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Nach Art. 4 Nr. 17 DSGVO kann der Vertreter sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person sein. In Ermangelung gegenteiliger Ausführungen in der DSGVO ist davon auszugehen, dass ein Vertreter für mehrere Verantwortliche bzw. Auftragsverarbeiter tätig werden kann, solange er in der Lage ist, seinen Aufgaben gewissenhaft und ordnungsgemäß nachzukommen.799

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Voraussetzung ist nach Art. 27 Abs. 3 DSGVO allerdings, dass der Vertreter in einem Mitgliedstaat niedergelassen sein muss, in dem sich jedenfalls eine von der Verarbeitung (seitens des vertretenen Verantwortlichen bzw. Auftragsverarbeiters) betroffene Person befindet. Weitere fachliche oder persönliche Voraussetzungen stellt die DSGVO (im Gegensatz zum Datenschutzbeauftragten, vgl. Art. 37 Abs. 5 DSGVO) an die Person des Vertreters jedoch nicht.

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Die Bestellung des Vertreters hat nach Art. 4 Nr. 17 DSGVO i.V.m. Art. 27 Abs. 1 DSGVO und ErwG 80 schriftlich und ausdrücklich zu erfolgen; die rein faktische Übernahme der Vertretung genügt daher nicht. Die Bestellung muss zudem so erfolgen, dass der Vertreter die ihm obliegende, gesetzlich vorgesehene Funktion als Anlaufstelle für betroffene Personen und Aufsichtsbehörden erfüllen kann. Demgemäß muss der Vertreter zumindest als Empfangsvertreter bestellt werden und entsprechend autorisiert sein, Erklärungen im Namen des Vertretenen abzugeben.800