Читать книгу Tax Compliance - Markus Brinkmann - Страница 300

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Weit über die Erklärungspflichten hinaus geht der Umfang der aufzeichnungspflichtigen Vorgänge, die der Steuerpflichtige in seiner Buchhaltung oder anderen Aufzeichnungen festhalten muss und die Gegenstand von steuerlichen Prüfungen und Nachschauen sein können.

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Die steuerliche Informationsgewinnung folgt der Überlegung, dass eine Aufzeichnungspflicht stets auch eine Aufbewahrungspflicht begründet, weil sie sonst sinnlos wäre. Alles was aufzubewahren ist, unterliegt auch der Vorlagepflicht, weil sonst die Aufbewahrung keinen Sinn machen würde. Dies gilt mit den Einschränkungen, dass entweder die ursprüngliche Aufzeichnungspflicht gesetzlich vorgeschrieben ist (daraus folgen dann die beiden anderen Pflichten) oder – bei freiwilligen Aufzeichnungen – diese zum Verständnis der steuerlich vorzulegenden Unterlagen notwendig und deswegen vorzulegen sind.

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Die Aufzeichnungspflichten können aus den verschiedensten Gesetzen herrühren und sind auch für Zwecke der Besteuerung vorzulegen, wenn sie steuerliche Relevanz haben, § 140 AO. Im Mittelpunkt steht die handelsrechtliche Buchführungspflicht nach §§ 238 ff. HGB. Weitere Aufzeichnungspflichten ergeben sich aber beispielsweise aus der Gewerbeordnung, dem Apothekengesetz, dem Waffengesetz, der Betriebsordnung für Kraftfahrzeuge (im Taxi-Bereich), dem Geldwäschegesetz und weiteren Einzelgesetzen. Der Betriebsprüfer kann und wird danach fragen, wenn er eine steuerliche Relevanz sieht. Die Verweigerung dieser Unterlagen kann im Einzelfall die Anwendung von Zwangsmitteln der AO (§§ 328 ff. AO) nach sich ziehen oder im Rechtsbehelfsverfahren bis zur Klage führen.

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Besondere Bedeutung erlangt die Herausgabe von elektronischen Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 6 AO, weil diese ganz neue Auswertemöglichkeiten mit Hilfe spezieller Prüfungsprogramme erlauben. Alle Aufzeichnungen mit steuerlicher Relevanz, die der Steuerpflichtige elektronisch aufzeichnet, hat er auch elektronisch aufzubewahren und auf Verlangen in elektronisch auswertbarer Form vorzulegen. Es gelten im Grunde dieselben Regeln wie bei der Aufbewahrung von Papier. Der Unterschied besteht darin, dass Papier ohne weiteres zehn Jahre lang (§ 147 Abs. 3 AO) lesbar bleibt, während bei elektronischen Aufzeichnungen dies nicht sicher ist. Es stellt in der Praxis einen deutlich höheren Aufwand dar, die entsprechenden Datenträger zu konservieren, umzukopieren auf neue Speichermedien oder die entsprechende „alte“ EDV-Anlage vorzuhalten, mit der die alten Dateien noch lesbar gemacht werden können.

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Unter dem Stichwort „DAVOS“[31] versucht die Finanzverwaltung zunehmend auf Begleitsysteme neben der eigentlichen Buchhaltung zuzugreifen und will Einblick in die Daten von Warenwirtschaftssystemen, elektronischen Registrierkassen, Taxametern, Lohnkonten etc. nehmen. Der Streitpunkt, was steuerlich von Belang ist, beschäftigt mittlerweile die Gerichte und es gibt dazu bereits viele einschlägige Entscheidungen, aus denen aber keine einheitliche Linie erkennbar ist. Zu sehr vom Einzelfall geprägt sind die Verfahren, als dass man eine allgemeingültige Aussage machen könnte. In den GoBD[32] finden sich die einschlägigen Vorstellungen der Finanzverwaltung, was und in welcher Form vorgehalten bzw. vorgelegt werden. Diese Verwaltungsanweisung fasst zwar überwiegend die auch schon bisher geltende Rechtslage in der Interpretation der Gerichte zusammen, enthält aber auch einige neue Regelungen, die von der Finanzgerichtsbarkeit bisher noch nicht beurteilt wurden. Entsprechend streitanfällig dürfte der Themenkomplex in naher Zukunft sein.

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Wenig streitanfällig (weil gerichtlich bereits entschieden[33]) ist die Verpflichtung der Unternehmer zu einer Datenorganisation und -trennung, die es erlaubt, nur die steuerlich relevanten Daten herauszugeben. Bei einer vermischten Ablage von vorlagepflichtigen relevanten und nicht relevanten (nicht vorlagepflichtigen) Daten sind alle Daten herauszugeben, wenn eine einfache Trennung nicht möglich ist. Diese Datenorganisation ist keine Aufgabe für die IT-Organisation, sondern für den Steuerberater (also Vorbehaltsaufgabe nach dem Steuerberatungsgesetz), weil nur dieser die steuerliche Relevanz erkennen kann.

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Ebenfalls unstreitig ist allerdings auch die Verpflichtung der Finanzverwaltung, nach Abschluss der Prüfung die elektronischen Daten zu löschen. Abschluss der Prüfung in diesem Sinne bedeutet Bestandskraft der nach der Prüfung ergangenen Steuerbescheide, weil der Betriebsprüfer in einem eventuellen Rechtsbehelfsverfahren für seine Stellungnahme auf die Daten der Prüfung zugreifen können muss.[34] Es können also durch die Betriebsprüfungen keine umfangreichen Datensammlungen und Archive angelegt werden, auf die die Steuerfahndung zurückgreifen könnte.