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Zur Gewährleistung der notwendigen Grundregeln in Bezug auf die Kommunikation betreffend die bevorstehende Maßnahme (Börsengang oder Kapitalerhöhung) hat sich die Erstellung sogenannter „Publizitäts-Richtlinien“ (im englischen „Publicity Guidelines“) jedenfalls bei größeren Transaktionen durchgesetzt.[39] Sinn ist es, bereits in der Planungs- und Vorbereitungsphase den Vorständen und Mitarbeitern des Emittenten, den emissionsbegleitenden Banken, Corporate Finance- und Investor Relations-Beratern und den involvierten Aktionären Richtlinien über die bei der Kommunikation zu beachtenden Grundsätze an die Hand zu geben. Gerade, wenn neben auf den Kapitalmarkt spezialisierten IR-/PR-Agenturen interne PR-Abteilungen und/oder externe PR-Agenturen für das operative Geschäft beteiligt sind, ist dies zu empfehlen. Publizitäts-Richtlinien erfassen diejenige Kommunikation, die im Zusammenhang mit dem Angebot steht oder sich auf dieses bezieht (z.B.: Werbeanzeige in der Zeitung über den bevorstehenden Börsengang), die Auswirkungen auf die Beurteilung des Emittenten oder die Entscheidung der Investoren haben kann (z.B.: Veröffentlichung von Finanzinformationen oder Prognoseangaben im Vorfeld des Börsengangs) oder die die Wirkung haben könnte, den Markt für die Aktien zu beeinflussen oder das Interesse am Angebot zu fördern (z.B.: Journalisteninterviews im Zusammenhang mit dem Börsengang).

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Als Grundsatz ist in diesen Richtlinien festgelegt: Die Gesellschaft sollte vor der Veröffentlichung eines Prospektes weder über ihre Internetseite noch über andere Medien Werbeaussagen für die anzubietenden Wertpapiere oder andere Aussagen, die als Bemühung um Kaufangebote durch Investoren angesehen werden könnten, verbreiten oder zugänglich machen, mit Ausnahme allgemeiner Hinweise auf das beabsichtigte öffentliche Angebot. Die gleiche Beschränkung betrifft Informationen im Hinblick auf das beabsichtigte Angebot, wie z.B. Informationen über den Verkaufspreis. Darüber hinaus sollten allgemeine Informationen über die Gesellschaft oder Informationen, die auf die beabsichtigte Ausgabe von Wertpapieren verweisen, nicht mit einem Angebot verbunden werden, weiter gehende Informationen über die Wertpapiere der Gesellschaft an interessierte Anleger zu versenden. Des Weiteren enthalten entsprechende Publizitäts-Richtlinien Hinweise auf Disclaimer-Formulierungen sowie dazu wann und wo diese bei Werbung, im Internet und auf Roadshow-Materialien einzusetzen sind. Auch die Grundsätze des § 15 WpPG (Art. 22 ProspektVO; vgl. dazu Rn. 75 ff.) werden beschrieben.

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Auf der anderen Seite geht das Vorgehen mancher Berater zu weit, wenn nämlich der Geschäftsleitung quasi ein Maulkorb auferlegt wird und jegliche schriftliche und mündliche Aussage über das Unternehmen nur nach vorheriger Prüfung durch die Rechtsberater in Wortlautübereinstimmung mit dem Prospekt getätigt werden kann. Die Leitlinien der Kommunikation sind abzustimmen, es muss aber nicht jedes Detail, das öffentlich geäußert wird, eins zu eins mit dem übereinstimmen, was später im Prospekt stehen soll. Der Prospekt muss nur die wesentlichen Informationen enthalten, Zusatzinformationen können erteilt werden, und ein verständiger Investor wird auch unterschiedliche Arten der Formulierungen ein und desselben Sachverhalts verstehen können und müssen.