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In den Verhandlungen über Fragen der Ausstattung der Professur, die zumindest an Universitäten in aller Regel mit der Hochschulleitung in Begleitung des Dekans geführt werden, hängt vieles von den Umständen des Einzelfalles ab. Maßgeblich dafür, ob ein exponiertes oder aber nur ein bescheidenes Ausstattungsangebot offeriert wird, sind neben der Überzeugungskraft des Forschungs- und Lehrkonzepts nicht nur fiskalische Zwänge, sondern Fachspezifika, das „Standing“ des Rufinhabers und schließlich auch der Hochschulort. In der Praxis wird man sich als Rufinhaber klar vor Augen führen müssen, dass man sich im Falle einer Erstberufung – insbesondere dann, wenn ansonsten die Arbeitslosigkeit droht – nicht so offensiv verhalten können wird wie ein Rufinhaber, der bereits in einem Lebenszeitbeamtenverhältnis als Universitätsprofessor, gegebenenfalls der Besoldungsgruppen C 4 oder W 3, steht. Manche „Verhandlungen“ in Erstberufungs-Konstellationen, insbesondere bei der Besetzung von Juniorprofessuren oder von W 2-Professuren, verdienen infolgedessen auch kaum ihren Namen. Dies gilt auch bei Verhandlungen an Fach- und an Kunsthochschulen, wenngleich nicht übersehen werden darf, dass es auch in diesem Segment immer häufiger zu „echten“, d.h. substantiellen Verhandlungen kommt. Alles andere wäre auch inkonsistent, wenn es sich beispielsweise um eine Fachhochschule handelt, die sich als „forschungsstark“ bezeichnet oder gar nach einem eigenständigen Promotionsrecht in „forschungsstarken“ Bereichen strebt.[168] In prinzipieller Hinsicht wird häufig lediglich ein Ausstattungs-Status Quo „offeriert“, der in den Geisteswissenschaften auch gegen Null tendieren kann. Auch wird die Bitte um einen Gesprächstermin mit der Hochschulleitung vereinzelt abschlägig beschieden mit dem Hinweis darauf, „es gäbe nichts zu verhandeln“.[169] Auch und gerade in diesen Fällen empfiehlt es sich, die speziellen Beratungsangebote des Deutschen Hochschulverbandes in Anspruch zu nehmen. Durchschnittswerte in puncto Ausstattung veröffentlicht seit einigen Jahren ebenfalls der Deutsche Hochschulverband.[170]

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Aus Sicht des Rufinhabers kommt es vornehmlich darauf an, über die zu verhandelnden Ausstattungsmerkmale schriftliche und möglichst verbindliche Zusagen zu erhalten. Diese Zusagen sollten die räumliche Unterbringung, die Zahl und die vergütungs- bzw. besoldungsmäßige Eingruppierung der wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Mitarbeiter, die Investitionsmittel und die zukünftig zu erwartenden jährlichen (laufenden) Mittel umfassen. Regelmäßig stehen dabei die Ausstattungszusagen unter dem Vorbehalt der Zuweisung entsprechender Mittel durch den Haushaltsgesetzgeber.[171] Gleichwohl sind sie nach herrschender Meinung öffentlich-rechtliche Verträge[172], die zu erfüllen sind. In juristischer Hinsicht ist es idealtypisch, über die erzielten Ergebnisse einen von beiden Seiten zu unterzeichnenden Vertrag abzuschließen[173], der Praxis entspricht dies freilich häufig nicht. In aller Regel sind die Universitätskanzler nur bereit, in einem „Ausstattungsprotokoll“ die Essentialia der Verhandlungen festzuhalten. Wegen der weiteren Einzelheiten kann auf die Ausführungen von Möller verwiesen werden.[174]

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Zu unterscheiden sind verbindliche Ausstattungszusagen von sog. Bemühenszusagen, Inaussichtstellungen und Bedarfsanerkennungen. Rechtlich ist in den beiden erstgenannten Fällen lediglich eine Bemühung geschuldet, nicht aber der in Aussicht gestellte Erfolg. Auch die Bedarfsanerkennung vermittelt keinen einklagbaren Ausstattungsanspruch.

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Über den allgemeinen Haushaltsvorbehalt hinausgehende Einschränkungen der Ausstattungszusagen, wie beispielsweise der Vorbehalt der universitätsinternen Umschichtung der zugewiesenen Mittel, sollte der Rufinhaber nach Möglichkeit nicht akzeptieren. Dies gilt umso mehr, als auf der Grundlage einer entsprechenden Vereinbarung der Kultusministerkonferenz[175] und dementsprechender rechtlicher Vorgaben in den meisten Landeshochschulgesetzen[176] die Ausstattung nur noch befristet – in der Regel für maximal fünf Jahre – gewährt werden soll. In derartigen Fällen kann es empfehlenswert sein, zwischen einer in der Ausstattungszusage fixierten Grundausstattung[177], die unbefristet gewährleistet wird, und darüber hinausgehenden Ausstattungsmerkmalen zu differenzieren, um auf diesem Wege die genannte Befristung in ihren praktischen Konsequenzen zu relativieren. Eine Alternative hierzu ist die verbindliche Festlegung definierter Erfolgskriterien, bei deren Eintritt die zugesagte Ausstattung jenseits des ersten Fristablaufs verstetigt bzw. verlängert wird (Ziel- und Leistungsvereinbarung).[178]

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Empfehlenswert ist es für den Rufinhaber, sich regelmäßig vor Aufnahme der eigentlichen Ausstattungsverhandlungen einen exakten Überblick über den Institutsetat und die zur Verfügung stehenden Mittel zu verschaffen. Im Übrigen kann es mangels normativer Grundlagen für die Ausstattung einzelner Professuren von Nutzen sein, sich darüber zu informieren, wie vergleichbare Professuren ausgestattet sind. Hilfreich ist es ferner, vor den eigentlichen Verhandlungen ein mit dem Fachbereich abgestimmtes schriftliches „Programm“ zu entwickeln, in dem prägnant dargelegt wird, welche Schwerpunkte in Forschung und Lehre gesetzt werden sollen. Mittels dieses Ansatzes kann dem Verhandlungspartner plausibel eine Vorstellung über die gewünschte Ausstattung vermittelt werden (sog. Konzeptionspapier). Darüber hinaus ist heute ein hoher Informationsgrad über die Spezifika der Verhandlungspartner und deren institutionelle Desiderate und Ziele eine „conditio sine qua non“ für erfolgreiche Berufungsverhandlungen.

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Bereits die Ausstattungsverhandlungen können sich über unterschiedlich lang bemessene Zeiträume hinweg erstrecken. Freilich kann die Hochschule unter knapper Fristsetzung mitteilen, dass eine weitere Verbesserung der unterbreiteten Angebote nicht mehr möglich sei. Wird der Rufinhaber gebeten, innerhalb der gesetzten Frist verbindlich mitzuteilen, ob er den Ruf annehmen werde, ist nicht nur regelmäßig der Verhandlungsspielraum ausgeschöpft; auch juristisch ist eine derartige Fristsetzung relevant: Bei fruchtlosem Verstreichen der Frist droht ein Rufentzug. Einige Bundesländer/Hochschulen fixieren bereits in den Ruferteilungsschreiben, sich an den Ruf nur für eine bestimmte Zeit gebunden zu sehen.[179] Aktuell ist davon auszugehen, dass ca. zwei Drittel aller Berufungsverhandlungen in einem Zeitraum von bis zu drei Monaten abgeschlossen sind.[180]

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Im Rahmen der stärkeren Finanzautonomie der Fakultäten zeichnet sich in den letzten Jahren ab, die Ausstattungsverhandlungen immer häufiger auf die Ebene der Fakultät resp. des Fachbereichs zu verlagern. Insbesondere bei W 2-Erstberufungen werden die finalen Ausstattungsangebote insofern teilweise nicht von der Hochschulleitung, sondern vom Dekan erteilt. Nur als defizitär ist vielerorts die „Berufungsverhandlungskultur“ gegenüber Juniorprofessuren zu bezeichnen. Hier fehlt es noch immer an „eingeübten Standards“: Desiderate in puncto Ausstattung werden häufig auf die Institutsebene abgewälzt.

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Auch an Fachhochschulen und anderen Hochschultypen sind individuelle Ausstattungsverhandlungen nicht a priori ausgeschlossen. Insbesondere an „forschungsstarken“ Fachhochschulen entwickelt sich allmählich – wie bereits erwähnt – eine entsprechende „Verhandlungskultur“.