Читать книгу Personalwesen gestalten und Personal führen - Andrea Eigel - Страница 19

Um seine Güter und Dienstleistungen erstellen und verkaufen zu können, benötigt ein Handwerksbetrieb geeignetes Personal.

Personal

Mit dem Begriff Personal bezeichnet man die Gesamtheit aller in einem Unternehmen beschäftigten Menschen.

Das Personal ist für den Erfolg eines Betriebs maßgeblich. Nur mit Mitarbeitern und Führungskräften, die über die passenden Fähigkeiten verfügen und bereit sind, ihr Leistungsvermögen in den Betrieb einzubringen, lassen sich die betrieblichen Ziele erreichen. Dafür zu sorgen, dass der Betrieb jederzeit über eine ausreichende Anzahl geeigneter Mitarbeiter verfügt, ist die Aufgabe der Personalplanung.

Personalplanung

Personalplanung bedeutet, die künftige Personalsituation des Unternehmens gedanklich vorwegzunehmen und rechtzeitig die notwendigen Schritte einzuleiten, damit

• für alle Aufgaben des Betriebs

• Mitarbeiter und Führungskräfte

• mit der passenden Qualifikation

• in ausreichender Anzahl

• zum richtigen Zeitpunkt

• am richtigen Ort

zur Verfügung stehen.

Aspekte der Personalplanung

Personalplanung hat also einen quantitativen und einen qualitativen Aspekt: Es geht sowohl um die passende Anzahl an Mitarbeitern im Betrieb als auch um die Besetzung jeder Stelle mit einer geeigneten Person.

Um entscheiden zu können, ob ein Mitarbeiter für eine Stelle geeignet ist, muss zunächst bekannt sein, welche Aufgaben der Stelleninhaber zu erfüllen hat. Ein wichtiges Instrument, um die qualitativen Anforderungen an die zukünftigen Stelleninhaber zu ermitteln, ist die Stellenbeschreibung.

Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung dokumentiert die wichtigsten Merkmale einer Stelle und zeigt auf, welche Verhaltensweisen zur Zielerreichung und damit zum Erfolg des Stelleninhabers führen.

Die Stellenbeschreibung wird personenunabhängig und geschlechtsneutral formuliert. Ihr Bezugspunkt ist ausschließlich die Stelle mit ihren Aufgaben. Diese Aufgaben müssen im Betrieb erfüllt werden, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Stelle innehat. Nur so lassen sich ein stabiler Arbeitsablauf und eine gleichbleibende Leistungsqualität sichern. Für mehrere Personen, die gleichartige Stellen innehaben, gilt die gleiche Stellenbeschreibung.

Stellenbeschreibungen können sich mit der Zeit verändern und weiterentwickeln. Verändern sich z. B. die Arbeitsabläufe, die Organisationsstruktur oder die Leistungsanforderungen an die Arbeit, werden die Stellenbeschreibungen entsprechend angepasst. Wird die Stelle dagegen einfach nur personell neu besetzt, ändert sich nichts.

Beispiel

Heiko Müller und Timo Schneider sind als Vorarbeiter in einem Holzbaubetrieb beschäftigt. Da beide gleichartige Stellen besetzen, gelten für beide auch die gleichen Aufgaben und Stellenbeschreibungen.

Eines Tages zieht Heiko Müller mit seiner Familie um und verlässt daher das Unternehmen. Er soll durch den neu eingestellten Markus Maier ersetzt werden. Der junge Markus Maier hat zwar gerade seine Meisterprüfung abgeschlossen, soll aber zunächst als Vorarbeiter im Betrieb tätig sein und noch Erfahrungen sammeln. Obwohl er nun eine andere Qualifikation für seine Stelle mitbringt als Heiko Müller, gelten für beide die gleichen Stellenbeschreibungen.

Inhalte einer Stellenbeschreibung

Zu den Inhalten einer Stellenbeschreibung zählen die

• Bezeichnung der Stelle,

• Unter- und Überstellung, d. h. die Angabe, wer Vorgesetzter des Stelleninhabers ist bzw. wer vom Stelleninhaber geführt wird,

• Befugnisse und Vollmachten,

• Stellvertretungsregelungen,

• Ziele der Stelle,

• Hauptaufgaben der Stelle.

Aufgaben einer Stelle

Kernpunkt der Stellenbeschreibung und ausschlaggebend für die qualitative Personalbedarfsermittlung sind die Aufgaben einer Stelle. Um ein angestrebtes Arbeitsergebnis zu erreichen, wird genau beschrieben, welches Verhalten beobachtbar oder nachvollziehbar vom Stelleninhaber umgesetzt werden soll. Wo es nötig ist, kann das „Was“ (Verhalten) auch durch ein „Wie“ (Ausführungsform) oder ein „Wann“ (Ausführungszeit oder -häufigkeit) ergänzt werden. Je nach Zuschnitt einer Stelle enthält die Stellenbeschreibung neben Aussagen zur Auftragsbearbeitung auch Vorgaben zu Bereichen wie Ordnung und Sauberkeit im Betrieb, Dokumentation und Information, Führung oder auch Kundenorientierung.

Formulierungen aus Stellenbeschreibungen lauten beispielsweise:

Die Stelleninhaberin/der Stelleninhaber

• teilt zu Arbeitsbeginn die Teammitglieder ein.

• bespricht vor Auftragsausführung die Arbeitszeiten und Arbeitsabläufe mit dem Kunden.

• reinigt nach Ladenschluss den Thekenbereich.

• telefoniert drei Arbeitstage nach Angebotsversendung dem Angebot nach.

• benützt Überziehschuhe beim ersten Betreten einer Wohnung und legt anschließend die Laufwege mit Abdeckmaterial aus.

• begrüßt freundlich jeden Kunden, der den Laden betritt.

• bestellt vor 16.00 Uhr fehlendes Baustellenmaterial für den Folgetag.

• holt Lieferanten-Angebote nach Anweisung des Technikers ein.

• schreibt Regiestunden nach Abschluss der Arbeiten auf und lässt sie sofort vom Auftraggeber unterzeichnen.

• führt einmal jährlich ein Mitarbeitergespräch mit jedem seiner Mitarbeiter.

Wenn bekannt ist, welche Aufgaben an einer Stelle zu erledigen sind, kann bestimmt werden, welche Eigenschaften ein Stelleninhaber zur Ausführung der Aufgaben mitbringen muss. Aus der Stellenbeschreibung wird das Anforderungsprofil einer Stelle abgeleitet. Der Vergleich von Anforderungsprofil und Fähigkeitsprofil eines Mitarbeiters zeigt auf, ob dieser Mitarbeiter für diese Stelle bereits geeignet ist, noch weitergebildet werden muss oder überhaupt nicht infrage kommt.

Vorteile von Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen haben aber noch weitere Vorteile. Sie

• klären Kompetenzen und Vertretungen,

• verbessern die Abläufe im Betrieb,

• verhindern Doppelarbeiten,

• erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter,

• dienen als Grundlage für die Personalentwicklung und

• vereinfachen die Leistungsbeurteilung eines Mitarbeiters.

Fallbeispiel

Frank Ritter führt schon seit 10 Jahren einen Metallbaubetrieb mit 22 Mitarbeitern. In letzter Zeit bemerkt er einige Unstimmigkeiten im Team. Seit er die neue Führungskraft eingestellt hat, scheint es immer wieder Kompetenzgerangel zu geben.

Er selbst fühlt sich zunehmend überlastet mit seinen Aufgaben. Gerne würde er darum jemanden zu seiner Unterstützung einstellen. Allerdings weiß er gar nicht genau, welche Person mit welchen Eigenschaften er für diese Aufgabe ansprechen soll.

In einer Fachzeitschrift hat er nun einen Artikel über Stellenbeschreibungen entdeckt. Ihm scheint, diese könnten ihm helfen, die Aufgaben- und Kompetenzlage unter seinen Führungskräften zu klären. Und mit der Definition einer Stellenbeschreibung hofft er auch, die Anforderungen an den neuen Mitarbeiter, der ihn entlasten soll, rasch zu erkennen. Bleibt nur die Frage, wie er am besten zu den Stellenbeschreibungen kommt.

Situationsbezogene Fragen

• Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Frank Ritter?

• Wer könnte ihn bei den Stellenbeschreibungen unterstützen?

Stellenbeschreibung erstellen

Stellenbeschreibungen können auf ganz unterschiedliche Weise zustande kommen:

• Sie werden aus bestehenden Stellenbeschreibungen des eigenen Betriebs oder anderer, vergleichbarer Betriebe abgeleitet.

• Sie werden von der Geschäftsführung erstellt.

• Sie werden von den Vorgesetzten der Stelle definiert.

• Es werden die Stelleninhaber um einen Vorschlag gebeten, der anschließend von Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung überarbeitet und angepasst wird.

Ist-Aufnahme

Auf jeden Fall empfiehlt sich bei bereits bestehenden Stellen zunächst eine Ist-Aufnahme. [34] Die bisherigen Tätigkeiten können z. B. erfasst werden, indem

• der Stelleninhaber seine bisherigen Aufgaben aufschreibt (Tage- oder Wochenprotokoll),

• der Stelleninhaber befragt wird,

• der Stelleninhaber beobachtet wird und/oder

• man den Vorgesetzten des Stelleninhabers befragt.

Um von allen Betriebsangehörigen als Führungs- und Planungsinstrument akzeptiert zu werden, sollten sich Stellenbeschreibungen auf das Wesentliche beschränken und regelmäßig überprüft werden. [35]