Читать книгу AI-революция 1-2-8. Как умные помощники с искусственным интеллектом меняют нашу жизнь, работу, бизнес и как не упустить свой шанс - - Страница 23

Согласно проведенному Институтом проектного менеджмента (PMI) глобальному опросу по управлению проектами за 2023 год:

• 21% респондентов заявили, что уже используют искусственный интеллект при управлении проектами.

• 82% руководителей высшего звена считают, что AI окажет влияние на практику реализации проектов в их организациях в ближайшие пять лет.

• 91% участников другого опроса PMI ответили, что AI окажет по крайней мере умеренное влияние на профессию.

• 58% ожидают значительного или трансформирующего влияния [102].

Основные области, где искусственный интеллект может быть полезен на сегодня:

• Автоматизация – AI может выполнять задачи низкой сложности (создание отчетов, анализ документов, обобщение заметок совещаний и т. п.), где не требуется высокой квалификации руководителя проекта для оценки и проверки результатов.

• Помощь – Использование AI для первичного анализа под дальнейшую экспертную проверку (например, создание первого черновика SWOT-анализа, предложения по оптимизации объема работ или анализу рисков).

• Усиление – Расширение текущих возможностей менеджера проектов для выполнения более сложных и стратегических задач, опираясь на сервис AI для получения информации, рекомендаций, уточнений и разных вариантов путем множественного взаимодействия с нейросетью.

Ведущая на рынке управления проектами группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» создала первую российскую систему профессионального проектного менеджмента «ПМ Форсайт», в которую встроены AI-ассистенты – нейропомощники. Это комплексное решение автоматизации процессов управления проектами, программами и портфелями проектов, объединяющее информационную систему с методологией и технологией внедрения в сочетании с подготовкой компетентного персонала в организации заказчика [103].

Нейропомощники в «ПМ Форсайт» способны:

• Консультировать пользователей по вопросам работы в ИСУП, сняв нагрузку со специалистов техподдержки информационной системы управления проектами и проектного офиса.

• В качестве методолога проконсультировать по утвержденной в организации нормативно-регламентной документации и провести анализ качества управленческих документов.

• Помочь в оценке «здоровья» проектов, своевременно выявив потенциальные проблемы на основе косвенных признаков и накопленных знаний, и в исправлении ситуации.

• Помогать с календарным планированием – генерацией структурных декомпозиций, календарных планов работ и ведением их реестра.

• Осуществлять поддержку контрактной работы, консультируя участников проекта по процессам контрактации и приемки результатов, закрытия этапов и госконтрактов.

• Работать специалистом по рискам, помогая с ведением реестра типовых рисков, их выявлением и оценкой, анализом влияния рисков на проект и выработкой мер реагирования и воздействия.

• Делать авторасшифровку и черновик протокола проектных совещаний, проверять протоколы на соответствие шаблонам и вести поиск по текстам с совещаний.

• Помогать в разработке проектных инициатив, устава, паспорта и др. документов, проверять документацию на соответствие требованиям, оценивать ее полноту, структурность и связанность [103].

При этом AI-ассистенты в системе «ПМ Форсайт» могут выступать в качестве консультанта или секретаря:

• Нейропомощник-консультант – в этой роли он выполнит только то, о чем вы его попросите.

• Нейропомощник-секретарь – в такой роли вам не потребуется ни о чем просить отдельно – он делает все сам, достаточно просто включить эту функцию [104].

В качестве секретаря такой AI-ассистент будет:

• Автоматически брать информацию из системы, составляя понятный план действий, и вести вас в течение дня, недели, месяца.

• Вовремя напоминать вам, с какого сотрудника что спросить и к какому совещанию что подготовить.

• Помимо плана на день, персональный нейропомощник подсветит приоритеты и сообщит о нерешенных проблемах и задачах, исходя из данных в информационной системе для вашей роли в проекте: контрольных точках, поручениях, совещаниях, действиях, которые вы должны выполнить [104].

Другой пример – цифровой помощник, впервые запущенный в декабре 2021 года российским разработчиком платформы для управления портфелем проектов и развитием бизнеса ADVANTA. AI-ассистент призван содействовать упрощению и ускорению рутинных процессов для всех участников проектной деятельности – топ-менеджеров, руководителя проектного офиса, руководителей и команд проектов [105].

Для контроля топ-менеджером ситуации и принятия решений по проектам цифровой помощник может:

• Автоматически или по запросу прислать отчет о статусе портфеля проектов.

• Сообщить об отклонениях по ключевым проектам.

• Предоставить информацию по конкретному проекту с анализом риска срыва сроков [105].

Хорошим примером применения возможностей искусственного интеллекта в сфере предиктивной аналитики и проактивного управления проектами является AI Project Manager на базе сервиса быстрорастущего зарубежного стартапа Motion. Цифровой менеджер проектов помогает выполнять работу на 90% быстрее, что позволяет экономнее расходовать самый главный ресурс – время.

AI Project Manager:

• Автоматически расставляет приоритеты и генерирует оптимальный план проекта, назначая задачи нужным людям в нужное время в зависимости от их загруженности.

• Отслеживает прогресс по задачам и сопоставляет рабочую нагрузку по проектам и задачам с доступными ресурсами команды, контролируя, что у вовлеченных в работу будет достаточно возможностей для завершения всех задач в срок.

• Поддерживает актуальность проектного плана и автоматически перераспределяет задачи при необходимости.

• Заранее прогнозирует возможный сдвиг сроков на несколько недель вперед и динамически корректирует графики при изменении ситуации.

• Обеспечивает кросс-функциональную прозрачность и подотчетность всех проектов и снижает уровень стресса у участников проектов [106].

В результате:

• Проекты выполняются в среднем на 32% быстрее – благодаря устранению простоев между завершенной задачей и следующей и пауз на перепланирование.

• Руководитель экономит до 10 часов в неделю на планировании проектов, а члены проектных команд – до 5 часов на планерках и совещаниях по планированию.

• Точное знание даты завершения проекта, без внезапных новостей «в последнюю минуту» о срыве сроков.

• Рабочая нагрузка сотрудников сбалансирована, проект выполняется без авралов и перегрузки членов команды непосильным объемом работы.

• Мониторинг и аналитика, выявление узких мест и оптимальное использование ресурсов в проектах позволяют повысить эффективность бизнеса до 50% [106].