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Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen, der betroffenen Person seinen Namen sowie gegebenenfalls den seines Vertreters mitzuteilen. Gemeint ist damit bei natürlichen Personen zumindest der Nachname und eventuell außerdem der Vorname, wenn es sonst zu Verwechslungen wegen Namensgleichheit kommen könnte. Kaufleute und juristische Personen müssen ihren Firmennamen (vgl. § 17 Abs. 1 HGB) oder den Vereinsnamen (§ 57 BGB) mitteilen.19 Darüber hinaus ist die betroffene Person über die Kontaktdaten vom Verantwortlichen sowie – soweit vorhanden – seines Vertreters zu informieren. Insgesamt müssen die Angaben zum Namen und den Kontaktdaten so detailliert sein, dass die betroffene Person in die Lage versetzt wird, mit dem Verantwortlichen bzw. mit dessen Vertreter Kontakt aufzunehmen und diesem gegenüber seine Rechte geltend zu machen.20 Damit dies ohne Schwierigkeiten möglich ist, muss demnach neben einer möglichst vollständigen Bezeichnung des Verantwortlichen (Name und/oder Firma), zumindest dessen zustellungsfähige Anschrift mit aufgenommen werden.21 Sofern regelmäßig eine elektronische Kontaktanschrift genutzt wird, gehört auch diese zu den anzugebenden Kontaktdaten.22 Dies gilt erst recht, wenn die Kontaktaufnahme über entsprechende Medien erfolgt (bspw. Internet), dann sind alle Angaben mit aufzunehmen, die eine Kontaktaufnahme auf gleiche Art und Weise (ohne Medienbruch) ermöglichen (bspw. E-Mail-Adresse, Web-Formular usw.).23

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Die Notwendigkeit der Angabe des Namens und der Adresse eines Vertreters besteht dann, wenn der Verantwortliche gemäß Art. 27 DSGVO einen Vertreter in der Europäischen Union (Art. 4 Nr. 17 DSGVO) bestellen muss. Sofern darüber hinaus der Verantwortliche freiwillig oder aufgrund einer bestehenden Verpflichtung (bspw. nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO oder gem. Art. 37 Abs. 4 DSGVO aufgrund einer mitgliedstaatlichen oder unionsrechtlichen Regelung, vgl. § 38 BDSG) einen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, sind auch dessen Name und Kontaktdaten der betroffenen Person mitzuteilen (vgl. Abs. 1 lit. b).24