Читать книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича - Страница 9

Неологізми – це нові слова, чия поява обумовлена новими виробничими і суспільними відносинами, новими умовами побуту, відкриттями в науці і техніці. Це слова, якими оновлюється лексика відповідно до нових потреб суспільства.

Багато неологізмів так і не стає загальновживаними словами літературної мови: одні через те, що швидко виходять з ужитку поняття, які вони називають: лімітка, продподаток, промкартка та ін.; інші через те, що власне слово побудовано невдало: перепромисел цінних звірів, дичезаготовки, головодень та ін. Особливо це стосується слів, які виникають у діловій сфері спілкування: відгул, бюлетенити, недовнесок та ін.

Абревіатури – складноскорочені слова різних типів творення (НСДРП, УТН, райрада, облвиконком, МАЗ та ін.), що активно вживають у діловому мовленні. Найчастіше це назви нових установ, нових органів управління, нових машин, механізмів, виробів, нових професій, посад, нових виробничих дій і станів тощо.

Однією з основних причин появи скорочень є тенденція до уникнення надлишкової інформації. Крім скорочених, існують ще так звані спрощені найменування. Вони виникають в усному розмовному мовленні як засіб «економії мовних зусиль» і для ділових паперів непридатні (наприклад: погодинник – працівник з погодинною оплатою; вагонник – робітник вагонних майстерень).

Та сама кількість інформації передається в скороченому слові меншою кількістю знаків, ніж у співвідносному словосполученні. Наприклад, у слові ВНЗ (колишнє вуз) кожна літера несе в шість разів більшу інформацію, ніж літера, що входить до складу співвідносного словосполучення (вищий навчальний заклад). Саме тому ініціальні скорочення виявилися найпопулярнішими.

Другою важливою причиною вживання значної кількості скорочень у мові ділових паперів є прагнення зекономити місце, що обумовлено обмеженістю «площі» документа (адже фактом уже стало те, що укладачі сучасних ділових листів у промисловості намагаються будь-що розмістити всю інформацію на одній сторінці). Вживання абревіатур пояснюється ще й прагненням уникнути повторення кількаслівних назв (зазвичай повну назву організації, підприємства чи установи наводять тільки один раз: в адресі, у штампі тощо).

Традиції, що склалися у творенні і вживанні абревіатур, виникли насамперед на підставі доцільності, а тому й вимагають до себе якнайбільшої уваги. Так, наприклад, уже усталені межі тих понять, назви яких можуть бути скорочені. Це назви країн, міністерств, головних управлінь, вузів, науково-дослідних установ та ін. Не скорочують зазвичай багатослівні назви верховних рад, вищих урядових посад, назви середніх шкіл, деяких технічних виробів тощо.

Під час утворення скорочень обов’язковою є вимога зрозумілості. Цього досягають вдалим скороченням основи, за яким легко відновлюється і вся основа; скорочені основи стандартизуються (тобто зберігають свою форму в усіх новотворах: рад… укр… голов… швей… та ін.).

Хоча серед абревіатур є неоднакові утворення (ініціальні, складові, усічення слова, змішаний тип, поєднання складової частини з повним словом та ін.), проте довільне скорочення найменувань установ не допускається: слід користуватися тим типом скорочення, який зафіксовано в документації даної організації чи установи (або в спеціальних довідниках, інструкціях, статутах та ін.).

Що стосується найпопулярніших у діловому стилі скорочень, то переважають тут найменування буквені й буквено-цифрові. Проте не всі слова, утворені цими способами, бездоганні. Є серед них невдалі утворення типу ИВАН (Институт востоковедения Академии наук); є багатозначні скорочення типу КПІ (це: Компартія Іспанії, Індонезії, Індії та ін., це може бути Київський політехнічний, поліграфічний, педагогічний інститути та ін.), МТС (Московський театр сатири), промпродукти (промислові і проміжні продукти); є невдалі скорочення (індпошив, кондвироби, молзавод, асобоз тощо).

Типи скорочень, які набули вже офіційного визнання (стандартизувалися, що здобуло своє відображення в низці словників, довідників, посібників та інструкцій), можна вживати в усіх видах ділових паперів (див. таблицю нижче):

Добираючи складноскорочене слово під час написання ділового папера, слід орієнтуватися на такі вимоги:

1. Скорочення не повинно збігатися за формою зі словом або скороченням, уже наявним у мові.

2. Скорочене слово повинно бути «прозорим»: воно має легко «розгортатися» в повне найменування (це правило не поширюється на скорочення, які вже стали самостійними словами типу лавсан).

3. Під час творення скорочених слів не повинні порушуватися норми літературної мови, зокрема правописні.

4. Скорочення, які є назвами установ, підприємств, організацій, а також марок виробів тощо, пишуть з великої літери.

5. У звичайному поточному документі повну офіційну назву установи вживають один раз, далі вона змінюється скороченою назвою; відмова від скорочених назв у документі означає, що йому надається суворо офіційного, директивного характеру.

6. Скорочення типу Р.S. (латинське роst scrірtum – пізніше написане), N.В. (nоtа bеnе – поміть добре) тощо в сучасному діловому листуванні не вживають на тих самих підставах, на яких не дозволено щось дописувати після підпису: документ має бути чітко продуманим, композиційно бездоганним і смислово завершеним, тому в ньому немає місця для скорочень типу Р.S.

7. Скорочене слово має зберігати однакову форму в тексті документа: неприпустимо скорочувати те саме словосполучення по-різному або писати його то повністю, то скорочено в одному тексті (райком, РК, районний комітет).

8. Для комбінованих (цифрових і буквених) скорочень існують такі правила написання: якщо цифра стоїть після букв, вона приєднується через дефіс (двигун АЯЗ-200, турбореактивний лайнер ТУ-104); якщо цифри передують буквам, тоді скорочене слово пишуть разом (стан 2ТО); у марках матеріалів цифрові знаки й буквені скорочення пишуть завжди разом (сталь Б2, алюмінієвий сплав АЛ5).

9. Слово рік після дат зазвичай скорочують, залишаючи одну літеру р. (крапка обов’язкова); після кількох дат ставлять дві літери рр. (між ними крапки не ставлять, після них крапку ставлять обов’язково). Наприклад: 2003 р., у 2001–2004 рр.

10. Навчальний і фінансовий роки пишуть через похилу риску; перший із двох років пишуть повністю, другий скорочують на дві перші цифри, слово рік у цьому випадку пишуть в однині: у 2003/04 навчальному році.

11. Слова гривня, карбованець і копійка при цифрових даних пишуть як грн., крб. і коп.; скорочують також слова тисяча, мільйон, мільярд, якщо вони стоять при цифрах (4 тис., 6 млн.).

Умовні буквені позначення механічних, фізичних, хімічних і математичних величин повинні точно відповідати державним стандартам.