Читать книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича - Страница 23

Усі документи містять реквізити.

Реквізити – це структурні елементи документа, які поділяють на постійні і змінні.

Постійні друкують при виготовленні документа, а змінні фіксують на ньому у процесі заповнення.

Кількість реквізитів у документах не однакова. Її обумовлено видом, змістом та призначенням документа. Кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, полегшує їх опрацювання.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа. Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи містить значну кількість слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа. Бланк із кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», «гриф обмеження доступу до документа», «гриф затвердження», «резолюція».

Держстандарт (ДСТУ 4163–2003) встановлює максимальний склад реквізитів (32 елементи):

1. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим.

2. Зображення емблеми організації, або підприємства, або товарного знака (знака обслуговування).

3. Зображення нагород.

4. Код організації чи підприємства.

5. Код форми документа.

6. Найменування міністерства або відомства, якому підпорядковується організація чи підприємство.

7. Найменування установи, організації або фірми.

8. Найменування структурного підрозділу організації.

9. Довідкові дані про організацію.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Реєстраційний індекс документа.

13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

14. Місце складання або видання документа.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження документа.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту документа.

20. Позначка про контроль.

21. Текст документа.

22. Позначка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження документа.

25. Візи документа.

26. Відбиток печатки.

27. Позначка про затвердження копій.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Позначка про наявність документа в електронній формі.

31. Позначка про надходження документа до організації.

32. Запис про державну реєстрацію.

Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної ради України «Про Державний герб України»; герба Автономної Республіки Крим – відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба.

Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів «Найменування установи чи підприємства» та «Найменування підрозділу».

Код організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), ведення якого здійснює Державний комітет статистики України, після реквізиту «Довідкові дані про організацію».

Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації (ДК-010) вище від реквізиту «Назва виду документа».

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю.

Назва організації – автора документа – має відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони – автори документа, і розміщують нижче від реквізиту «Найменування установи, організації або фірми».

Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче від назви організації або структурного підрозділу.

Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК-010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. Назву документа пишуть з великої літери (крім слів «заява» і «рапорт») і розташовують посередині або зліва.

У листі назву виду документа не зазначають.

Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 15.01.2001.

Дату дозволено оформлювати в послідовності: рік, місяць, число: 2001.01.15.

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року. У міжнародній практиці листування дату також зазначають словесно-цифровим способом.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазначають у такий спосіб: 10–15.07.2009 (у межах одного місяця); з16.09 до 09.10.99 (протягом двох місяців, у межах одного року); на 07.12.99–07.04.2000 (протягом п’яти місяців, у межах двох років).

Роки, що не збігаються з календарними, слід подавати за таким шаблоном: 2013/14 бюджетний рік; 2014/15 навчальний рік.

Позначення десятиріч і сторіч слід подавати за таким шаблоном: у 60-ті роки XX ст.; у ХІ—XV сторіччях.

Коли визначають час за роком, слід користуватися Р. відмінком іменника, а не прийменником у (в). Наприклад: народився 1979р. (року)…; 1999р. (року) закінчив…, вступив…, була зарахована.

Для акта, протоколу датою є час здійснювання зафіксованих у них фактів або вчинків. Для звіту, інструкції, плану датою є день їх затвердження, датою наказу, листа – день написання. Розпорядчі документи набувають чинності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в документі не обумовлено інший термін.

На бланках дату ставлять у лівій верхній частині разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва.

Реєстраційний індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та обробку документа, його збереження й контроль виконання. Індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Так, наприклад, три пари арабських цифр індексу № 07–14/89 для вхідного документа означають:

07 – шифр структурного підрозділу автора документа;

14 – номер справи, де зберігається копія вихідного документа (за номенклатурою для підрозділу);

89 – порядковий реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Літери ВК, що можуть стояти через дефіс після реєстраційного індекса наказу, означають, що його видав відділ кадрів.

Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Таке посилання здійснюється в разі оформлення листа-відповіді й допомагає організації, яка отримує такий лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Дату й індекс вхідного документа переписує з нього укладач відповіді. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання документа (назва міста чи іншого населеного пункту) зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче реквізитів «реєстраційний індекс документа» та «посилання на на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь».

Гриф обмеження доступу до документа (Таємно, Для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Максимально цей реквізит може містити такі складники:

1) назва установи, організації, підприємства (у Н. в. без прийменника);

2) назва посади особи-адресата (у Д. в.);

3) прізвище та ініціали особи-адресата (у Д. в.);

4) поштова адреса.

Кожну зі складових частин пишуть з нового рядка. Розділові знаки (крапка, кома) між частинами не ставлять.

В особових офіційних документах реквізит «Адресат» розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишуть із середини нового рядка.

У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку: Міністерство юстиції України. У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата: Голові Державного комітету статистики України Прізвище, ініціал(и). Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному:

Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства

Провідному спеціалістові

Прізвище; ініціал(и)

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено: Директорам центральних державних архівів України.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв’язку:

Міністерство охорони здоров’я України,

вул. Грушевського, 7

м. Київ, 01021

Якщо документ надсилають фізичній особі, то в називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс:

Іванченко Петро Семенович

вул. Садова, буд. 7, кв. 24

м. Вінниця, 21003

На поштових відправленнях, адресованих «До запитання», на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв

вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище завжди зазначають повністю.

У складі грифа затвердження має бути слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назва посади, підпис, ініціал(и) і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

Підпис Ініціал(и), прізвище

07.03.2001

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження утворено зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати й номера затверджувального документа в називному відмінку:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомархіву України

16.05.2001 № 40

Гриф затвердження санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.

Реквізит «Гриф затвердження» розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Резолюція – це змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а не структурні підрозділи.

У резолюції, яку ставить на документі посадова особа, має бути прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата:

Прізвище, ініціал(и)

Прошу підготувати пропозицію про постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001

Підпис

15.08.2001

Резолюцію треба писати від руки безпосередньо на документі, нижче від реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то другу й наступні проставляють на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюцію можна оформити на додатковому аркуші формату А5 або на спеціальному бланку, наприклад:

Начальникові рекламного відділу

Коваленку З. Б.

Підготувати проект контракту

до 29.01.2003

(підпис керівника)

07.01.2003

Виконавців може бути декілька. У цьому випадку відповідальним за виконання документа є особа, прізвище якої зазначено в резолюції першою.

Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До відома та под.

Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа й містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Його друкують малими літерами, розміщуючи під назвою виду документа. Заголовок зазвичай починається з прийменника «про»; він має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Заголовок найчастіше відповідає на питання про що? іноді – кого? чого? Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою К, словом або штампом Контроль на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. Текст є основним реквізитом документів. Його розміщують на всю ширину сторінки.

Текст може містити такі логічні елементи: вступ (зазначають причину укладання документа, викладають історію питання тощо); доказ (визначають суть питання: пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посилання на законодавчі акти та інші матеріали); закінчення (формулюють мету складання документа). Текст документа, що містить закінчення, є простим, а той, що має ще й інші логічні елементи, – складним.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа слід викладати стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає в тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану, ремонтних робіт за

I квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим. 2. Графік ремонтних робіт на

II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 № 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають:

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так: Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату й номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка:

Додаток 1 до наказу-міністерства охорони здоров’я України и 20.01.2001 № 25

Додатки до документа можуть бути трьох видів:

а) додатки, що затверджують або вводять у дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;

в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

Підпис містить назву посади особи, яка підписує документ (повну, якщо документ надруковано не на бланку, скорочену – на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис, ініціал(и) (слід зазначити, що вони мають бути записані перед прізвищем) та прізвище, яке не беруть у дужки:

Голова Державного

комітету статистики України

Підпис Ініціал(и), прізвище

або

Голова Підпис Ініціал(и), прізвище

У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад зазначають науковий ступінь і наукове звання.

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керівникові організації. Підпис засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії.

Два і більше підписів ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб:

Директор Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні:

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу та секретар:

Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначають посаду та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: Виконувач обов’язків, Заступник. Підписувати документ із прийменником за або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів позначають без їхнього підпису:

Оригінал підписали:

Голова В. Ю. Дроб’язкін

Секретар П. С. Ізмаїлова

З оригіналом згідно:

секретар-референт (підпис) О. П. Ілляшкевич

Гриф погодження розміщують нижче від реквізиту «Підпис». Він містить слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), назву посади особи, яка погоджує документ (разом із назвою організації), особистий підпис, ініціал(-и) і прізвища, дати погодження:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра оборони України

Підпис Ініціал(и), прізвище

05.02.2001

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Правління Національного банку України

23.01.2001 № 2

Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішню (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішню (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).

Віза – реквізит, близький за змістом і призначенням до грифа узгодження, що підвищує якість внутрішнього документа шляхом компетентної оцінки, редакції, оформлення відповідними службовими особами. Віза містить назву посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дату завізування. Реквізит розміщують нижче від реквізиту «Підпис» як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа:

Начальник юридичного відділу

Підпис Ініціал(и), прізвище

18.09.2001

Віза може містити:

а) назву посади службової особи;

б) підпис та його розшифрування;

в) однозначне лаконічне рішення (позитивне, негативне);

г) дату візування, наприклад:

Керівник проекту Підпис В. Д. Орєхов

Зауважень немає.

19.10.2003

або

Не заперечую.

Голов. інженер Підпис Б. В. Горбань

20.10.2003

Якщо зауваження, доповнення особи, яка візувала документ, має розгорнутий характер, їх викладають на окремому аркуші паперу:

Інспектор з економічної та радіаційної безпеки

Підпис А. О. Пугач

Зауваження додаються.

28.10.2003

У внутрішніх документах візу ставлять лише на першому примірнику, а в зовнішніх візують тільки екземпляр, що залишається в організації.

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Печатку прикладають до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки існують гербові та прості.

Гербову печатку прикладають до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін.

Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображено. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок з місця роботи тощо.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Відмітка про засвідчення копії документа містить слова «Згідно з оригіналом», назву посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дату засвідчення копії. Проставляють її нижче від реквізиту «Підпис»:

Згідно з оригіналом

Секретар

Підпис Ініціал(и), прізвище

26.06.2001

За потреби підпис особи, що засвідчує копію, можна засвідчувати печаткою.

Прізвище або прізвище, ім’я та по батькові виконавця документа й номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа:

Іваненко 556 07 24

або

Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

Цей реквізит є обов’язковим на вихідних документах (листах, довідках, висновках).

Відмітку про виконання документа й направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова До справи, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади й підпис виконавця:

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03–12/113

Посада Ініціал(и), прізвище

14.05.2001

Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім’я файла та його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надходження (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби – годину та хвилину) надходження документа й реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надходження документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа. Відбиток штампа має містити назву організації, дату надходження документа та його індекс.

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа має свій формуляр.

Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах.

Виділяють обов’язкові реквізити: назва документа, текст документа, дата і підпис.

Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Більшість документів умовно можна поділити на три частини:

1) заголовна (до неї відносять усі реквізити, що передують тексту);

2) основна (текст і додатки до нього);

3) оформлення (реквізити, що розміщують нижче від додатків).

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Бланки містять трафаретний текст.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків для складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Встановлюють такі види бланків документів:

– загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа;

– бланк листа;

– бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи в тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить такі реквізити «Державний Герб України, герб Автономної Республіки Крим», «Емблема організації або товарний знак», «Зображення нагород», «Код організації», «Назва міністерства чи відомства, якому підпорядкована організація», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу організації», «Довідкові дані про організацію», «Місце складення чи видання документа». Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про контроль».