Читать книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича - Страница 21

Укладаючи документ, слід дотримувати певних вимог, що стосуються його мови, зокрема таких, як об’єктивність, логічна послідовність, ясність викладу і точність опису, переконливість, лаконічність, етикет ділових паперів, типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів, нормативність мовних засобів.

Об’єктивність змісту документа виявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміністративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду. Службові папери оформляють переважно від імені юридичної особи – установи або її структурного підрозділу, тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишуть не від першої, а від третьої особи (при цьому зазвичай займенники замінюють іменниками: Інститут просить… Міністерство не заперечує… Заводові потрібні… Можлива й інша, теж беззайменникова конструкція: Просимо (Прошу)… та ін.).

Переважна форма оцінки ситуації у таких документах – це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повної об’єктивності досягають високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові та ін.). Проте не слід звертатися до повного знеособлення всіх типів ділових документів (насамперед це стосується ділового листа). Таким чином, об’єктивність забезпечують точно винайденими пропорціями для кожного виду документів.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім виключають (або якнайретельніше уникають) суб’єктивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздратування, незадоволення; привнесення особистого ставлення до справи чи до особи в текст документа тощо.

Ознаки логічної послідовності:

– тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа;

– чітко виявлені причиново-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися як у межах одного речення, так і в межах усього документа, повним його текстом).

Крім причиново-наслідкових зв’язків, логічна послідовність ділового документа може реалізуватися й іншими типами зв’язків, зокрема через протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом), конкретизацію якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-от).

Логічної послідовності викладу досягають також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, параграф, пункт, абзац та ін.

Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане й підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різними: найкоротші – на початку і наприкінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів. Наприклад, у виробничих документах, де звертають увагу на кожну операцію чи деталь, абзаци використовують для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного-двох речень. Також треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.

Слід мати на увазі, що членуванню підлягає лише такий текст документа, з якого можна виділити певну кількість абсолютно співмірних компонентів, у іншому випадку логічність викладу порушується.

Членування тексту має ще один типовий вияв – це виділення головного, основного, найважливішого серед повідомлюваних фактів. Досягають таке членування шляхом розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало сприймати основне, найважливіше.

Повнота інформації полягає в тому, що всі необхідні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка та її словесне вираження максимально збігалися, поєднувалися. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядають.

Ясність викладу, точність опису – це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою вона буде для всіх тих, хто ознайомлюється з цим документом. Ясність забезпечують насамперед точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Неабияке значення має також чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у виборі серед близьких між собою слів і словосполучень найдоцільнішого в цій конкретній ситуації.

Документ не повинен мати суперечностей. Суперечності в діловому папері виявляються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту. Суперечність може полягати і в тому, що зміст не відповідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викладають у такій категоричній формі, що це вже не прохання, а скоріше наказ). Ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи суперечать один одному або є взаємовиключними).

Переконливість викладу документа забезпечують обґрунтуванням висловленої в ньому думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал: якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.

Діловий папір має бути коротким, у ньому мусять знайти відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформлюють окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні докази – поряд із логічними – мають неабияку силу переконання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистичні виклади, які розпорошують увагу одержувача документа (це насамперед стосується ділового листування).

Потребу в переконливості іноді враховують, але на практиці її втілюють аж у надто поверхових і недосконалих словесних формулах. Так, зокрема, не надають діловому листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію – бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. Тому треба чітко регламентувати їх вживання, лише тоді може бути збережена їх ефективність.

Переконливість є надзвичайно важливою ознакою ділових паперів. Так, наприклад, переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань та ін. Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому вона повинна постійно бути в полі зору того, хто укладає документ.

Лаконічності викладу досягають попереднім обмірковуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважають такий документ, у якому немає зайвих або «порожніх» слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плутанини в деталях тощо. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також униканням дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів. Так, зокрема, лаконічністю характеризуються стандартні звороти, до того ж вони потребують мінімального напруження уваги під час сприймання їх у тексті документа й цим прискорюють процес читання.

Крім того, стислість і чіткість викладу забезпечують і за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, має посідати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше. Бажано, щоб кожен аспект змісту виділявся в окремий невеликий абзац (він може містити одне чи кілька речень, які виражають закінчену думку).

Ділове листування, документи є відбиттям суспільних відносин нашого життя. Тому постає питання і про етикет ділових паперів. Мовленнєвий етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість. Він має пронизувати діловий папір увесь – від адреси до підписів, включаючи спосіб викладу тексту. Найголовнішим виявом етикету документів є їхня достовірність, переконливість.

У ділових документах, де є звертання до офіційної особи, використовують певні форми ввічливості, зокрема шановний, високошановний, вельмишановний. Наприклад: Шановний Іване Сергійовичу! Редакція газети просить Вас надіслати другий примірник Вашого рукопису.

Питання мовного етикету має важливе значення особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується, зокрема, тих, хто складає листи-прохання, листи-вимоги, листи-претензії та ін., бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та окремими людьми.

Щоб приховати своє невдоволення діями партнера, рекомендуємо замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спеціальної продукції. – Пропозиції щодо випуску нашої спеціальної продукції Вами ще не висловлені.

Якщо важливо вказати на конкретного виконавця, то пропонують вживати активну форму. Наприклад: Міністерство зв’язку не гарантує плату за цю роботу.

Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон листування, знижують офіційність. Наприклад: За такі результати праці Ви не можете одержати премії. – На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.

До речі, займенник Ви в листах, офіційних документах тощо пишуть з великої літери. Цим підкреслюють повагу до співрозмовника.

Відокремлений дієприслівниковий зворот може надати документу значення повнішої інформації, вичерпної відповіді. Наприклад: Прочитавши Ваші оповідання, редакція журналу повідомляє, що вони потребують доопрацювання. З цією метою найчастіше використовують звороти зі словами вважаючи, беручи, ураховуючи та ін.

Надмірна ввічливість, нав’язування своїх методів чи принципів у вирішенні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату.

Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів – одна з найактуальніших проблем діловодства сьогоднішнього дня.

Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мовні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широковідомі словесні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймати, документи такого типу прості в оброблянні, зберіганні й відшукуванні в разі потреби.

Читання документа – це процес пошуку потрібної інформації. Він здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами. Ключові слова дозволяють насамперед визначити вид документа (це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка). При цьому вони можуть міститися і в самому тексті документа (наприклад: гарантуємо – у гарантійному листі; надсилаємо – у супровідному листі тощо.). Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак.

Таким чином, стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації, а отже, підвищити загальну культуру діловодства.

Нормативність мовних засобів ділового стилю – обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відповідати нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спілкування.

Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови – загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих тощо.

Традиції ділового мовлення, наявні в різних сферах ділового спілкування, також мають велике значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше. І навпаки – слід всіляко уникати тих традицій, які ускладнюють сприймання документа і до того ж не відповідають нормам сучасної української літературної мови.

У підготовці документа слід враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулювальну й регулювальну роль у діяльності органів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість директивної і розпорядчої документації: точно дібраних (й далеко не однакових) мовних засобів вимагають документи, у яких викладають прохання, запит, формулюють претензії, висловлюють подяку, оголошують догану та ін. Людина, що укладає їх, повинна добре володіти українською літературною мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найпереконливіший мовний засіб.

Щоб укладений вами документ був достовірним і дійсним, слід пам’ятати не тільки про правильність інформації, яку в ньому повідомляють, але й про вимоги до його власне мовних засобів. Так, для формулювання думки краще використовувати речення з трьох, п’яти, семи і найбільше – з дев’яти слів, що є найзручнішим для сприйняття.

Щодо словосполучень, то слід пам’ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює складання та сприйняття документа.

Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень. Також варто мати на увазі таке:

1. Слід правильно й у певній послідовності розміщувати частини документа.

2. Текст документа зазвичай викладають від третьої особи. Наприклад: комісія ухвалила…; інститут просить…; ректорат клопочеться… Від першої особи укладають заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Укладаючи ділові папери, не потрібно вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4. Варто вживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку.

5. Слід уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що… Нагадуємо Вам, що… Підтверджуємо з вдячністю… У порядку надання матеріальної допомоги… У зв’язку із вказівкою… Відповідно до попередньої домовленості… Відповідно до Вашого прохання…

6. Дієприслівникові звороти в документах слід уживати на початку речення: Враховуючи… Беручи до уваги… Розглянувши… Вважаючи…

7. Мовні засоби, що використовують для укладання ділових паперів, мають відповідати нормам літературної мови й бути зрозумілими для широкого кола читачів.

8. Викладаючи інформацію в діловому папері, варто вживати прямий порядок слів у реченнях.

9. Частовживаними в документах є інфінітивні конструкції: створити комісію…; затвердити пропозицію…; попередити правління…

10. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую…; пропоную…

11. Скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури пишуть у справочинстві за загальними правилами: р-н, обл., км, наприклад, канд. філол. наук.

12. Укладаючи будь-який документ, варто надавати перевагу простим реченням і використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний… Високошановний… Вельмишановний… Високоповажний…