и всех функциональных областей (меню, финансы, персонал, маркетинг и т. д.).

Непрерывность: Постоянный мониторинг, анализ и адаптация планов к изменяющимся условиям.

Ресторан, который эффективно планирует, более устойчив к кризисам, более прибылен, способен предложить лучший опыт своим гостям и быстрее адаптироваться к требованиям времени. Планирование – это инвестиция в будущее, которая окупается многократно.

В ресторанном бизнесе, где конкуренция высока, а ожидания гостей постоянно растут, планирование является не роскошью, а необходимостью. Ресторан как объект управления требует постоянного внимания и стратегического подхода. От определения видения и миссии до составления ежедневных графиков работы персонала – каждый элемент планирования играет важную роль в достижении поставленных целей.

Сущность планирования заключается в систематическом, предвидении будущих событий, определении путей достижения желаемых результатов и эффективном использовании доступных ресурсов. Это процесс, который позволяет превратить абстрактные идеи в конкретные действия, а хаотичную деятельность – в стройную и успешную систему. Рестораны, которые осваивают искусство планирования, получают конкурентное преимущество, обеспечивают своё долгосрочное развитие и, самое главное, дарят своим гостям неповторимый опыт, за которым они будут возвращаться снова и снова.