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Nach Zustimmung durch den Investor beginnt die eigentliche Marktsondierung, die ein hohes Maß an Dokumentation erfordert. Der Offenlegende hat für jede Marktsondierung eine eigene „Sounding-Liste“ zu verwalten. Diese muss die Namen aller natürlichen und juristischen Personen enthalten, gegenüber denen im Verlauf der Marktsondierung Informationen offengelegt wurden, Datum und Uhrzeit einer jeden Offenlegung, die im Verlauf der Marktsondierung stattgefunden hat, sowie die für die Zwecke der Marktsondierung verwendeten Kontaktangaben der Personen, die die Marktsondierung erhalten haben. Zudem muss jede einzelne Informationsübermittlung dokumentiert werden. Aus praktischer Sicht ist empfehlenswert, Telefonkonferenzen oder Meetings aufzuzeichnen, um die lückenlose Dokumentation zu gewährleisten. Sofern nicht aufgezeichnet wird, sollten schriftliche/elektronische Protokolle angefertigt werden, die sowohl vom Offenlegenden als auch vom Investor unterzeichnet werden sollten. Ist eine Einigung über den Inhalt eines Protokolls nicht innerhalb von fünf Arbeitstagen möglich, ist der Offenlegende verpflichtet, sowohl eine von ihm unterzeichnete Fassung der schriftlichen/elektronischen Protokolle als auch eine von dem Investor unterzeichnete Fassung zu den Aufzeichnungen zu nehmen. Erhält er vom Investor keine solche Fassung, so nimmt er lediglich die von ihm unterzeichnete Fassung in seine Dokumentation auf. Bei einer schriftlichen Kontaktaufnahme bzw. einer Kontaktaufnahme per E-Mail sind Kopien des Schrift- oder E-Mailverkehrs aufzubewahren.

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Sämtliche Unterlagen sind gem. Art. 11 Abs. 8 MAR fünf Jahre lang in elektronischer Form auf einem dauerhaften Datenträger zu speichern und bei Bedarf der BaFin zu übermitteln. Auch vom Investor wird eine umfangreiche Dokumentation aller Verfahrensschritte und Kommunikationen für fünf Jahre verlangt. Es ist erforderlich, eine Liste der Personen in chronologischer Reihenfolge zu erstellen, die mit den bei der Sondierung vermittelten Informationen in Kontakt gekommen sind. Dies gewährleistet ein möglichst sicheres Marktumfeld, da etwaiger Missbrauch zurückverfolgt und sanktioniert werden kann.