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Die Sachverhaltsermittlung ist sowohl für die Behörde als auch für den betroffenen Bürger von entscheidender Bedeutung. Sie ist zentraler Teil eines Entscheidungsprozesses, der mit der Prüfung der Frage beginnt, ob die Voraussetzungen für eine behördliche Entscheidung gegeben sind. Häufig ist die Behörde dabei auf die Mitwirkung der Beteiligten angewiesen, denen prinzipiell rechtliches Gehör zu gewähren ist (§ 28 VwVfG) und die nach § 29 VwVfG grundsätzlich einen Anspruch auf Akteneinsicht haben. Damit korrespondieren bestimmte Betreuungspflichten seitens der Behörde (§ 25 VwVfG).