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Voraussetzung für das Eingreifen des § 3 kann zunächst sein, dass die öffentliche Stelle schlicht im Rahmen ihrer Zuständigkeit tätig wird und dabei personenbezogene Daten verarbeiten muss. Damit stellt sich § 3 als relativ unspezifische Ermächtigungsnorm für die Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Insoweit ist nachvollziehbar, dass die Gesetzesbegründung die Norm als „eine subsidiäre, allgemeine Rechtsgrundlage für Datenverarbeitungen mit geringer Eingriffsintensität in die Rechte der betroffenen Person“[239] bezeichnet. Damit ist zugleich davon auszugehen, dass von spezifischeren Ermächtigungsnormen für Datenverarbeitungen höherer Intensität eine höhere Regelungsdichte hinsichtlich der Eingriffsvoraussetzungen zu verlangen ist.

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Ein Korrektiv ergibt sich aus § 3 neben dem Merkmal der Erforderlichkeit insoweit, als hierdurch nicht jede Form der Datenverarbeitung legitimiert wird, sondern nur solche Vorgänge erfasst sind, die in der Zuständigkeit der betreffenden Stelle liegen. Damit ergibt sich die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung nicht bereits aus der Eigenschaft des Verantwortlichen als öffentliche Stelle, hinzutreten muss vielmehr ein Tätigwerden im Einklang mit der Zuständigkeitsordnung. Damit ist zugleich die Rechtmäßigkeit der Aufgabenerfüllung verlangt, was sich aber bereits aus der Bindung der Verwaltung an Recht und Gesetz ergibt.[240]

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Wie nach Art. 6 Abs. 3 kann die Zuständigkeit durch Recht gleich welchen Ranges begründet werden. Die Zuständigkeitszuweisung kann auf Gesetzes-, Verordnungs- oder Satzungsrecht beruhen. Auch müssen die Vorschriften hinreichend transparent insbesondere bezogen auf den Zweck der Datenverarbeitung ausgestaltet sein.