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Die Gegendarstellung muss in Schriftform abgefasst und handschriftlich unterzeichnet sein. Soweit in einigen Bundesländern eine rechtsgeschäftliche Vertretung ausgeschlossen ist, ist die Unterzeichnung durch den anwaltlichen Berater nicht möglich. Ansonsten ist in diesen Fällen die Originalvollmacht mit vorzulegen, da deren anwaltliche Versicherung nicht ausreichend ist. Dies gilt jedoch nur für die Gegendarstellung als solches, nicht für die entsprechende Zuleitung samt Aufforderung zur Veröffentlichung. Dies kann insbesondere bei juristischen Personen und Behörden Bedeutung erlangen. Eine Übersendung per Fax ist nach (noch) h.M. unzulässig, da eine Übersendung des Originals erforderlich ist. Die Gegendarstellung ist dem Verantwortlichen unverzüglich und veröffentlichungsreif zuzuleiten, wobei es nicht auf den Veröffentlichungszeitpunkt, sondern die tatsächliche Kenntnisnahme des Betroffenen ankommt. Allerdings werden in den meisten Landespressegesetzen absolute Zeitgrenzen für die Geltendmachung von 2 bis 3 Monaten nach dem Veröffentlichungszeitpunkt bestimmt. Vergleichbar mit dem Unterlassungsanspruch ist aber auch dem Betroffenen bei der Entscheidung über den Gegendarstellungsanspruch eine gewisse Zeit zum Überlegen einzuräumen. Dieser im konkreten Einzelfall noch angemessene Zeitraum richtet sich auch nach dem Erscheinungs- bzw. Senderhythmus des betroffenen Mediums. Je häufiger dieses erscheint, desto kürzer bemisst sich die Frist.