Читать книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича - Страница 14

Займенник – це частина мови, що вказує на предмети, ознаки або кількість, не називаючи їх. Займенники, подібно до іменників, прикметників і числівників, відповідають на питання хто? що? який? чий? скільки?

Узагалі, ділове мовлення намагається обмежити використання займенників, пропонуючи у їх значенні вживати інші частини мови (особливо в автобіографії, заяві, службових записках). Категорично заборонено вживання займенників:

– із суфіксами зменшеності: такесенький, самісінький, нікогісінько;

– складних неозначених форм: абиякий, абихто, казна-хто, сякий-такий, хтозна-який, хто-небудь і под.;

– усічених форм прикметникових займенників: на моїм, у тім, на цім, тою, у всім, на чим і под.

Однак якщо без займенників обійтися не можна, то використовувати слід тільки нормативні їх форми, уникаючи розмовних, діалектних варіантів: абичим завершили – невідомо чим завершили; сі продукти – ці продукти. Дійова особа в реченні, виражена займенником, повинна стояти в називному, а не в орудному відмінку: не нами запропоновано – ми запропонували, не ними привезено – вони привезли.

Переважну більшість документів пишуть від імені установи, підприємства, організації (тобто від першої особи множини). Проте займенник ми в цій ситуації зазвичай пропускають; ділові листи, наприклад, часто починаються дієсловом у першій особі множини (Просимо… Надсилаємо… Повідомляємо...). Вживання займенника першої особи однини я також оминають; розпорядження й накази розпочинають дієсловом у першій особі однини (Пропоную…

Наказую…). Ця займенникова форма можлива лише в особистих паперах і в деяких видах документів (автобіографія, доручення).

Паралельною до форми першої особи є форма третьої особи однини (Дирекція просить… Завод повідомляє.). Хоча реальний діяч тут «я», проте виклад зазвичай ведуть від третьої особи. Мовець майже (або й зовсім) усунений від участі в мовленні, ніяк себе не проявляє, що й надає викладові бажаного нейтрального або суворо-офіційного характеру.

Займенник Вам (у конструкціях типу Надсилаємо Вам для ознайомлення…) теж опускають, що й створює загальне враження строгої об’єктивності викладу, типової для ділового стилю. Проте трапляються ситуації, у яких наявність чи відсутність займенника Вам, Вас, Вами змінює спрямування й тональність висловлення. Так, звороти типу пропоную з’явитись, прошу уточнити, вимагаю притягти до… виражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж ці самі звороти з особовим займенником Вам, Вас, Вами; пор.: пропоную Вам притягти до… прошу Вас уточнити. Уведення особового займенника пом’якшує категоричність вимоги.

Уживання займенників у ділових паперах небезпечне можливою двозначністю, що може виникнути:

а) якщо займенник віддалений від слова, із яким синонімічно пов’язаний: Пенсіонерка мешкає в аварійній квартирі. Її треба відремонтувати. – Аварійна квартира, у якій мешкає пенсіонерка, потребує ремонту;

б) якщо можливе співвіднесення займенника з будь-яким зі слів, однаково граматично вираженим: Лаборант В. О. Горобець внесла пропозицію. Голова з нею не погодився. – Голова зборів відхилив пропозицію лаборанта В. О. Горобець;

в) якщо замість особового займенника вжито присвійний: Моїм отриманим завданням було… – Я отримав завдання… або Завдання, що я отримав…;

г) якщо вжито зворотно-присвійний займенник свій: Директор попросив присутніх прокоментувати свої пропозиції. – Директор запропонував присутнім прокоментувати їхні пропозиції;

д) якщо вжито зворотний займенник себе із неконкретним співвіднесенням: Комісія запропонувала надати послуги адміністрації в розслідуванні НП. – Комісія запропонувала адміністрації взяти на себе функції щодо розслідування НП;

е) якщо є невиправдане використання займенника у формі орудного відмінка: Усією групою пішли на заняття. – Група в повному складі пішла на заняття.

Слово окремий іноді вживають замість неозначеного займенника деякий (окремі підприємства, окремі товариші). Не слід забувати, що основне значення слова окремий – це «незалежний»; трапляються випадки, коли це значення виходить на перший план, тоді текст документа стає двозначним: пан… виконував окремі завдання (незалежні від завдань, що їх одержала група? деякі завдання з тих, що їх одержала група?). Такої двозначності слід уникати.