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Die Sicherstellung der Arbeitsgrundlagen und Prinzipien schulpsychologischer Tätigkeiten setzt bestimmte Rahmenbedingungen und Ausstattungen voraus. Für Dienste und Beratungseinrichtungen außerhalb der Schulen hat der Arbeitskreis der Leiterinnen und Leiter Schulpsychologischer Dienste beim Städtetag Nordrhein-Westfalen 2012 Empfehlungen veröffentlicht (AK Kommunale Schulpsychologie, 2012). Neben einem Büro- und Beratungsraum für vertrauliche Gespräche sind Gruppenräume für Fortbildungen, Supervisions- oder Schülergruppen je nach Ausrichtung und Angeboten der Einrichtung erforderlich. Daneben sind eine Testothek auf dem aktuellen wissenschaftlichen Stand, ein Sekretariat zur Erreichbarkeit und zur Aufnahme der Ratsuchenden sowie technische Voraussetzungen für Online-Beratungen erforderlich.

Die leichte und niedrigschwellige Erreichbarkeit insbesondere in Krisenfällen ist eine weitere Voraussetzung für die Akzeptanz und den Erfolg schulpsychologischer Beratung.

Die Tätigkeit in einer Schule erfordert ebenfalls entsprechende Rahmenbedingungen: die Bereitstellung eines Beratungsraumes und die Unterstützung durch das Schulsekretariat. Die Praxiserfahrungen zeigen, dass Schulpsychologinnen und Schulpsychologen in Schulen auf eine Mindestausstattung drängen sollten. Das Fehlen dieser Ausstattung zeigt oft auch die fehlende Bereitschaft und Offenheit der Schule zur Zusammenarbeit mit der Schulpsychologie und ist in der Auftragsklärung zu thematisieren.

Häufige Konfliktfelder sind die vertrauliche Aktenführung und Dokumentation sowie die Vertraulichkeit und Schweigepflicht ( Kap. I-7), wenn beispielsweise die Schulleitung als vorgesetzte Stelle einen direkten Bericht oder eine Aufnahme der gewonnenen Informationen in die Schülerakte erwartet. Bei der Tätigkeit in einer Schule ist es von besonderer Bedeutung, sicherzustellen, dass schulpsychologische Akten und Unterlagen verschlossen aufbewahrt werden können.