Читать книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича - Страница 18

Призначення документа в загальному розумінні зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для вчинення різноманітних дій. За допомогою документа інформацію зберігають та передають у часі й просторі, а тому з цієї точки зору документи можна розглядати як один із інструментів пізнання дійсності. Сучасний діловий світ важко уявити без потужних потоків інформації, що циркулює різним напрямками й оформлена найчастіше документально. Переважна більшість дій здійснюється службовцями в процесі управління шляхом створення й використання різноманітних документів. Тому поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реальних предметів, що є об’єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичного обробляння, збереження, пошуку, поширення та використання документної інформації в суспільстві.

Поняття «документ» широко використовують в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об’єктів, яким надано статус документа. Це поняття розуміють по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності – бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

Слово документ (лат. dоситепtит – «зразок, доказ, свідчення») походить від іменника dосеrе – «вчити, навчати». Корінь цього терміна сягає індоєвропейської прамови, де він означав жест витягнутих рук, пов’язаний із переданням, прийманням чи отриманням чогось.

За іншою версією, в основі терміна лежить слово dek, що походить від числа «десять» і пов’язане з тим, що в розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь dek замінили на dос у слові dосео – «навчаю», від якого утворили слова dосtоr – «учений», dосtrіпа – «вчення», dоситепtит – «те, що вчить, повчальний приклад». У цьому значенні слово документ використовували Цезар і Ціцерон. Пізніше воно набуло юридичного звучання й почало означати «письмовий доказ», «доказ, почерпнутий із книжок, підтверджувальних записів, офіційних актів». У значенні письмового свідоцтва слово документ почали уживати від Середньовіччя до XIX ст. З латини воно було запозичене усіма європейськими мовами.

До російської мови слово документ прийшло за часів Петра I як запозичене з німецької та польської. Тоді воно мало значення письмового свідоцтва.

Зростання кількості юридичних документів призвело до виникнення в другій половині XVII ст. у Франції особливої науки під назвою «дипломатика». Назва науки походить від грецького слова diploma – «лист, документ (складений удвічі)». Дипломатика почала вивчати всі публічні (громадські) документи, на відміну від документів особистого походження. Основоположником науки вважають Жана Мабільона, котрий 1681 р. у Парижі видав «Книгу про мистецтво дипломатики».

Базове поняття документ у дипломатиці тлумачили як і будь-яке письмове свідчення, що потрібне для «виникнення, доведення й виконання прав чи володіння певними правами». Документ виконував одну з трьох функцій:

1) реалізація нового правового становища (акт дарування, продаж і т. п.);

2) засіб доказу перед судом (письмові показання сторін);

3) перенесення повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій тощо).

До другої половині ХІХ ст. в довідкових виданнях країн світу з’являються похідні від слова документ терміни: документація – у значенні підготовки й використання підтверджених документами доказів та розширення повноважень; документний – той, що належить до документа. У «Толковом словаре…» В. І. Даля подано тлумачення документа як будь-якого важливого папера (і навіть диплома, свідоцтва). Похідний термін документний упорядник пояснював як «той, що перебуває у складі документа».

Отже, наприкінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження поняття документ: спочатку його розглядали як і будь-який предмет, що потрібний для повчання й доказу, потім – як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини. Поняття використовували переважно в юридичному значенні.

На початку XX ст. це слово мало два значення:

1) будь-який папір, укладений у законному порядку, що може бути доказом прав на щось (майно, стан, вільне проживання) чи на виконання будь-яких обов’язків (договору, боргових зобов’язань);

2) узагалі будь-яке письмове свідчення.

Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. До сьогодні застосовують різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.

На міжнародному рівні загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблено та затверджено Міжнародною організацією зі стандартизації (180) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності.

Згідно зі стандартом 180, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука тощо. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів усі матеріальні об’єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в Державних стандартах (ДСТУ):

– ДСТУ 2392-94: «Документ – записана інформація, яку можуть розглядати як одиницю під час здійснення інформаційної діяльності»;

– ДСТУ 3017-95: «Документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі»;

– ДСТУ 2732:2004: «Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі».

Відношення між різними значеннями документа будуються за принципом ієрархії – підпорядкування одного поняття іншому, де кожне ширше поглинає, уміщує менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття «документ» зумовлена практичними цілями визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Так, перше визначення документа обов’язкове для використання в усіх проявах нормативної документації: у довідковій, навчально-методичній і тій літературі, що належить до галузі інформації та документації. Друге значення документа вживають у сфері книговидавництва та книгорозповсюдження. Сфера використання третього визначення – діловодство й архівна справа.

У статті 1 Закону України «Про інформацію» йдеться, що документ – це матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Ми послуговуватимемося таким визначенням: документ (з лат. dоситепtит – повчальний приклад, спосіб ведення) – це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.

Як джерело та носії інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджують офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

Головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передання під час комунікації. Інформація, що міститься в документі, має певну специфіку, яка виражається ось у чому:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.

2. Документ передбачає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Змістовність – одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може.

3. Інформацію передають дискретно, тобто як низку повідомлень. Повідомлення, зафіксовані на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стають документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес митця (письменника, вченого, художника).

4. Як будь-який об’єкт, що має знакову природу, повідомлення є закодованим текстом. Значення чи сенс закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування й декодування інформації.

5. Документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії у створений людиною спосіб – у вигляді листа, графіки, фотографії, звукозапису тощо.

6. Документ має субстанційність (оречевленість). Для документа важлива стабільна речовинна форма. Запис «вилами по воді» документом не вважають.

Матеріальний об’єкт, спеціально виготовлений для запису, збереження й передання, називають матеріальним носієм чи носієм інформації. Існування документа поза матеріальним носієм неможливе.

Функція матеріальних об’єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), подану переважно у вигляді книжок, брошур, журналів, газет, листків, буклетів, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Історичні форми документів мають вигляд глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв тощо. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, збереження та використання їх (читання, перегляд, слухання) у соціальних документних комунікаціях. Проте спеціальна форма об’єкта не може бути єдиним критерієм, щоб можна було вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета чи фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.

Отже, матеріальний об’єкт стає документом лише за умови єдності речовинного носія та закладеної на ньому інформації. Двоєдина природа документа – одна з основних його особливостей. За відсутності однієї з перелічених характеристик немає єдності, а отже, й документа.

Документ – це система поглядів, ідей, принципів, що покладено в основу політичної діяльності окремої особи чи політичної організації. Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна – документ зберігає інформацію.

До загальних функцій документа належить соціальна (документ є соціально значущим об’єктом), культурна (документ є засобом зв’язку між організаціями та суспільними структурами) та комунікативна (документ є засобом закріплення та передання культурних традицій). Загальні функції характерні для всіх документів незалежно від їх типу та виду.

На відміну від загальних, специфічні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства.

Специфічними функціями документа є правова (документ є засобом закріплення та зміни правових норм і відносин у суспільстві), управлінська (документ виступає інструментом управління), історична (документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства). Сюди ж відносять і статистичну функцію, що виражається в здатності документа відображати кількісну характеристику інформації, бути засобом реєстрації та групування у формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

– його має видавати уповноважений орган або особа відповідно до її компетенції;

– не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;

– бути точним, достовірним і переконливим;

– бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;

– містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

– бути придатним для тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.