Читать книгу Rachunkowość finansowa z uwzględnieniem MSSF - Группа авторов - Страница 27

Obrót aktywami pieniężnymi może być realizowany w formie gotówkowej oraz bezgotówkowej, może obejmować aktywa pieniężne wyrażone w walucie krajowej lub obcej.

W obrocie gospodarczym możliwości przeprowadzania rozliczeń pieniężnych w formie gotówkowej są ograniczone prawem. W myśl postanowień ustawy o swobodzie działalności gospodarczej [Dz.U. z 2016 r., poz. 1829 ze zm.] płatności gotówkowe mogą obejmować rozliczenia z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (np. z pracownikami) oraz płatności o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł. Większość rozliczeń pieniężnych jednostek gospodarczych odbywa się bezgotówkowo.

Zgodnie z obowiązującym prawem bankowym [Dz.U. z 2016 r., poz. 1988 ze zm.] rozliczenia gotówkowe mogą występować w formie:

• gotówki podejmowanej czy też wpłacanej za pośrednictwem kas banków, poczty,

• czeku gotówkowego.

Obrót gotówkowy stanowi w szczególności przyjmowanie i wydatkowanie gotówki do/z kasy. Zasady dokonywania tego obrotu określa się mianem gospodarki kasowej. Jednostki gospodarcze na ogół gromadzą w kasie:

• niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki,

• gotówkę podjętą z rachunku bieżącego na pokrycie określonych wydatków,

• gotówkę pochodzącą z bieżących wpływów do kasy,

• gotówkę przechowywaną w formie depozytu, otrzymaną od osób prawnych czy fizycznych.

Maksymalną kwotę gotówki utrzymywaną w kasie wyznacza kierownik jednostki. Jest to tzw. pogotowie kasowe, którego wysokość zależy od potrzeb jednostki i jest wskazana w instrukcji kasowej jednostki.

Czek gotówkowy, wykorzystywany w obrocie gotówkowym, stanowi dyspozycję wystawcy czeku udzieloną trasatowi (bankowi) obciążenia jego rachunku kwotą, na którą czek został wystawiony, oraz wypłaty tej kwoty okazicielowi czeku lub osobie wskazanej na czeku. Czek gotówkowy może być przedstawiony do zapłaty bezpośrednio u trasata albo w innym banku [prawo bankowe, art. 63e ust. 1–2]. Co prawda obecnie, zwłaszcza po wprowadzeniu pieniądza elektronicznego, znaczenie i wykorzystanie czeków w obrocie pieniężnym jest niewielkie, niemniej jednak w świetle obowiązującego prawa czek nadal pozostaje formą rozliczeń pieniężnych możliwą do zastosowania.

Księgowe skutki obrotu gotówkowego w ewidencji odzwierciedlane są na koncie „Kasa”. Wpływy i wypływy gotówki do/z kasy powinny być ujęte w księgach rachunkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane (uor, art. 24 ust. 5 pkt 3] na podstawie stosownych dokumentów źródłowych. Są nimi:

• dowód wpłaty (KP),

• dowód wypłaty (KW),

• dowód wpłaty na rachunek bankowy, ostemplowany przez bank,

• faktura,

• lista płac, zaliczek,

• delegacje służbowe itp.

Wszystkie dokumenty źródłowe dotyczące dokonanych w danym dniu operacji gotówkowych ujmowane są chronologicznie w zbiorczym dokumencie, jakim jest raport kasowy (RK). Raport kasowy odzwierciedla stan gotówki w kasie. Częstotliwość tworzenia raportu kasowego zależy od ilości przeprowadzanych operacji kasowych i ustalana jest przez kierownika jednostki w tzw. instrukcji kasowej, stanowiącej integralną część polityki rachunkowości jednostki. RK powinien być sporządzony przynajmniej na koniec każdego miesiąca (może być sporządzany np. codziennie, raz na tydzień, raz na dekadę). Obowiązkiem kasjera jest sprawdzenie zgodności rzeczywistego stanu gotówki w kasie z danymi raportu kasowego.

Dokumenty kasowe powinny spełniać wymogi dowodów księgowych wskazane w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Gotówka w kasie podlega inwentaryzacji, która powinna być przeprowadzona przynajmniej na koniec każdego roku obrotowego, natomiast uzasadnione jest częstsze jej dokonywanie, o czym ostatecznie decyduje kierownik jednostki. Wszelkie powstałe w wyniku inwentaryzacji nadwyżki czy niedobory środków pieniężnych w kasie ujmowane są wstępnie na kontach „Rozliczenie niedoborów i szkód”, „Rozliczenie nadwyżek”. Ostateczne rozliczenie różnicy inwentaryzacyjnej następuje w chwili podjęcia przez komisję inwentaryzacyjną decyzji o sposobie jej rozliczenia. Ujawniona nadwyżka środków w kasie najczęściej jest traktowana jako element pozostałych przychodów operacyjnych, natomiast niedobór może zostać uznany jako zawiniony (co skutkuje zwiększeniem należności od pracowników) albo niezawiniony (wtedy ujęty zostaje jako element pozostałych kosztów operacyjnych).

Typowe zapisy na koncie „Kasa” przedstawia schemat 3.1.

Konto „Kasa” może wykazywać wyłącznie saldo Dt oznaczające stan gotówki w kasie. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych na koncie „Kasa” wymaga prowadzenia ewidencji analitycznej [uor, art. 17 ust. 1 pkt 7]. Jej zadaniem jest umożliwienie ustalenia stanu gotówki z podziałem na poszczególne waluty oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im środki pieniężne. Rolę ewidencji analitycznej najczęściej pełni raport kasowy, zawierający szczegółowy wykaz operacji gotówkowych dokonanych w danym okresie.

Należy podkreślić, że ustawa o rachunkowości nie nakłada obowiązku prowadzenia kasy. Decyzja w tym zakresie należy do kierownika jednostki i wynika z polityki rachunkowości jednostki. Jeżeli jednostka nie prowadzi kasy, to w planie kont z reguły nie wyodrębnia konta „Kasa” i nie ma też obowiązku sporządzania raportów kasowych.

Schemat 3.1. Ewidencja obrotu gotówkowego na koncie „Kasa”

Objaśnienia

(1) – podjęcie gotówki z rachunku bankowego do kasy (w tym na podstawie czeku gotówkowego),

(2) – przekazanie nadwyżki gotówki do banku,

(3) – wpływ innych środków pieniężnych,

(4) – wypłaty z kasy do banku,

(5) – spłata należności z różnych tytułów,

(6) – uregulowanie gotówką zobowiązań z różnych tytułów,

(7) – wpływ z tytułu sprzedaży gotówkowej,

(8) – opłata gotówką kosztów prostych,

(9) – stwierdzone nadwyżki kasowe,

(10) – stwierdzone niedobory kasowe,

(11) – zapłacone kary, odszkodowania,

(12) – dodatnie różnice kursowe (dotyczy środków pieniężnych w walutach obcych),

(13) – ujemne różnice kursowe (dotyczy środków pieniężnych w walutach obcych).

Rozwiązanie to jest zasadne w małych jednostkach, w których operacji gotówkowych dokonują wyłącznie właściciele bądź wspólnicy (w takich jednostkach nie istnieje oddzielne stanowisko kasjera). Brak konta „Kasa” nie oznacza rzecz jasna, że jednostka nie ewidencjonuje operacji gotówkowych. Korzystając z możliwości uproszczonego podejścia do ujmowania operacji gospodarczych8, jednostka może księgować operacje gotówkowe za pośrednictwem konta, np. „Rozrachunki z właścicielem”.