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d) Ablauf der Mitglieder-/Vertreterversammlung und Beschlussfassung
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Die Versammlung wird von einem Versammlungsleiter geleitet. Wer Versammlungsleiter ist, wird üblicherweise in der Satzung geregelt. Meist ist dies der Vorstandsvorsitzende oder der Aufsichtsratsvorsitzende.
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Er wird – falls die Satzung keine Ausführungen enthält – darüber entscheiden, ob neben den teilnahmeberechtigten Mitgliedern auch weitere Personen als Gäste anwesend sein dürfen. Der Versammlungsleiter ruft die Tagesordnungspunkte auf und führt die Beschlussfassung durch. Es darf nur über Punkte beschlossen werden, die bereits bei der Einberufung der Versammlung Gegenstand der Tagesordnung waren. Dies gilt auch dann, wenn mehrheitlich am Tag der Versammlung die Tagesordnung erweitert wird.
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Beschlüsse werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Wer sich der Stimme enthält, wird nicht mitgezählt.
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Die Satzung, aber auch das Gesetz können qualifizierte Mehrheiten bei bestimmten Beschlussgegenständen vorschreiben. Eine Mehrheit von ¾ der abgegebenen Stimmen wird bei Änderungen von Satzung und Versicherungsbedingungen, beim Beschluss über die Auflösung der Pensionskasse, bei einer Bestandsübertragung oder bei einer Verschmelzung regelmäßig verlangt werden (vgl. §§ 195, 199, 200 VAG, § 112 bzw. § 116 i. V. m. § 13 UmwG).
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An der Beschlussfassung darf jedes stimmberechtigte Mitglied teilnehmen. Von der Teilnahme ist es allerdings ausgeschlossen, wenn der Beschlussgegenstand ihn selbst betrifft. So können Aufsichtsratsmitglieder und Mitglieder des Vorstands nicht am Beschluss über ihre eigene Entlastung mitwirken.
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Beschlüsse, die unter Verstoß gegen satzungs- und gesetzmäßige Voraussetzungen zu Stande gekommen sind, sind – je nach Schwere des Verstoßes – nichtig oder können angefochten werden (vgl. für den großen Verein §§ 241 ff. AktG; für den kleineren Verein existieren keine speziellen Vorschriften.