Читать книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича - Страница 17

Синтаксис – це розділ граматики, що вивчає будову й значення словосполучень та речень, способи зв’язку слів у словосполученні й реченні.

Побудова речень у діловому мовленні підпорядковується певним нормам. До них належать прямий порядок слів, правильна побудова однорідних членів речення, точність у поєднанні словосполучень зв’язком керування, правильна координація присудка з підметом, нормативне вживання дієприслівникових зворотів, непрямої мови.

У ділових паперах переважає розповідна форма викладу, речення вживають і прості, і складні, для поєднання частин складносурядних або складнопідрядних речень використовують сполучники, що відтворюють різноманітні змістові відношення. Тенденція до крайньої стислості під час викладення фактів (насамперед у діловому листуванні) помітно впливає на будову складного речення, зокрема на кількість слів у ньому. Дедалі частіше можна зустріти такі рекомендації в спеціальній літературі з цього питання: слід віддавати перевагу простим реченням; вживаючи складні, треба намагатися, щоб вони були короткими – мали не більше одного підрядного речення; скорочення складного речення здійснювати за рахунок дієприкметникових і дієприслівникових зворотів.

Для логічно послідовного викладу в діловому стилі застосовують певні скріпи, які допомагають поєднувати компоненти думки. Цю роль можуть виконувати вставні слова (по-перше, по-друге, отже, таким чином, як відомо, як зазначалось та ін.), початкові займенникові зв’язки (цей, такий, той), синтаксичні конструкції з початковими «канцелярськими прийменниками» (у зв’язку з, відповідно до, незважаючи на), дієприслівникові звороти (Беручи це до уваги…, Взявши до відома…, Відповідаючи на ваш запит…) тощо.

Для стандартизації тексту, його чіткої та зрозумілої структуризації в діловому мовленні широко застосовують виділення абзаців, правильну рубрикацію, перелік, систему пунктуаційних знаків.

У ділових документах часто вживають так звані розщеплені присудки. Розщеплення присудка – це заміна однослівного присудка двослівним, наприклад: подякувати – висловити подяку, погодитись – висловити згоду, шукати – здійснювати пошук, перевірити – провести перевірку, сумніватися – виявити сумнів, рекомендувати – надати рекомендації, пояснювати – дати пояснення.

Переваги використання розщеплених присудків:

а) не всі словосполучення «дієслово + іменник» мають однослівний відповідник, наприклад: здійснити (провести) захід, виявити увагу, вести справу, визнати провину, відвернути правопорушення тощо;

б) «дієслово+іменник» та відповідник мають різні значення, наприклад: провести операцію – оперувати, зробити огляд – оглянути, проводити змагання – змагатися, надати допомогу – допомагати;

в) у розщеплених присудках дієслово не просто вказує на факт дії, а може виражати деякі додаткові смислові відтінки, пор.: давати – надавати, вести – проводити, проводити – здійснювати;

г) іменник, який входить до складу розщепленого присудка, точно кваліфікує певне явище, дає йому назву й наукове визначення, наприклад: наїхати – вчинити наїзд, переговорити з кимось – вести переговори;

д) розщеплений присудок може бути поширений означеннями, наприклад: надати грошову (матеріальну, правову) допомогу;

є) багатослівний присудок краще фіксується в пам’яті, інформація в цьому випадку не втрачається.

Дієприслівникові (та дієприкметникові) звороти надають діловим документам стислості. Обов’язкова умова вживання дієприслівникових зворотів – дві дії, одна з яких виражена дієсловом-присудком, а інша – дієприслівником, і обидві має здійснювати одна особа. Отже, під час використання дієприслівникових зворотів можуть трапитися помилки.

Рекомендації щодо вживання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів:

– дієприслівниковим зворотом не можна висловити значення часу, причини, умови. Тому, якщо треба зберегти смисловий відтінок одного з цих типів підрядних речень, його не слід замінювати дієприслівниковим зворотом;

– не варто розпочинати речення або абзац дієприслівниковими зворотами, бо це збільшує його обсяг і надає сухого, трафаретного, канцелярського звучання всьому текстові;

– оскільки смислова близькість дієприслівникових зворотів до підрядних речень менша, ніж у прикметникових зворотів, під час заміни, якщо є можливість вибору, про це слід пам’ятати.

Паралельні конструкції – це функціонально близькі між собою, але різні за граматичною структурою конструкції, які можна взаємозамінювати як синонімічні (особові й безособові речення, активні й пасивні звороти мови, дієприкметниковий зворот і підрядне означальне речення, дієприслівниковий зворот і підрядні обставинні речення та ін.). У вживанні паралельних конструкцій потрібно зважати на відповідність стилю контекстові чи формі документа. Наприклад, безособові речення часто використовують у рапортах, повідомленнях, інструкціях, де важливо наголосити на дії: Завдання виконано; Заходів вжито. Щодо використання активних і пасивних синтаксичних структур, то поширена така думка: пасивний стан вживають тоді, коли факт здійснення дії має більше значення, ніж указівка на особу, що вчинила дію (Оплату гарантовано), активний – коли важливою є вказівка на особу і треба конкретизувати думку. Варто частіше надавати перевагу активним конструкціям, оскільки вони є природними для української мови.

Порядок слів – це властиве мові взаємне розміщення членів речення за певної смислової структури висловлювання. Українська мова допускає відносно вільний, гнучкий порядок слів у реченні. Існує прямий і зворотний (інверсія) порядок слів.

Однією з особливостей побудови речення в офіційно-діловому стилі мови є прямий порядок слів, що виражається у такий спосіб:

– підмет стоїть перед присудком: Праця, земля і капітал – основні фактори виробництва;

– узгоджене означення, виражене займенником, прикметником, порядковим числівником, дієприкметником, стоїть перед означуваним словом: Національні економічні системи функціонують у конкурентному довкіллі;

– неузгоджене означення (виражене іменником, неозначеною формою дієслова, прислівником та ін.) вживають після означуваного слова: чинники успіху; бажання працювати, робота вручну;

– додаток займає позицію після слова, яке ним керує: Соціологія може надати значну допомогу службі зайнятості;

– обставини вживають довільно;

– місце вставних слів і словосполучень залежить від того, що саме треба виділити: вставні слова на початку речення стосуються усього речення, усередині – того слова, що стоїть після них.

Використання непрямого порядку слів у ділових паперах виправдане лише в тому випадку, коли логічний наголос падає на присудок (тоді присудок ставлять перед підметом).

Однорідні члени речення – це члени речення, які виконують однакову синтаксичну функцію, мають здебільшого те саме морфологічне вираження і пояснюють одне слово в реченні. В офіційно-діловому стилі однорідні члени речення сприяють повноті інформації, розгорненій класифікації поняття, зіставленню чи протиставленню явищ. Ділове мовлення висуває такі вимоги до використання однорідних членів речення:

1) поділ на однорідні члени речення мусить мати одну підставу;

2) члени однорідного ряду мають виключати один одного, тобто однорідний ряд – це видові поняття, об’єднані родовим;

3) вибудовуючи однорідний ряд, потрібно враховувати важливість повноти поділу.

Типовими помилками, окрім нелогічної побудови, можуть бути помилки, пов’язані з граматичним вираженням, як-от:

а) поєднання різнотипних морфологічних та синтаксичних одиниць: Я люблю читати і футбол; Ми зібралися поговорити і щоб вирішити;

б) граматична непоєднуваність зі словом, яке пояснює однорідні члени: Квитки потрібно пред’являти на вимогу кондуктора вагона або громадському контролерові;

в) відмінкова форма однорідних членів речення не збігається з формою узагальнювального слова: Нам читають лекції з таких дисциплін: макроекономіка, з вищої математики. Важливим для стрункості тексту є також однотипне частиномовне вираження однорідних членів, що йдуть після узагальнювального слова.

Підмет і присудок (головні члени речення) завжди мають бути правильно пов’язані між собою. Зв’язок між ними в синтаксисі називається координацією й підпорядковується таким правилам:

1. Якщо підмет має у своєму складі числівник, який закінчується на одиницю (21, 71, 161 тощо), то присудок ставлять у формі однини: 21 студент склав залік; 161 делегат зареєструвався на конференції. Якщо перед підметом стоять займенники-означення у формі множини (усі, ці, ті, ваші), дієслово узгоджується із займенником у множині: Усі 31 учень вибігли в коридор.

2. Якщо числівник у складі підмета закінчується на два, три, чотири, присудок ставлять у формі множини. Однина можлива тоді, коли повідомлення фіксує певний факт як підсумок або коли повідомленню слід надати безособового характеру, наприклад: Було звільнено три працівники.

3. При підметах із числівниками від п’яти і більше присудок може стояти і в однині, і в множині:

а) присудок в однині вживають, коли:

– йдеться про цілісність, внутрішню нерозчленованість предмета, наголошує на кількості виконавців, а не дії: Сімдесят шість студентів взяло участь у конкурсі;

– присудок стосується підмета – назви неістоти: П’ять яблунь цього року добре уродило;

– присудок стоїть у препозиції: Прибуло ще десять делегатів;

– складений підмет означає часовий відрізок – вік людини, кількість років, годин: Минуло двадцять років;

б) присудок у множині вживають, коли:

– присудок свідчить про активність дії: Кілька бійців стійко тримали оборону;

– присудок свідчить про самостійність дії: Шість аспірантів склали іспит достроково;

– присудок стоїть у постпозиції: Шість учасників пленуму дали прес-конференцію.

Якщо до складу підмета входять збірні числівники двоє, троє, четверо, п’ятеро та ін., можливі обидві форми присудка: Двоє студентів прийшли або Двоє студентів прийшло.

4. Підмети зі словами низка, частина, більшість, меншість, багато, чимало, кілька, декілька, трохи вимагають від присудка форми однини: Більшість студентів нашої групи гарно вчиться; Декілька учасників конференції виступило на пленарному засіданні. Множину вживають тоді, коли підмет чи присудок – однорідні члени (Чимало приватних засновників і потенційних інвесторів чекають на сприятливіший інвестиційний клімат) або коли підмет і присудок відділені підрядним реченням (Частина осіб, які мають початковий рівень підготовки, розпочинають навчання; Багато фірм, які володіють достатніми інвестиційними ресурсами, досягли комерційного успіху).

5. При складеному підметі «іменник у називному відмінку + іменник в орудному відмінку» присудок ставлять у множині, якщо він вказує на рівність двох осіб: Студенти з викладачами добре підготувалися до зустрічі відомого науковця. Однак якщо іменник в орудному відмінку супроводжує називний, є додатком, тоді присудок узгоджується лише з простим підметом в однині: Він із сестрою пішов до тітки.

6. При підметі, вираженому займенником хто, присудок ставлять в однині: Усі, хто прибув на конференцію, мають зареєструватися.

7. Коли підметом є словосполучення із займенниками дехто, дещо, ніхто та ін., присудок вживають в однині: Дехто з присутніх участі у голосуванні не брав.

8. Якщо до складу підмета входить прикладка, виражена іменником іншого, ніж підмет, роду, присудок у цих випадках узгоджується в роді з підметом, а не прикладкою (означенням, яке дає предметові іншу назву). Прикладкою є поняття вужче, видове, а підметом – ширше, родове: Музей-садиба письменника відкрився торік; Виставка-продаж була влаштована в Палаці мистецтв.

9. Якщо підмет виражений абревіатурою, присудок орієнтується на граматичний рід ключового слова (УНІАН (агентство) оголосило про прес-конференцію; ЛНУ (університет) був заснований 1661 р.). Якщо абревіатури морфологізувалися як іменники, присудок узгоджується з їхніми граматичними ознаками роду та числа (ВАК (Вища атестаційна комісія) прийняв ухвалу).