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Die Formvorschrift in S. 2 und 3 gilt für Informationspflichten, die keinen Antrag voraussetzen. Soweit ein Antrag erforderlich ist, wird die Regelung jedenfalls teilweise von der Spezialregelung in Abs. 3 S. 4 überlagert[59].

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Gemäß S. 2 sind die Informationen „schriftlich oder in anderer Form“ zu erteilen. Es gelten die §§ 126 ff. BGB entsprechend[60]. Damit ist kein Vorrang einer bestimmten Form gemeint. Dem Verantwortlichen wird vielmehr ein Wahlrecht eingeräumt, in welcher Form er Informationen übermitteln will[61]. Die gewählte Form muss lediglich eine hinreichende Möglichkeit der Kenntnisnahme vermitteln[62].

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„Gegebenenfalls“ ist auch eine elektronische Informationserteilung möglich. Diese etwas missverständliche Formulierung beinhaltet jedoch keinen Vorrang der Schriftform[63]. Dies ergibt sich aus ErwG 58 (S. 2 und 3), wonach die Information elektronisch erteilt werden kann. Explizit als Beispiel benannt ist die Veröffentlichung auf einer Webseite. Die elektronische Form steht somit neben der Schriftform und kann von dem Verantwortlichen frei gewählt werden. In Bezug auf Websites ist zudem die Verwendung von mehrschichtigen Datenschutzerklärungen möglich, um für die betroffenen Personen die bereitzustellenden Informationen möglichst verständlich aufzubereiten.[64] Außerdem sollten zusätzliche Mittel berücksichtigt werden, sofern das Gerät, welches die personenbezogenen Daten umfasst, nicht über einen Bildschirm verfügt. Hier könnten etwa die Angabe eines QR-Codes oder der Internet-Adresse in Betracht gezogen werden, unter der man die Datenschutzerklärung auffinden kann.[65] Die Art.-29-Datenschutzgruppe weist ausdrücklich auf die Möglichkeit hin, die Information je nach Situation zusätzlich auch mündlich gewähren zu können. In Betracht kommen dürfte etwa bei mündlichen Datenerhebungen, etwa am Telefon, mündlich auf den Umstand der Datenerhebung hinzuweisen, um wegen der Details der Information auf eine Homepage, E-Mail oder auf Anforderung auch eine schriftliche Information zu verweisen.

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Unklar ist, ob und inwieweit die betroffene Person aktiv über Änderungen bei veränderten Datenverarbeitungsprozessen informiert werden muss. Stellt der Verantwortliche bspw. eine Verarbeitungsform ein und ändert dementsprechend die Information auf seiner Webseite, stellt sich die Frage, inwiefern die betroffene Person über diese Änderung informiert werden muss. Auch eine Zweckänderung i.R.v. Art. 6 Abs. 4 kann eine nachträgliche Änderung der Informationen erforderlich machen. Konkrete Vorgaben hierzu macht Abs. 1 nicht, sodass davon ausgegangen werden kann, dass eine aktive Benachrichtigung des Betroffenen nach Art. 12 nicht gefordert ist.

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Eine Einschränkung des Grundsatzes der Formfreiheit enthält indes S. 3. Danach ist die mündliche Form nur auf Verlangen des Betroffenen ausreichend und nur, wenn seine Identifizierung anderweitig erfolgt ist. Der Nachweis der Identität kann dabei auf jede beliebige Weise erfolgen[66]. Die dem Betroffenen eröffnete Möglichkeit, sich eine mündliche Unterrichtung wünschen zu können, geht für den Verantwortlichen jedoch nicht mit der Verpflichtung einher, diese auch tatsächlich vornehmen zu müssen, da der Wortlaut des Art. 12 Abs. 3 S. 1 („kann“) insofern keine Verpflichtung des Verantwortlichen statuiert.[67]

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Die Frage nach dem zulässigen Medienbruch wird von der DS-GVO nicht beantwortet.[68] Lediglich ein leichter Zugang wird an verschiedenen Stellen innerhalb der DS-GVO betont.[69] Die Form einer Übermittlung korreliert daher eng mit den Geboten der Zugänglichkeit und Verständlichkeit sowie dem jeweiligen Kontext der Datenverarbeitung.[70] Eine Einschränkung wäre jedenfalls aber dann geboten, wenn im konkreten Einzelfall nach dem Grundsatz von Treu und Glauben i.S.v. Art. 5 Abs. 1 lit. a DS-GVO ein Medienbruch in der Informationsvermittlung unzumutbar wäre.[71] Dies könnte bspw. dann der Fall sein, wenn dem Betroffenen hierdurch ein erheblicher Mehraufwand entstünde und dieser deshalb von der Wahrnehmung seiner Betroffenenrechte abgeschreckt sein könnte.[72] Die DSK erkennt den Medienbruch an.[73]