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Das Handelsregister wird durch die Gerichte geführt (§ 8 I HGB), sachlich zuständig sind die Amtsgerichte (§§ 23a I Nr. 2, II Nr. 3 GVG, 374 Nr. 1 FamFG). Funktionell zuständig ist gemäß § 3 Nr. 2 d) RPflG der Rechtspfleger.

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Die Eintragung erfolgt – mit wenigen Ausnahmen (wie z. B. § 31 InsO) – nur auf vorherige Anmeldung, die immer Verfahrenshandlung (§ 25 FamFG) ist, aber nach h.M. eine Doppelnatur hat, wenn sie materiell-rechtliche Wirkung besitzt (z. B. §§ 2 S. 2, 3, 3 II HGB).[6] Dabei ist die Form der §§ 11, 12 HGB zu beachten. Handelt es sich um eine eintragungspflichtige Tatsache (s. dazu Rn. 124), nimmt der zur Anmeldung Verpflichtete die Anmeldung aber nicht vor, so kann die Eintragung nicht einfach von Amts wegen vorgenommen werden. Um die notwendige Anmeldung zu erreichen, existiert sowohl ein öffentlich-rechtlicher wie ein privatrechtlicher Weg: Öffentlich-rechtlich kann das Registergericht durch das Beugemittel des Zwangsgelds (bis zu € 5.000) zur Anmeldung anhalten, § 14 HGB. Daneben besteht unter Umständen privatrechtlich (z. B. aus Vertrag) ein Anspruch auf Anmeldung. In diesem Fall kann der Anspruchsinhaber den Verpflichteten auf Abgabe der entsprechenden Erklärung verklagen, mit Rechtskraft des stattgebenden Urteils gilt diese dann als abgegeben (§ 894 ZPO). Muss die Anmeldung von mehreren vorgenommen werden, bewirkt § 16 I HGB eine Erleichterung: Wird einer von ihnen zur Anmeldung verurteilt, genügt zum Schutz der Übrigen deren Anmeldung; eine derartige Verurteilung muss nicht in Rechtskraft erwachsen sein, es genügt auch eine vorläufig vollstreckbare Verurteilung oder eine einstweilige Verfügung.[7]

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In Fall 7 trifft K die Pflicht, seine Firma, den Ort und die inländische Geschäftsanschrift seiner Handelsniederlassung zur Eintragung im Handelsregister anzumelden, § 29 HGB. Auch wenn es sich um eintragungspflichtige Tatsachen handelt und K daher seine Eintragungspflicht verletzt, darf der Rechtspfleger die Eintragung nicht einfach ex officio erlassen. Vielmehr muss er nach §§ 14 HGB, 388 ff. FamFG vorgehen. Dementsprechend hat er dem K unter Androhung eines Zwangsgelds aufzugeben, innerhalb einer bestimmten Frist seiner Antragsverpflichtung nachzukommen (§ 388 I FamFG). Wird K dem innerhalb der gesetzten Frist nicht gerecht und hat er innerhalb dieser auch keinen Einspruch erhoben, ist das angedrohte Zwangsgeld bei gleichzeitiger Wiederholung der Aufforderung nach § 388 I FamFG festzusetzen (§ 389 I FamFG). Kommt K seiner Pflicht dann immer noch nicht nach, ist wiederholt so zu verfahren, § 389 III FamFG.

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Vor der Eintragung prüft das Registergericht sowohl die förmlichen (z. B. Zuständigkeit, Wahrung der Form des § 12 HGB) wie die materiell-rechtlichen Eintragungsvoraussetzungen.[8] Der Prüfungsumfang des Registergerichts ist dabei zum Teil gesetzlich in verschiedener Weise beschränkt (z. B. §§ 18 II 2 HGB, 9c II GmbHG). Hat das Registergericht begründete Bedenken gegen die Richtigkeit der vorgebrachten Tatsachen, so hat es diese angesichts seiner Amtsermittlungspflicht (§ 26 FamFG) nachzuprüfen;[9] unabhängig davon hat es zu prüfen, ob die vorgebrachten Tatsachen in rechtlicher Hinsicht die begehrte Eintragung rechtfertigen (z. B. ob der abgeschlossene Gesellschaftsvertrag wirksam zustandekam).[10] Stimmen die vom Anmeldenden vorgebrachten Tatsachen nicht oder tragen sie nicht die Eintragung, so hat das Registergericht die Eintragung abzulehnen. Anderenfalls hat es die Eintragung vorzunehmen, ein Ermessen besteht insoweit nicht.

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Wirksam wird die Eintragung unter den Voraussetzungen des § 8a HGB. Es ist zwischen nur deklaratorisch und konstitutiv wirkenden Eintragungen zu unterscheiden: Erstere bezeugen lediglich Vorgänge, die außerhalb des Registers vollendet wurden, also in der „richtigen Welt“ bereits rechtlich existieren (z. B. Eintragung eines Istkaufmanns im Handelsregister, §§ 1 II, 29 HGB). Letztere hingegen bedürfen zu ihrer rechtlichen Vollendung der konstitutiven, also rechtsbegründend wirkenden Eintragung (z. B. Eintragung eines Kannkaufmanns, der erst dadurch Kaufmann i. S. d. HGB wird, § 2 HGB).[11]

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In einem letzten Schritt hat das Registergericht die Eintragung schließlich in bestimmten elektronischen Informations- und Kommunikationssystemen (vor allem www.handelsregisterbekanntmachungen.de) bekanntzumachen, § 10 HGB.

§ 3 Handels- und Unternehmensregister, §§ 8-16 HGB › C. Publizität des Handelsregisters, § 15 HGB