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Im Unterschied zur bisherigen Rechtslage[94] muss die Information des Betroffenen bzw. die Versendung von Mitteilungen an diesen nunmehr grundsätzlich unentgeltlich erfolgen. Bisher war es möglich, die tatsächlich entstandenen Kosten von dem Betroffenen einzufordern, auch wenn von dieser Möglichkeit häufig kein Gebrauch gemacht wurde[95]. Insbesondere darf die Bereitstellung von Informationen nicht von einer Zahlung bzw. dem Kauf von Gütern oder Dienstleistungen abhängig gemacht werden.[96] Eigene Aufwendungen, die der Betroffene zur Geltendmachung seiner Rechte tätigt, muss er dagegen selbst tragen.[97]

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Allerdings sieht Abs. 5 von diesem Grundsatz in S. 2 Ausnahmen vor, um missbräuchliche und leichtfertig gestellte Anträge bereits von vornherein zu unterbinden[98]. Informationen nach Art. 13, 14 und 34 bleiben daher für den Betroffenen stets kostenfrei. Im Übrigen sind die Ausnahmen des S. 2 eng auszulegen, damit der Grundsatz der Unentgeltlichkeit wie auch die in Art. 15–22 genannten Rechte des Betroffenen selbst nicht praktisch unterlaufen werden.[99]

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Liegt ein offenkundig unbegründeter oder exzessiver Antrag vor, kann der Verantwortliche entweder ein angemessenes Entgelt verlangen oder sich weigern, aufgrund des Antrages tätig zu werden.

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Offenkundig unbegründet sind Anträge, deren Voraussetzung offensichtlich nicht bestehen[100]. Es muss also für einen verständigen Laien erkennbar sein, dass der Rahmen seiner Betroffenenrechte evident überschritten ist. Dies kann bspw. dann der Fall sein, wenn ein unberechtigter Dritte die Rechte des Betroffenen geltend macht oder der Betroffene die Löschung seiner Daten verlangt, obwohl der Verantwortliche ihm zuvor mitgeteilt hat, dass er keine ihn betreffenden Daten verarbeitet.[101] Die Ausnahme schützt Verantwortliche somit vor unverhältnismäßigem Aufwand, da nach Abs. 4 offensichtlich unbegründete Anträge jedenfalls einer Benachrichtigung bedürfen und somit administrativen Aufwand auslösen können. Bei Erstanträgen wird dies allerdings regelmäßig nicht anzunehmen sein. Ebenso liegt nicht schon ein offensichtlich unbegründeter Antrag vor, wenn der Betroffene sein Anliegen unklar formuliert. Insofern sollten keine zu hohen Anforderungen an die Detailkenntnisse des Betroffenen über den Inhalt der DS-GVO gestellt werden. Unerheblich ist weiterhin, ob der Betroffene seine Rechte geltend macht, ohne dies näher zu begründen, da die DS-GVO keine Begründungspflicht seitens des Betroffenen verlangt.[102]

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Exzessive Anträge umfassen zunächst nach Abs. 5 insbesondere häufige Wiederholungen von Anträgen. Eine Wiederholung allein reicht nicht aus. Dies ergibt sich schon aus ErwG 63 S. 1, wonach dem Betroffenen „ein Auskunftsrecht […] in angemessenen Abständen“ zusteht. Eine Exzessivität wird jedoch dann anzunehmen sein, wenn die Anträge ohne stichhaltigen Grund in so kurz hintereinander geschalteten Zeitintervallen gestellt werden, dass sich die Umstände sowie die rechtlichen Gegebenheiten unmöglich geändert haben können und ein anderer Ausgang daher fernliegend ist. Dann nämlich dient die Antragstellung lediglich der Behinderung des Verantwortlichen und nicht der Geltendmachung der eigenen Rechte. Als Beurteilungsmaßstab kann bspw. die Monatsfrist des Abs. 3 S. 1 herangezogen werden. So dürfte eine rechtsmissbräuchliche Antragstellung jedenfalls dann immer anzunehmen sein, wenn innerhalb dieses Zeitraums gleich mehrfach Anträge gestellt werden[103]. Aus dem Wortlaut „insbesondere“ lässt sich außerdem folgern, dass der Verordnungsgeber abgesehen von der wiederholten Antragsstellung auch weitere Formen von exzessiven Anträgen erfasst sehen möchte[104]. Dies kann etwa dann der Fall sein, wenn der Betroffene einzelne Erfüllungsmodalitäten überspezifisch angibt, bspw. wenn er bei Art. 15 Abs. 1 einen kompletten Ausdruck auf Papier fordert oder im Rahmen des Art. 20 Abs. 1 die singuläre Festlegung auf ein konkretes maschinenlesbares Format verlangt.[105] Auch Anträge, die ersichtlich das Ziel haben, durch ausufernde Informationsbegehren den Geschäftsbetrieb des Verantwortlichen zu stören, können als exzessiv angesehen werden.

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Der Verantwortliche kann bei Vorliegen eines offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Antrags ein angemessenes Entgelt verlangen oder das Tätigwerden gänzlich verweigern. Dem Wortlaut ist dabei kein Vorrang einer Rechtsfolge zu entnehmen. Vielmehr stehen beide Folgen gleichberechtigt nebeneinander, wobei dem Verantwortlichen ein Wahlrecht zukommt[106].

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Verlangt der Verantwortliche ein angemessenes Entgelt für sein Tätigwerden, so hat er hierbei die tatsächlich anfallenden Verwaltungskosten, z.B. Telefongebühren oder Portokosten sowie anteilige Lohn- bzw. Gehaltskosten zu berücksichtigen. Hierdurch wird jedoch aufgrund der weichen Formulierung keine Bindung an die Höhe der Verwaltungskosten[107] (im Sinne einer Obergrenze) erzielt, sondern lediglich eine Orientierung.[108] Das Entgelt darf mithin zu den Kosten nicht außer Verhältnis stehen. Eine Pauschalisierung des Entgelts ist aus Gründen der Verfahrenseffizienz zulässig[109]. Selbstverschuldete Mehrkosten[110] und allgemeine Kostenfaktoren, die lediglich mittelbar auf ein Auskunftsersuchen zurückzuführen sind[111], dürfen dagegen nicht auf den Betroffenen abgewälzt werden.

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Gemäß S. 3 hat der Verantwortliche die Berechtigung seiner Verweigerung oder Entgeltforderung und damit den exzessiven oder offensichtlich unbegründeten Charakter der Anfrage des Betroffenen zu beweisen. Nichts anderes ergibt sich schon aus den allgemeinen Beweislastregeln, weshalb S. 3 als bloßer deklaratorischer Hinweis auf die Rechtslage zu verstehen ist. Im Falle einer exzessiven Antragstellung kann ein solcher Nachweis bspw. dadurch erbracht werden, dass der Verantwortliche alle Anträge des Betroffenen ausreichend dokumentiert hat[112].