Читать книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича - Страница 20

Будь-який документ є складовою частиною певної системи документації (наприклад, з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань).

Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Документація має такі складові: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні документи, обліково-фінансові документи, організаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована документація, яка стосується певного виду чи окремої сфери діяльності – наприклад, документи з організації зовнішньоекономічної діяльності, документи з господарської діяльності.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси діловодства, починаючи від моменту надходження або створення документів і до того моменту, коли їх треба здавати в архів. Державні стандарти (ГОСТи, відомі нині як ДСТУ – низка уніфікованих систем, призначених для застосування в загальнодержавній автоматизованій системі відбору й обробляння техніко-економічної інформації: планової, звітно-статистичної, первинної облікової, фінансової, звітної бухгалтерської, організаційно-розпорядчої тощо), які ввійшли до складу цієї системи, упроваджують одночасно з нею.

Основне завдання ЄДСД – сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Основні положення ЄДСД присвячені методиці й техніці роботи з документами. У них сформульовані вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів та угрупування їх у справи. Вони встановлюють порядок підготовки й видання організаційно-розпорядчої документації, правила організації проходження документів, методику створення карткової чи комп’ютерної форми обліково-довідкового апарату, застосування комп’ютерних технологій і програм для контролю за виконанням документів.

ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхідних і достатніх для діяльності певної установи; встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів (щоб аналогічні управлінські дії оформлялися однаковими документами); уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах.

Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу відводиться на вивчення, аналіз та складання різної документації – конструкторської, технологічної, експлуатаційно-ремонтної; організаційно-розпорядчої, інформаційної, рекламних та інших документів.

Часто трапляється, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією. Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.

Щоб не марнувати час на складання й використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість.

Текст – головний елемент документа, призначений для викладу основної інформації. Виклад матеріалу документа має свої особливості. Шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень може бути покладений в основу побудови документа.

Якщо на початку документа викладають обставини, які зумовили його появу, або вказують причини саме такої постановки питання, а в кінці викладають мету документа, то такий виклад називають прямим.

Якщо ж мету документа викладають на початку його, а вже потім дають пояснення, наводять факти, розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.

Найзагальніша вимога, яку ставлять до викладу матеріалу в будь-якому діловому папері, така: виклад слід вести за чітко продуманим планом; ані в загальній системі викладу, ані в переходах від однієї частини тексту до іншої, ані в окремих формулюваннях не можна порушувати закони логіки. Тому під час підготовки складного за змістом документа має бути добре продумана логічна його структура. А оскільки головною складовою частиною будь-якого ділового папера є виклад його мети, то це і обумовлює логічну побудову змісту всього документа.

Таким чином, переконливий і несуперечливий виклад мети документа є тим стрижнем, навколо якого групуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз’яснити й доповнити цю мету.

Діловий документ за сучасних умов виробничих відносин, незалежно від його конкретного змістового наповнення (пропозиція, прохання, претензія, попередження), має бути насамперед переконливим, а переконливість будь-якого документа – це його доказовість.

Фактичний матеріал, використаний у службовому документі, має бути достовірним. Причиною помилок у викладі фактів часто буває неуважність осіб, які відповідають за документ, їх небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними фактичними даними (у протоколі пропущено цифрові дані виступу; секретар змінив механічно кілька літер прізвища в довідці, друкарка переплутала умовні позначки та ін.). А все це знижує якість документа, бо факти – це його фундамент.

Значення багатьох видів документів (акти обстеження, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно поданий в них фактичний матеріал.

Повнота відомостей, всебічний розгляд проблем, урахування всіх фактів особливо важливі у документах, на підставі яких розв’язують практичні питання політичного й господарського життя, різноманітні конфліктні ситуації.

Існує також поняття актуальності фактів – це ступінь їх важливості саме в даний момент, у даній ситуації.

Переконливості досягають і композиційною стрункістю документа – вдалим розміщенням матеріалу, послідовністю викладу, характером і обсягом відомостей, які включено до нього.

Під час викладу змісту не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими формулами ввічливості.

Автор повинен уміти виділити головне, навести вирішальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами й цифрами. Так, наприклад, аналіз ділових листів свідчить, що досить значна частина їхнього обсягу могла бути або пропущена, або значно скорочена без шкоди для змісту. Це саме та їх частина, що містить надлишкову інформацію (тобто відомості, які або вже є в листі, лише висловлені інакше, або загалом зайві, непотрібні, несуттєві для цього листа факти).

Тому найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню. Як свідчить практика, вміщення в один документ тематично різнорідних, логічно не пов’язаних між собою положень призводить до того, що частина положень втрачається, їх не враховують під час подальшого обробляння документа, зокрема не реєструють тощо.

Отже, послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів – усе це дає можливість глибше розкрити тему документа, виділити в ньому головне, відтінити деталі. Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури документа утруднюють сприймання його тексту, збіднюють його дієвість.

Загалом невисока стандартизація цих документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою й словесною адекватністю.

Документи високого рівня стандартизації зазвичай оформляють на бланках або стандартних аркушах. Існує цілий ряд ситуацій, для яких можна наперед встановити, що, кому і як мають повідомляти, тобто в які готові словесні формули можна цю інформацію вкласти. Процес укладання такого стандартного документа зводиться до таких операцій:

1) вибір (серед досить обмеженої кількості стандартних, готових конструкцій) потрібної саме в даному конкретному випадку;

2) заповнення формуляра;

3) побудова за готовими зразками тих словосполучень і речень, які не передбачені формулярами бланків.

Кожна країна, а в межах країни кожна галузь промисловості (а також різні організації та установи) виробили свій набір стандартних ділових паперів. І скрізь стандартизацію мови офіційних документів розглядають як ефективний засіб скорочення невиправданої інформаційної надлишковості в діловому документі за рахунок економії мовних засобів.

Переважання стандартизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимагають мінімального напруження під час сприймання й пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки відповідних форм висловлення.

Такі звороти, попри усе інше, відзначено інформаційною місткістю, адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі – у формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою.

Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи якусь ситуацію, потрібні готові, перевірені тривалою практикою, широковідомі словесні формули. Ці формули постають щоразу як сигнал певного типу інформації. Так, уже початкова фраза у порядку надання технічної допомоги… підказує, що в цьому діловому листі буде викладено прохання; вона готує до сприймання подальшого ланцюга слів, який можна з більшою чи меншою вірогідністю передбачити.

Таким чином, стандартні вислови як явище писемного мовлення виникають у результаті однотипності неодноразово повторюваних виробничих ситуацій. Особливо часто повторювані в певних типах документів слова й словосполучення утворюють своєрідний каркас змісту того чи іншого ділового папера. У таких випадках укладання документа може бути зведено до заповнення бланків. Тому говорять, що ділові папери не «пишуть», а «укладають».

Однак власне процес стандартизації мови ділових паперів – це не «узаконення» певних конкретних висловів, це стандартизація моделі, загального зразка такого вислову. Зазвичай це певний тип речення (із чітко визначеним порядком слів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речення), який найкраще й найповніше може охопити ряд схожих ситуацій. Тоді укладання документа зводиться до конкретного словесного наповнення цієї синтаксичної моделі.

Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі: за ними, як і за термінами, закріплюється певна «ділянка» змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні, обслуговуючи лише певну кількість виробничих ситуацій.

Дуже часто можна почути нарікання на «бідність» мови ділових паперів. Проте такі докори виголошують зазвичай люди, дуже далекі від цієї сфери діяльності й замало обізнані з нею. Якщо з такою міркою підійти, наприклад, до наукового стилю, то терміни теж збіднюють виклад. Значно багатшою була б, наприклад, мова такої наукової статті, у якій вживали б не той самий термін, а щоразу новий синонімічний, образний або фігуральний вислів. Проте представники різних галузей науки давно дійшли висновку, що синоніміка – непридатне явище для термінології. Так само синоніміка синтаксичних конструкцій у межах одного аспекту змісту внесла б лише небажану надлишкову інформацію в діловий документ. Адже ділові папери – це не матеріал для читання, це засіб спонукання до дії. І саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа: добір мовних засобів диктує насамперед логіка думки.

Трапляються випадки, коли службова особа свідомо відмовляється від стандартного викладу в документі. Це означає, що цьому документу надають особливого значення. Так, наприклад, виключність, незвичність певного виробничого моменту нерідко вимагає відповідного відображення у формі вільного, нестандартного листа. Тому нестандартний лист у промисловості посідає особливе місце: поряд із явно позначеною тенденцією до стандартизації мови ділового листування нестандартний лист по-старому зберігає свою життєву силу. Існує ще одна причина відступів від суворо стандартизованого викладу.

За повної стандартизації помітно зростає лаконізм, небагатослівність викладу. Надлишковість інформації, зазвичай створювана за рахунок повторів і деякої розтягнутості викладу, тут відсутня. Концентрація повідомлюваного (кількість інформації на одиницю тексту документа) настільки зростає, що навіть за такого незначного пошкодження тексту, як пропуск слова, нечітко надрукований рядок та ін., втрата інформації стає дуже відчутною (часом зміст такого документа складно або й неможливо зрозуміти). Тому незначні відступи від суворої логічності викладу в бік деякої надлишкової інформації забезпечують передання й відтворення інформації на значній відстані без помітних змістових втрат.

Таким чином, під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень. Серед інших причин, які виправдовують наявність стандартизованих ділових паперів, не останнє місце посідає правова точка зору: переважну більшість службової документації оформлюють від імені підприємств, організацій, установ (не випадково їх пишуть від третьої, а не від першої особи).

Звичайно, зі стандартним текстом значно легше працювати: за даними інженерної психології такий текст сприймають у 8—10 разів швидше, ніж нестандартизований, отже, стандартизація мови ділових паперів ще й економічно вигідна. Тому стандартизацію мови документації слід розглядати як ефективний засіб скорочення надлишкової інформації, а також підвищення загальної культури ділового мовлення.