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Zur Erleichterung der Rechtswahrnehmung gehört ein effizientes Zeitmanagement beim Verantwortlichen. Daher muss er den Betroffenen über den Stand des Antrags und die geplanten Maßnahmen unterrichten. Dies stellt eine über Art. 13, 14 hinausgehende, eigenständige Informationspflicht dar. Denn ohne Informationspflicht bedürfte es auch keiner Frist, innerhalb derer diese zu erfüllen ist.

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Es handelt sich nicht um eine Pflicht zur Bearbeitung des Antrags binnen einer bestimmten Frist, sondern lediglich um eine Pflicht zur Unterrichtung über die auf den Antrag des Betroffenen hin von dem Verantwortlichen ergriffenen Maßnahmen[83]. Die Bearbeitung oder Abhilfe selbst kann längere Zeit in Anspruch nehmen.

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Die Pflicht zur Unterrichtung ist unverzüglich nach Eingang des Antrags des Betroffenen, spätestens jedoch innerhalb eines Monats zu erfüllen. Zwar kann der europarechtliche Begriff der „unverzüglichen“ Unterrichtung grundsätzlich nicht vom deutschen Recht her interpretiert werden, wird aber im Ergebnis ebenfalls ein Tätigwerden ohne schuldhaftes Zögern erfordern[84]. Zur Fristberechnung kann wiederum auf die allgemeinen Vorschriften der §§ 186 ff. BGB zurückgegriffen werden, wobei der Eingang des Antrags bei dem Verantwortlichen als fristauslösendes Ereignis zu qualifizieren ist, sodass es sich bei der Monatsfrist des Art. 12 Abs. 3 um eine Ereignisfrist handeln dürfte.[85]

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In der Praxis wird es sich jedenfalls in der elektronischen Kommunikation anbieten, mit sog. Ticketsystemen zu arbeiten, bei denen Anfragen betroffener Personen systematisch erfasst werden und diese automatisiert über den weiteren Fortgang der Bearbeitung informiert werden können.

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Die Frist des Abs. 3 S. 1 kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Komplexität umfasst sowohl die rechtliche Prüfung als auch die Aufarbeitung des Sachverhaltes[86]. Demgegenüber sind mit der Anzahl von Anträgen alle bei dem Verantwortlichen eingehenden Anträge gemeint. Der Wortlaut deutet dabei auf die Notwendigkeit eines kumulativen Vorliegens dieser beiden Gründe hin[87]. Da sich jedoch sowohl aus der Komplexität als auch aus der Anzahl der Anträge unabhängig voneinander ein erheblicher Aufwand für den Verantwortlichen ergeben kann, werden keine zu hohen Anforderungen zu stellen sein, wenn jedenfalls eines der Merkmale erfüllt ist, um von dem Verantwortlichen keine praktisch unmögliche Bearbeitungszeit zu verlangen. Das zeigt bereits die Formulierung „unter Berücksichtigung“, die indiziert, dass beide Faktoren in eine einheitliche Abwägung einzubeziehen sind. Im Ergebnis läuft es also auf eine Einzelfallbetrachtung hinaus, sodass routinemäßige Fristverlängerungen jedenfalls nicht den Anforderungen des Abs. 3 S. 1 genügen.[88]

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Der Verantwortliche hat den Betroffenen über die Fristverlängerung bis spätestens zum Ablauf der Monatsfrist zu informieren. Die Unterrichtungspflicht muss dabei alle wesentlichen Entscheidungsgründe beinhalten, die den Verantwortlichen zur Inanspruchnahme des Abs. 3 S. 2 bewegt haben. Stellt der Betroffene seinen Antrag elektronisch, ist er gem. Abs. 3 S. 4 nach Möglichkeit ebenfalls auf elektronischen Weg zu unterrichten, sofern er nichts anderes angibt. Eine diesbezügliche allgemeine Rechtspflicht des Verantwortlichen kann jedoch schon wegen dem schwachen Wortlaut des Abs. 3 S. 4 nicht abgeleitet werden. Aufgrund ihrer systematischen Stellung findet die Vorschrift sowohl auf die Unterrichtungspflichten des S. 1 und als auch auf diejenigen des S. 3 Anwendung.