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Der Verschmelzungsbeschluss kann nach Abs 1 S 2 nur in einer Versammlung der Anteilsinhaber gefasst werden. Die Regelung ist zwingend. Es besteht also Versammlungszwang (umwandlungsrechtlicher Versammlungszwang, vgl Schöne/Arens WM 2012, 381). Schriftliche Beschlussfassung oder Beschlussfassungen auf andere Art und Weise sind nicht zulässig (Heckschen in Widmann/Mayer, § 13 Rn 2; Drygala in Lutter, § 13 Rn 9; Stratz in Schmitt/Hörtnagl/Stratz, § 13 Rn 14; Gehling in Semler/Stengel, § 13 Rn 14). Für die AG sind allerdings nach § 118 Abs 1 S 2 und Abs 2 AktG die schriftliche Stimmabgabe oder die Abstimmung im Wege elektronischer Kommunikation – jeweils ohne Teilnahme an der Hauptversammlung – möglich (vgl dazu Schöne/Arens WM 2012, 381). Auf andere Rechtsformen lässt sich diese Art der Stimmabgabe mangels gesetzlicher Grundlagen nicht übertragen.

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Einberufung und Vorbereitung der Versammlungen der Anteilsinhaber sind im UmwG nur unvollständig geregelt. Dies gilt sowohl für die Einberufung als auch für die Informationen, die den Anteilsinhabern vor der Versammlung zu geben sind.

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Ausgangspunkt und Grundlage für die Einberufung der Anteilsinhaberversammlungen und der den Anteilsinhabern vorab zu gewährenden Informationen sind die gesetzlichen, gesellschaftsvertraglichen oder satzungsmäßigen Regelungen für die einzelnen Rechtsformen und Gesellschaften (vgl hierzu die überblicksmäßige Darstellung bei Heckschen in Widmann/Mayer, § 13 Rn 8 ff). Das UmwG trifft ergänzend zu diesen allg Bestimmungen rechtsformspezifische Regelungen, die in erster Linie die den Anteilsinhabern zu gewährenden Vorab-Informationen sowie die auszulegenden Unterlagen zum Gegenstand haben. Weiter werden im Hinblick auf Informationen der Anteilsinhaber Regelungen über die in den Anteilseignerversammlungen zu gebenden Erläuterungen getroffen.

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Die allg gesetzlichen, gesellschaftsvertraglichen oder satzungsmäßigen Bestimmungen sind vor allem heranzuziehen für die Einladung der Anteilsinhaber zu den Versammlungen, nämlich für Form, Frist und Inhalt der Einladung. Dies gilt auch für die Angaben, die zu der vorgesehenen Tagesordnung zu machen sind. Danach gilt für alle Rechtsformen, dass in der Einberufung die Beschlussfassung über die Verschmelzung als Gegenstand der Tagesordnung anzugeben ist. Hierbei ist die Einladung so abzufassen, dass die Anteilsinhaber ihr den konkreten Beschlussgegenstand entnehmen können und überdies zu einer angemessenen Vorbereitung auf die Beschlussfassung in der Lage sind (Drygala in Lutter, § 13 Rn 5 mwN).

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Der Text des Beschlussvorschlags ist lediglich für die AG und die KGaA nach § 124 AktG zwingend in der Einladung anzugeben. Für alle übrigen Rechtsformen gilt dies nur dann, wenn ein ausformulierter Beschlussvorschlag durch Gesellschaftsvertrag oder Satzung vorgeschrieben ist. Andernfalls reicht eine Umschreibung des Beschlussgegenstands aus. Dabei muss der Gesellschaftsvertrag bzw die Satzung die Ausformulierung eines Beschlussvorschlages in der Tagesordnung für den Fall der Verschmelzung (oder allg für den Fall einer Umw nach dem UmwG oder ganz generell für sämtliche Punkte einer Tagesordnung) konkret vorschreiben. Eine Ausformulierung ist allerdings auch bereits dann erforderlich, wenn der Gesellschaftsvertrag konkrete Beschlussvorschläge für Satzungsänderungen oder für eine Auflösung verlangt. Zwar sind Verschmelzung und Satzungsänderung bzw Auflösung qualitativ verschieden. Sie sind jedoch für die beteiligten Rechtsträger von vergleichbarem Gewicht (Grunewald in Lutter, § 65 Rn 6; Drygala in Lutter, § 13 Rn 5; Diekmann in Semler/Stengel, § 65 Rn 14). Die Vertragspraxis wird in Zweifelsfällen aus Vorsichtsgründen ohnehin die strengsten Voraussetzungen für die Einberufung, die nach Gesellschaftsvertrag oder Satzung gestellt werden, einhalten, um keine Anfechtungsrisiken zu provozieren.

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Die rechtsformspezifischen Regelungen des UmwG für die Vorab-Informationen betreffen in erster Linie die ab Einberufung der Versammlungen der Anteilsinhaber auszulegenden und den Anteilsinhabern auf Verlangen zu übersendenden Unterlagen (zu möglichen Informationsmängeln Sinewe DB 2001, 690 und Weißhaupt ZIP 2005, 1766. Generell zum Recht der Hauptversammlung Priester DNotZ 2006, 403). Je nach Rechtsform sind dies insbes der Verschmelzungsvertrag oder sein Entwurf (nach §§ 42, 47, 63 Abs 1 Nr 1), der Verschmelzungsbericht (nach §§ 42, 47, 63 Abs 1 Nr 4), der Verschmelzungsprüfungsbericht (nach §§ 63 Abs 1 Nr 5), die Jahresabschlüsse und Lageberichte der an der Verschmelzung beteiligten Rechtsträger für die letzten drei Geschäftsjahre (nach §§ 63 Abs 1 Nr 2, 49 Abs 2) sowie – für AG oder KGaA – eine ggf zu erstellende Zwischenbilanz (§ 63 Abs 1 Nr 3).

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Die für sog Vollversammlungen geltenden gesellschaftsrechtlichen Grundsätze sind auch für Anteilseignerversammlungen anwendbar, in denen ein Verschmelzungsbeschluss gefasst wird (Drygala in Lutter, § 13 Rn 6). Die Grundsätze für Vollversammlungen sind auf alle Rechtsformen anwendbar. Sind demnach alle Anteilsinhaber in einer Anteilsinhaberversammlung erschienen oder vertreten und widerspricht kein Anteilsinhaber einer Beschlussfassung, so kann der Verschmelzungsbeschluss unter Verzicht auf die Einhaltung aller Formen und Fristen für die Einberufung gefasst werden. Zu den verzichtbaren Formalien gehören auch die den Anteilsinhabern zu gewährenden Vorab-Informationen. Verzichten die Anteilsinhaber zugleich in notariell beurkundeter Form nach § 16 Abs 2 S 2 auf die Klage gegen die Wirksamkeit des Verschmelzungsbeschlusses, kann die Verschmelzung ohne Abwarten des Ablaufs der Klagefrist zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden. Wegen des Klageverzichts kann das Registergericht die Verschmelzung dann unverzüglich eintragen. Das Verschmelzungsverfahren lässt sich auf diese Weise erheblich beschleunigen.