Читать книгу Lecciones de Derecho Mercantil Volumen I - Aurelio Menéndez Menéndez - Страница 83

El empresario no sólo está obligado a la llevanza de los libros de contabilidad. La protección de los intereses de terceros y del interés público exige que conserve los documentos contables durante un tiempo prudencial. El Código de Comercio impone a todo empresario el deber de conservación de los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años (art. 30.1 C. de C.). Incluso si el empresario ha cesado como tal, se verá obligado al cumplimiento de ese deber de conservación. En caso de fallecimiento, el cumplimiento del deber de conservación recae sobre los herederos del empresario; y, en caso de disolución de sociedades, serán los liquidadores los obligados a conservar los libros y los documentos contables (art. 30.2 C. de C.).

En cuanto al ámbito objetivo de este deber de conservación, es importante reparar en que la Ley no sólo impone la conservación de los libros, sean o no de contabilidad, sino también la conservación de los documentos y de los justificantes, así como de la correspondencia. Además, deben conservarse los documentos originales, sin que sea admisible conservar meras copias, así como tampoco la sustitución de esos documentos por microfilmes o por cualquier otro sistema de reproducción. De este modo será posible verificar con plena garantía la corrección de lo anotado en los libros en tanto no transcurra el período de tiempo legalmente establecido.

La duración del deber de conservación se fija por la Ley en seis años «a partir del último asiento realizado en los libros» (art. 30.1 C. de C.). En cuanto al dies a quo para el cómputo del plazo, señalaremos que es común a los libros y a los documentos y justificantes. Significa ello que el empresario está obligado a conservar esa documentación no sólo durante seis años a contar desde la fecha del documento, sino durante seis años a contar desde la fecha del último asiento realizado en aquel libro en el que se hubiera efectuado un asiento contable del que ese documento o justificante constituya soporte. Naturalmente, si antes de que finalice ese plazo se hubiera iniciado un procedimiento judicial o arbitral en el que pudiera exigirse al empresario la exhibición de libros y de documentos, el deber de conservación se extiende en tanto dure ese procedimiento. Incluso aunque no se haya iniciado un procedimiento, el empresario tiene la «carga» –y no el deber– de conservar en su propio interés la documentación relativa al nacimiento, a la modificación y a la extinción de los derechos y las obligaciones que le incumban, durante el período en el que, según las normas sobre prescripción, pueda resultarle conveniente promover el ejercicio de los primeros o serle exigido el cumplimiento de las segundas.