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Der Erforderlichkeitsgrundsatz war bereits Gegenstand des § 13 Abs. 1 BDSG a.F. Die Bindung an die Erforderlichkeit der Datenerhebung besagt, dass auch öffentliche Stellen nur diejenigen Daten verarbeiten dürfen, die für die Aufgabenerfüllung vonnöten sind. Erforderlich ist damit nur die Verarbeitung derjenigen Daten, ohne deren Kenntnis die öffentliche Stelle die gestellte Aufgabe nicht vollständig, rechtmäßig oder in angemessener Zeit erfüllen könnte.[241]

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Die Bindung an die Erforderlichkeit kann aber auch bedeuten, dass eine Datenerhebung, die für die Aufgabenerfüllung grundsätzlich notwendig sein mag, am vorrangigen Persönlichkeitsrecht des Betroffenen scheitern kann.[242] Insoweit hat auch bei einer Datenverarbeitung im Rahmen der Zuständigkeitsordnung stets eine Abwägung zwischen dem öffentlichen Interesse an der Datenverarbeitung und den schutzwürdigen Belangen des Betroffenen i.S. e. Verhältnismäßigkeitsprüfung zu erfolgen.[243]

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Durch die Bindung an das Erfordernis der Erforderlichkeit ist regelmäßig auch eine Datenerhebung gleichsam auf Vorrat unzulässig, mag die Datenerhebung auch im Rahmen der Zuständigkeit erfolgen und mögen die Daten auch zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden können.[244]

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Das Merkmal der Erforderlichkeit ist ein unbestimmter Rechtsbegriff, der in jedem Fall der Konkretisierung im Einzelfall bedarf.