Читать книгу Practicum Local 2021 - Alberto Palomar Olmeda - Страница 119

Arts. 109, 198, 199 y 203 ROF; art. 52 TRRL.

De cada sesión que celebre el Pleno el Secretario debe extender un acta, con el contenido mínimo que establece el art. 109 ROF.

El Secretario, como fedatario, deja constancia fehaciente de los acuerdos tomados, las votaciones, los asistentes y la hora de comienzo y final de la sesión, no así de las intervenciones de los miembros de la corporación, de las que sólo está obligado a reflejar un resumen sintetizado.

Por ello las actas no deben reflejar las intervenciones literales de los miembros de la corporación, ya que no es ésta su función. Esta función es propia de los Diarios de sesiones, instrumento diferente al libro de actas, en que se recogen las intervenciones literales de los miembros de la corporación. La creación de diarios de sesiones del Pleno de una corporación local es una decisión de tipo autoorganizativo que corresponde tomar en el Reglamento orgánico.

En el acta se deben reflejar, además, las circunstancias relevantes que puedan incidir sobre la validez de los acuerdos que se tomen, como la justificación de la urgencia, presupuesto para la válida adopción de acuerdos sobre asuntos no incluidos en el orden del día.

El art. 229.2 ROF dispone que se deba publicar un resumen del contenido de las sesiones y de los acuerdos del Pleno, no menciona la publicidad del acta en sí.

Esto último tiene importancia porque muchos ayuntamientos publican las actas de las sesiones del Pleno en el tablón de anuncios y las reproducen en sus páginas web. Debe advertirse de que el acta puede contener datos de carácter personal, por lo que su difusión supone una cesión de datos a los efectos de la LO 15/1999. La Agencia Española de Protección de Datos, en el informe 202/2009 considera que la publicación de las actas de las sesiones del Pleno en la página web no contraviene la LO 15/1999, ya que la comunicación de los datos personales que pueda contener está amparada en una norma con rango de Ley, el art. 70 LBRL, que dispone la publicidad de las sesiones del Pleno, por lo que en este caso no es preciso el consentimiento del afectado para su difusión.

El acta de cada sesión debe ser sometida a la aprobación del Pleno y, una vez aprobada, debe ser transcrita por el Secretario al Libro de Actas de la corporación, cuya confección está sujeta a una serie de requisitos formales y materiales.

El art. 52 TRRL declara que el Libro de Actas es un instrumento público solemne que deberá llevar sus hojas foliadas y con la rúbrica del presidente y el sello de la corporación, añadiendo que no serán válidos los acuerdos que no estén reflejados en el Libro de Actas que reúna los citados requisitos.

Los requisitos de confección del Libro de Actas están detallados en los arts. 199 y siguientes ROF, y van dirigidos a asegurar la integridad del Libro, bajo la responsabilidad del Secretario.

Hasta la generalización de los sistemas de impresión los Libros de Actas se confeccionaban mediante transcripción manuscrita del acta a un libro ya encuadernado y foliado y rubricado en todas sus hojas. Desde los años 80 del siglo pasado se generaliza la confección del Libro de Actas mediante hojas móviles, no encuadernadas, y ante esa realidad el ROF despliega una serie de requisitos para asegurar la adecuada confección del Libro.

El papel en el que se transcriben las actas es un papel timbrado del Estado o de la Comunidad Autónoma que deberá ser numerado con numeración propia de cada libro, además de la numeración correlativa de cada hoja.

No podrá faltar ninguna hoja de las que forman el Libro, por lo que las hojas deterioradas o sobre las que se hubieran producido errores de transcripción deben mantenerse y formarán parte del Libro, una vez invalidadas y salvados los errores que contuvieran.

El Secretario debe extender una diligencia al final de cada acta dejando constancia de la transcripción de la misma y de los folios en los que se extiende, así como sendas diligencias de apertura y cierre de cada uno de los tomos que formen el Libro.

El Libro de Actas debe permanecer en la Casa Consistorial bajo custodia del secretario y no podrá salir del edificio bajo ninguna circunstancia ni aun a requerimiento de autoridades (art. 203 ROF), pero con base en el Libro podrán expedirse certificados para remitir a las autoridades u organismos que los soliciten.

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