Читать книгу Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади - Вікторія Садовнича - Страница 19
Розділ 2
Загальні відомості про документи
Види документів
ОглавлениеВідповідно до загальних ознак документи поділяють:
1. За способом фіксації інформації:
– письмові – рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;
– графічні – документи, у яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани);
– фото- й кінодокументи – створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);
– фонодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
2. За видом інформації:
– цифрові (статистичні бюлетені, кошториси, фінансові звіти, накладні);
– текстові, серед яких виділяють регламентуючі (конституція, статут, акт, угода, дипломатичний протокол), інформативні (повідомлення, оголошення, меморандум, звіт) і підсумкові (протокол засідання, витяг з протоколу, резолюція, резюме, декларація, заява партії, відозва).
3. За призначенням:
– організаційні – документи, які закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);
– розпорядчі – документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо);
– інформаційні – документи, що містять інформацію про фактичний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і мають допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо).
4. За назвою:
– заява;
– автобіографія;
– резюме;
– протокол;
– наказ;
– доручення;
– розписка тощо.
5. За походженням:
– службові – документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;
– особисті – документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.
6. За рівнем стандартизації:
– документи з низьким рівнем стандартизації, у яких обов’язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, автобіографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо);
– документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), у яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка вже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і ділового стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти, програми конференцій, проспекти.
У документах із низьким рівнем стандартизації за способом викладу виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.
Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності (так, як вони відбуваються в реальній дійсності) використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.
Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше саме зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причиново-наслідковому. Відступити від цього принципу можна лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивовані й логічно виправдані.
Опис – це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей та ін. Частини опису, які розкривають ті чи інші ознаки предмета чи аспекти питання, називаються елементами опису. Зазвичай опис містить загальну характеристику явища; елементи ж опису лише обґрунтовують і конкретизують її. Використовують цей спосіб викладу у звітах, актах, наказах, постановах.
Міркування – це спосіб викладу, за якого логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і зазвичай доводить певне положення через причиново-наслідкові зв’язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв’язків. У міркуваннях найчастіше щось доводять; саме тут дістає втілення така логічна форма думки, як доказ. Послідовність викладу визначають побудовою конкретного доказу – дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагальнень).
У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.
7. За ступенем складності:
– прості – містять одне питання;
– складні – два чи кілька питань.
8. За місцем складання:
– внутрішні – документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;
– зовнішні – документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).
9. За формою:
– стандартні (типові) – документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюють їх у певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляють друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;
– індивідуальні – документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.
10. За напрямком:
– вхідні, які надходять до закладу;
– вихідні, що адресовані за межі установи, організації.
11. За терміном виконання:
– звичайні – документи, які розглядають згідно з черговістю надходження (31 день);
– термінові (7 днів);
– дуже термінові – документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією.
12. За ступенем гласності:
– несекретні (звичайні, для службового користування);
– секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні) – документи цього виду мають спеціальну позначку «Таємно» або «Дуже таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
13. За юридичною силою:
– справжні – бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними – документи, що з якихось причин втратили юридичну силу;
– підроблені документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка означає, що до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка передбачає складання і видання документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.
14. За стадіями створення:
– оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
– копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій:
а) відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника;
б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини – наприклад, витяг із протоколу;
в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.
15. За складністю:
– прості – містять інформацію з одного питання;
– складні – містять інформацію стосовно двох і більше питань.
16. За терміном зберігання:
– тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють у межах 10 років;
– тривалого зберігання – такі документи зберігають більше 10 років;
– постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності, однак термін зберігання зазвичай встановлюють у межах 75 років.
17. За технікою відтворення:
– рукописні;
– відтворені механічним способом;
– відтворені електронним способом.
18. За спеціалізацією:
– загальні;
– з адміністративних питань;
– спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність.