Читать книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича - Страница 4

У процесі розвитку суспільства неминуче виникає потреба оформлення державно-правових суспільних відносин, регулювання діяльності різних сфер суспільного життя, а звідси потреба мати книжну мову для ведення ділової документації, офіційного і приватного листування. Дослідники стверджують, що після прийняття християнства в Київській Русі функціонували два книжні стилі української мови – конфесійний та офіційно-діловий.

Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів, що використовують в офіційному спілкуванні між установами, приватною особою й установою та регулюють їхні ділові взаємини. Інакше кажучи, це прийоми використання мовних засобів під час документального оформлення актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових відносин між окремими державами, організаціями та членами суспільства у їхньому офіційному спілкуванні. Офіційно-діловий стиль має дві форми – усну та писемну – й виділяється найвищою мірою книжності.

Основне призначення офіційно-ділового стилю – це регулювання ділових відносин у зазначених вище сферах та обслуговування громадянських потреб людей у типових ситуаціях.

Учасниками ділового спілкування є органи та ланки управління (організації, заклади, посадові особи, працівники), а характер і зміст інформаційних зв’язків між ними регульовано чинними правовими нормами та залежать від місця установи в ієрархії органів управління, її компетенції, функціонального змісту діяльності. Специфіка сфери вживання офіційно-ділового стилю, повторність дій і ситуацій, котрі вимагають використання певних мовних засобів, призводять до їх стандартизації, одноманітності – однакові мовні елементи використовують за однакових умов. Цьому сприяє й тематична обмеженість управлінської інформації.

До інших ознак офіційно-ділового мовлення слід віднести смислову точність, ясність, які поєднуються зі стислістю, лаконічністю висловлювання, строгою послідовністю викладення фактів. Сюди варто додати високу стандартизацію вислову та сувору регламентацію тексту (для чіткої організації текст поділяють на параграфи, пункти, підпункти). І нарешті, одна з найяскравіших ознак офіційно-ділового мовлення – це його документальність: кожний офіційний папір мусить мати характер документа, тобто бути об’єктивним, достовірним, зберігати стабільні традиційні форми (наявність реквізитів та усталений порядок їх розміщення).

Тож основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Незалежно від того, хто є його безпосереднім укладачем і кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом майже завжди є організація загалом. Інформація, викладена в документі, завжди має конкретну адресність.

Зміст повідомлення в офіційно-діловому стилі завжди мусить мати нейтральний тон і бути викладеним тільки в прямому значенні.

В офіційно-діловому стиді виділяють кілька підстилів.

1. Законодавчий – його використовують у законотворчій сфері; регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою та приватними чи службовими особами. Документами, у яких реалізовано законодавчий підстиль, є Конституція, закони, укази, статути, постанови та ін.

Зразок законодавчого підстилю

АКТ ПРОГОЛОШЕННЯ НЕЗАЛЕЖНОСТІ УКРАЇНИ

Виходячи із смертельної небезпеки, яка нависла була над Україною в зв’язку з державним переворотом в СРСР 19 серпня 1991 р.,

– продовжуючи тисячолітню традицію державотворення в Україні,

– виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами,

– здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, Верховна Рада Української Радянської Соціалістичної Республіки урочисто ПРОГОЛОШУЄ НЕЗАЛЕЖНІСТЬ УКРАЇНИ та створення самостійної української держави – УКРАЇНИ.

Територія України є неподільною і недоторканною. Віднині на території України мають чинність виключно Конституція і закони України.

Цей акт набирає чинності з моменту його схвалення.

ВЕРХОВНА РАДА УКРАЇНИ

24 серпня 1991 р.

2. Дипломатичний – цей підстиль використовують у сфері міждержавних офіційно-ділових відносин у галузі політики, економіки, культури. Він визначає офіційно-ділові відносини міжнародних організацій, структур, окремих громадян, а реалізують його в конвенціях (міжнародні угоди), комюніке (повідомлення), нотах (звернення), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах тощо.

Зразок дипломатичного підстилю

ЗАЯВА МЗС УКРАЇНИ

Україна підтверджує відданість курсу на європейську інтеграцію, невід’ємною складовою якого є подальший розвиток і удосконалення демократичних інститутів, приведення їх у відповідність до загальноєвропейських норм і стандартів.

В Україні із задоволенням відзначили відповідні заяви Голови Комітету Міністрів Ради Європи та ЄС, а також висновок Венеціанської комісії, у яких дано позитивну оцінку рішенню Конституційного Суду України.

Дисонансом на цьому фоні пролунало обговорення на Парламентській Асамблеї РЄ питання про інституційні реформи в Україні.

Дискусія фактично звелася до обговорення проекту так званої «рекомендації», який раніше був підготовлений моніторинговим Комітетом ПАРЄ.

МЗС України вважає, що ухвалений за результатами обговорення документ не відображає реальної ситуації в Україні.

Україна не вважає зазначені дії ПАРЄ щодо повноправного члена організації конструктивними.

Незважаючи на ухвалення так званої «рекомендації» ПАРЄ, Україна як повноправний член Ради Європи і надалі плідно співпрацюватиме з усіма її органами з метою подальшого утвердження демократії та прав людини як в нашій державі, так і в Європі загалом.

3. Адміністративно-канцелярський підстиль використовують у професійно-виробничій сфері, правових відносинах і діловодстві. Він обслуговує та регламентує:

– службові (офіційні) відносини між підприємствами одного й різного підпорядкування;

– службові відносини між структурними підрозділами одного підпорядкування;

– службові відносини між приватною особою та організацією, установою, закладом і навпаки;

– приватні (неофіційні) відносини між окремими громадянами.

Админістративно-канцелярський підстиль реалізують в офіційній кореспонденції (листах), договорах, контрактах, заявах, автобіографіях, характеристиках, дорученнях, розписках тощо.

Зразок адміністративно-канцелярського підстилю

АКЦІОНЕРНИЙ ПОШТОВО-ПЕНСІЙНИЙ БАНК «АВАЛЬ»

пропонує новий вид банківських послуг —

ПЛАСТИКОВІ КАРТКИ VISA AVAL

Пластикові картки VISA AVAL – це універсальний платіжний засіб, що дає змогу отримати готівку в більш ніж 12 млн пунктах обслуговування понад 220 країн світу, а також здійснити найрізноманітніші платежі.

Чекаємо за адресою:

вул. М. Лисенка, 5, м. Львів 79011 (тел.: /032/238-92-34, факс /032/238-86-64)

Іноді до стильових рідновидів офіційно-ділового стилю відносять юридичний – підстиль юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж), котрий обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини, учасниками яких є держава, підприємства, організації, установи усіх форм власності і приватні особи. Юридичний підстиль реалізують в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях та ін.

В офіційно-діловому стилі, переважно в його адміністративно-канцелярському різновиді, який має писемну й усну форми вживання, виявляється ділова українська мова як різновид літературної мови.

На рівні лексики в основу ділової української мови покладено загальнозрозумілу, нейтральну, нормовану, так звана книжну, міжстильову лексику, відповідну термінологію та професійно-виробничу лексику; відтінок книжності мають слова абстрактного значення (виконання, дозволяють, розроблено, посвідчення), дієслова (здійснювати, надіслати, призначити), вмотивовані слова (що відповідають змісту документа); іншомовні слова (за доцільністю вживання).

На граматичному рівні діловій українській мові притаманні вибір найточнішої граматичної форми слова (з погляду відмінків – прізвища, звертання), вживання роду (назви посад, професій) і числа; написання числівників, вживання відповідних займенників (ви, ми) та відповідних форм дієслів (інфінітива, форми першої та третьої особи теперішнього часу, форми наказового способу).

На рівні синтаксису документ переважно має розповідний характер, отже, вимагає розповідних поширених речень, найчастіше простих із прямим порядком слів, у деяких документах (контрактах, договорах) – складних речень з умовними, причиновими підрядними реченнями; можливі інфінітивні конструкції та вживання розщепленого присудка (зробити огляд, провести операцію, давати вказівки); важливим є вибір прийменника у синтаксичних конструкціях (відповідно до, підготуватися до…) і т. ін.

Стійкі словосполучення є засобом називання предметів, явищ, процесів; виникли вони шляхом переосмислення вільних словосполучень і є семантичною цілісністю. Вони якнайкраще характеризують стандартизований стиль ділової мови: знижувати якість, взяти до уваги, довести до відома, укласти угоду; інколи ці словосполучення є термінами: рекомендований лист, цінні папери, статутний фонд тощо.

Говорячи про стилістичні засоби, необхідно звернутися до визначення офіційно-ділового стилю, до вимог щодо мовних засобів на рівні стандартизації лексики, синтаксису, словоформ, а також логічності висловлення, вмотивованості лексики. Особливу увагу тут треба скеровувати на усталені (стійкі) словосполучення: з номінативним значенням (трудова угода), на прийменникові конструкції (за наказом, згідно з постановою), на дієслівно-іменні конструкції (присвоїти звання), на фразотворення (взяти до уваги, за звітний період), які підкреслюють стандартність та стислість документального мовлення, тобто дають стандартизовану модель тексту.

Усна форма ділового українського мовлення (тобто індивідуальне використання мови у комунікативних актах в різноманітних сферах суспільного життя) – це розмовно-літературний різновид української мови. Функціонує він у діалогічній та монологічній формах, має текстовий та імпровізований характер, залежить від ситуації. Усне мовлення в офіційно-діловому стилі пов’язане з поняттям культури мови (чи мовної культури), зокрема з її функцією у суспільному житті, коли проявляється зв’язок мови з духовністю певного народу, з виробленими віками способом поводження, ставлення одне до одного, до праці, до рідної країни та мови, отже, із ситуацією, з логікою мислення, з чуттям мови та міри.

Діалогічна форма усного ділового мовлення проявляється в бесідах, у дискусіях, у телефонних розмовах офіційно-ділового характеру, в офіційних розмовах з підлеглими, коли обов’язкова мовна культура спілкування.